Viáticos o gastos generales

Debido a la operación de la empresa, los trabajadores salen constantemente del centro de trabajo para realizar sus encomiendas. Dichas salidas son en el mismo estado en dónde radica la empresa y fuera de él, y en algunos casos además de realizar diversos gastos o compras para el desarrollo de sus actividades, efectúan gastos por transporte, hospedaje y alimentos.

Desconocemos si tenemos que considerar como viáticos todos estos gastos y si son deducibles para la empresa e incluirlos  en el recibo de nómina del trabajador. 

Nos pueden ayudar

De conformidad con el artículo 28, fracción V de la LISR, los viáticos o gastos de viaje deducibles son aquellos que:

• se efectúan en el país o en el extranjero
• destinan al hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje, de la persona beneficiaria del viático
• se apliquen fuera de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente, y
• la persona a favor de la cual se realiza la erogación tenga una relación de trabajo con el contribuyente por salarios o preste servicios profesionales

Así, aquellos gastos de hospedaje, alimentación o transporte que se realicen dentro de la franja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento de la empresa no son un viático deducible para la empresa.

Respecto de aquellos que sí cumplen con el requisito de efectuarse fuera de la franja de los 50 kilómetros, también deben estar amparados con un CFDI cuando se efectúen en territorio nacional, o contar con la documentación comprobatoria correspondiente, cuando se efectúen en el extranjero y cumplir los siguientes puntos:

Por lo que hace al trabajador son un ingreso exento siempre que sean efectivamente erogados en servicio del patrón y comprobados con los CFDI respectivos (art. 93, fracc. XVII, LISR).

El empleado puede no comprobar con documentación de terceros hasta un 20 % del total de viáticos recibidos en cada evento, siempre que el monto excedente se erogue mediante tarjeta de crédito, de débito o de servicios del patrón y que los viáticos no gastados se reintegren a su empleador (art. 152, RLISR).

El importe no comprobado no puede exceder de $15,000.00 en el ejercicio, además deben reunir los requisitos de deducibilidad previstos en el numeral 28, fracción V de la LISR. Esta facilidad no aplica para gastos de hospedaje y pasajes de avión.

Por ejemplo:

Conforme a estos datos, los viáticos exentos y gravados para el trabajador son los siguientes: 

Viáticos gravados

Respecto a la emisión del CFDI con el complemento de nómina, cuando los recursos para los viáticos se entreguen en efectivo o se depositen en la cuenta del trabajador, deberá estarse a lo dispuesto en la guía de llenado del CFDI de nómina versión 1.2, que establece que pueden reportarse bajo cualquiera de las siguientes opciones:

• en el CFDI de nómina del periodo que comprenda la fecha en que el recurso fue entregado. En este caso, los viáticos entregados y no comprobados en el mismo lapso que ampara el CDFI de nómina, deben registrarse con la clave 003 (Viáticos entregados al trabajador) del catálogo c_TipoOtrosPago
• en el recibo siguiente a aquel que corresponda a la fecha en que fue entregado el recurso, o
• en un comprobante independiente, que ampare solo la entrega del viático

En estos dos últimos casos la emisión debe ser dentro de los 30 días naturales siguientes a la fecha de la entrega del recurso al trabajador y dentro del mismo ejercicio fiscal en que se percibió.

Supóngase que el 13 de junio, la empresa deposita en la cuenta de un trabajador $15,000.00 para que cubra los viáticos de un viaje que debe realizar en otra entidad federativa en el transcurso de la segunda quincena de junio.

El trabajador entrega su reporte de gastos y los CFDI que los amparan el 11 de julio:

Suponiendo que se ejerce la primera opción, en el CFDI de nómina de la primera quincena de junio, deben reflejarse los $15,000.00 pagados más los demás ingresos ordinarios de pago al trabajador en el mismo periodo.

El total del recurso entregado se reporta en el nodo OtroPago, pues hasta esa fecha aún no se conoce si los viáticos serán un ingreso exento o gravado para el trabajador, ya que en dicho nodo:

“…se debe registrar la clave agrupadora correspondiente a otras cantidades recibidas por el trabajador en el periodo que abarca el comprobante, mismas que deberán registrarse como datos informativos y no se suman a las percepciones obtenidas por el trabajador, ya que no son ingresos acumulables para este.”

Con ello solo se está informando que el trabajador recibió $15,000.00 para viáticos, sin que se tomen como un ingreso acumulable.

Para el 11 de julio, fecha en que ya se conoce el monto de los viáticos erogados y cuales cuentan con CFDI, primero debe separarse el importe exento y gravado.

Suponiendo que del total de viáticos erogados por $13,520.00, no se comprobaron con CFDI $3,130.00, por los que se aplica lo previsto en el numeral 152 del RLISR, con lo cual se exentan hasta el 20 % del total de viáticos erogados, bajo la premisa que se cumplen los demás requisitos señalados; es decir, se toma como viáticos exentos $2,704.00 (20 % de $13,520.00).

La diferencia entre los viáticos no comprobados de $3,130.00 y los que se toman como exentos por $2,704.00, es de $426.00 son un ingreso gravado para el trabajador.

Viáticos exentos para el trabajador

Viáticos gravados para el trabajador

Estos resultados se incluirán en CFDI de nómina de la primera quincena de julio conforme a lo siguiente:

Una vez efectuado el registro del viático comprobado y del no comprobado, en el mismo recibo se deben plasmar las mismas cantidades como descuentos (para neutralizar el efecto del ingreso) utilizando para ello las claves correspondientes a un viático exento o gravado: "080 Ajuste en Viáticos gravados" y "100 Ajuste en Viáticos exentos".

Los recursos no utilizados por el trabajador de $1,480.00 ($15,000.00 menos $13,520.00) se reembolsaron al patrón; hecho que debe estar amparado con el documento que ampare dicho reintegro.

Por lo que toca a las demás erogaciones que pueden realizar sus trabajadores, relativas a gastos o compras para el desarrollo de sus actividades, cabe destacar que no se trata de viáticos, ya que estos los realiza el trabajador para el desarrollo de su trabajo, por lo que dichas cantidades no deben incluirse en el CFDI.

Dichos gastos, se tratan de un pago a cuenta de terceros, por lo tanto, el trabajador debe entregar los CFDI que los amparen a nombre del patrón para que este lo pueda deducir, de conformidad con la regla 2.7.1.13. de a RMISC 2021 (art. 41, RLISR).

Por último cabe precisar que si los viáticos se cubren con una tarjeta de la empresa, estos no se incluirán en el CFDI de nómina pues se consideran como un ingreso solo cuando se entregan recursos en efectivo, y bastará que el trabajador entregue al patrón los CFDI que amparan las erogaciones efectuadas.