Con las nuevas disposiciones en materia de comprobantes de nómina, en su versión 4.0 próximas a entrar plenamente en vigor, es importante que el empleador cumpla con todos los requisitos fiscales correspondientes, como lo es que todo su personal se encuentre dada de alto en el RFC; ya que este dato debe ser plasmado en dicho comprobante.
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De ahí que el SAT haya puesto a disposición de todos los patrones en su portal, la forma de validar el RFC de los trabajadores por medio de una solicitud.
Para ello, se debe ingresar al rubro de “Contacto”, sección “Asistencia por Internet”, opción “Portal personal”, “Mi portal”, y seleccionar el trámite “SOLICITUD DATOS TRABAJADORES”.
El procedimiento a seguir es corto. El empleador solo debe adjuntar un listado del total de los RFC a validar de sus empleados en archivo de texto plano comprimido en .ZIP y enviarlo. Para que la operación sea existosa es importante tomar en consideración las siguientes características del archivo:
- debe contener únicamente una columna con la clave en el RFC de todos los trabajadores a 13 posiciones y sin espacios en blanco
- la columna no debe contener títulos, encabezados, textos adicionales ni filas vacías
- sin tabuladores
- registrar los RFC solo en mayúsculas
- el formato debe ser en Código Estándar Americano para Intercambio de Información (ASCII)
- cuando se incluyan RFC con la letra “Ñ” se debe guardar en el formato compatible ANSI, y
- el nombre del archivo será el RFC del empleador solicitante
Lo anterior está en concordancia con la regla 2.7.1.48. de la RMISC 2023 y con la ficha de trámite 320/CFF “Solicitud de datos en el RFC de asalariados” contenida en el anexo 1-A de la citada resolución; esto para que los empleadores cumplan con sus obligaciones fiscales en tiempo y forma respecto a la correcta emisión de sus comprobantes de nómina.
