El CFF define las bases a las que deben sujetarse los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, dentro de las que se encuentran, los elementos que la integran como, por ejemplo:
- catálogo de cuentas utilizado para tal efecto, así como las pólizas de dichos registros y asientos
- avisos o solicitudes de inscripción al RFC, así como su documentación soporte
- declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos
- estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros, y
- acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente
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La falta de alguno de los elementos que integran la contabilidad puede ser motivo para que la autoridad imponga sanciones al contribuyente o incluso finque créditos fiscales por contribuciones omitidas; por lo que resulta imprescindible contar con toda la documentación que la integra.
Pero ¿qué sucede cuando por alguna causa el contribuyente sufre la pérdida de toda o parte de su contabilidad? De conformidad con el artículo 35 del CFF deben reponerse los asientos ilegibles del último ejercicio pudiendo realizarlos por concentración.
Cuando se trate de la destrucción o inutilización total de los libros o demás registros de contabilidad, el contribuyente deberá asentar en los nuevos libros o en los registros de contabilidad de que se trate, los asientos relativos al ejercicio en el que sucedió la inutilización, destrucción, pérdida o robo, pudiéndose realizar por concentración.
Asimismo, debe conservarse, en su caso, el documento público en el que consten los hechos ocurridos hasta en tanto no se extingan las facultades de comprobación de la autoridad; como podría ser el acta ante el Ministerio Público en donde obre la declaratoria de un robo del equipo de cómputo donde el contribuyente almacene sus registros contables, etc.
Por su parte, la regla 2.8.1.21., de la RMISC 2019 prevé que cuando los libros o demás registros de contabilidad se inutilicen o destruyan total o parcialmente, el contribuyente debe dar aviso a la autoridad fiscal, según la ficha de trámite “271/CFF Aviso por la inutilización, destrucción, pérdida o robo de libros o registros contables”, para lo cual se presenta a través del buzón tributario del contribuyente un archivo electrónico que contenga:
- manifestación bajo protesta de decir verdad que la información que proporciona es cierta, y
- documento público en el que consten los hechos ocurridos (Ministerio Público, Notario o fedatario público)
Así, se contará con un plazo de cuatro meses contados a partir de la fecha en que presente el aviso, para reponer los puntos señalados en el artículo 35 del CFF.
