Claves para llenar recibos de nómina electrónicos 1.2

Cerca del 60% de sus usuarios Pymes ya comenzaron a cumplir con la emisión de recibos de nómina electrónicos con el complemento versión 1.2, que se convirtió en una obligación de todos los patrones desde el primero de enero de 2017, precisó la compañía Aspel.

El anuncio del SAT, del pasado 15 de diciembre, en el que se abre la posibilidad de entregar los recibos con los nuevos requisitos hasta abril, corresponde a un lapso de transición que sirve como apoyo para aquellas pequeñas y medianas empresas que están en proceso de migración de sus datos o para quienes aún no disponen de un sistema administrativo, aclaró Magdalena Méndez, gerente de soporte técnico de la firma.

Méndez advirtió que el periodo que abrió la autoridad hacendaria no corresponde a una prórroga, como ha sucedido para otras obligaciones, “ya que quienes continúen usando el complemento 1.1 de nómina, deberán cancelar, antes de abril, todos los recibos que hayan emitido para retimbrarlos con la versión 1.2.”

Sin embargo,  este proceso, además de duplicar el trabajo y disminuir la productividad de las Pymes, afecta a su declaración anual de sueldos y salarios de 2017, dado que los datos para su llenado provienen de los recibos de nómina.

Seis claves para el llenado de recibos de nómina

De acuerdo con Aspel, estos son los puntos que todo contribuyente debe tomar en cuenta a la hora de cumplir con la obligatoriedad de la nómina:

1.- Especificar tipos de información: Detallar el tipo de nómina, periodicidad de pago, tipo de contrato y de jornada, de acuerdo a los catálogos (rubros a llenar) publicados por la autoridad fiscal y en los que se asigna una clave numérica para cada opción.

“Es importante precisar si se trata de una persona moral o física y de qué tipo. Además hay que revisar los documentos en los que el SAT indica cuál es el régimen en el que está dada de alta la empresa”, indicó la empresa.

2.- Precisar datos y la Clave Única de Registro de Población (CURP) del trabajador: Hay que asentar si el empleado es sindicalizado, dónde trabaja y si es subcontratado. Además revisar que el CURP esté compuesto por 18 caracteres y validar su registro para evitar duplicaciones con otros contribuyentes.

3.- Verificar el RFC: En el caso de las personas morales este registro debe estar compuesto por 12 caracteres, mientras que el de las personas físicas por 13. Su validez puede consultarse en las soluciones en línea del portal del SAT.

4.- Desglose de otros conceptos que se le retribuyen al trabajador: Así como el reintegro de ISR pagado en exceso o el subsidio al empleo pagado y aplicado, los beneficios o bonos que recibe un trabajador pueden ser considerados exentos de impuestos.

5.- Expresión de números negativos: El SAT solicita que en el nuevo recibo digital de nómina no se indiquen números negativos. Para indicar aquellos montos que no son un ingreso para el trabajador; por ejemplo el subsidio para el empleo, viáticos, o reintegro de ISR, se debe generar un nuevo nodo (rubro), llamado “otros pagos”.

6.- Congruencia en la información: Cada dato expresado en el recibo debe coincidir y relacionarse correctamente entre sí. Por ejemplo, el tipo de contrato siempre debe corresponder con el régimen de contratación. Para facilitar esta tarea, existen guías de uso en el portal del SAT para validar la congruencia de información.

Para fungir como apoyos en el cumplimiento de lo anterior y permitir su deducibilidad ante la autoridad tributaria, existen sistemas de nómina integral como NOI 8.0, desarrollado por Aspel. Éste permite a las empresas calcular exactamente sueldos, salarios, percepciones, deducciones, impuestos y aportaciones de seguridad social de los trabajadores, además de posibilitar la emisión de recibos de nómina electrónicos usando la versión 1.2 del complemento exigida en la nueva disposición fiscal.