Los contribuyentes obligados a llevar su contabilidad, deben conservar la información que la integra, durante el plazo de cinco años, los cuales comienzan a computarse de acuerdo con el supuesto en el que cada contribuyente se ubique según el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF).
Cuando los contribuyentes suspenden sus actividades, tienen que conservar su contabilidad en el último domicilio que hayan manifestado en el RFC, durante el plazo citado; considerando que, si posteriormente desocupan el domicilio fiscal deben presentar el aviso por el cambio respectivo, en razón de lo previsto en el numeral 34 del Reglamento del CFF.
La presentación del aviso de cambio de domicilio, se realiza conforme al procedimiento contenido en la ficha de trámite 77/CFF del Anexo 1-A de la RMISC para 2024, para lo cual pueden consultarse las guías respectivas para la presentación del trámite en el apartado “Información adicional” de este mismo documento.
Por otra parte, hay que tener presente que la información contable puede respaldarse y conservarse en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que autorice la autoridad fiscal, a través de reglas de carácter general.
Es por ello, que se debe observar lo contenido en las reglas 2.7.1.1. y 2.8.1.3 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2024, que establecen los requisitos para el resguardo de tal información; entre los que destaca lo relativo a los comprobantes fiscales: debe almacenarse el formato electrónico del XML en medios magnéticos, ópticos o diversa tecnología.
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Plazos de conservación de la contabilidad
Como se señaló, la información que integra la contabilidad debe conservarse durante un plazo de cinco años, los cuales comienzan a computarse de la siguiente manera:
- a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones
- en el caso de aquella documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, a partir del día que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido tales efectos, y
- en el supuesto de la documentación relacionada a la interposición de un medio de defensa, a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les pongan fin
Tratándose de personas morales, la siguiente información y documentación deberá conservarse durante todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate: aquella referente a sus actas constitutivas, de aumento o disminución de capital, de contratos de asociación en participación, fusión o escisión de sociedades, constancias por la distribución de dividendos o utilidades, relacionada con los ajustes determinados por la enajenación de acciones, los concernientes a la implementación de acuerdos de resolución de controversias contenidos en los convenios para evitar la doble tributación, así como los atinentes al pago de contribuciones federales respecto a los pagos provisionales y del ejercicio.
Multa por no tener a disposición de la autoridad la documentación
Se cataloga como infracción no conservar la contabilidad a disposición de las autoridades por el plazo definido por las disposiciones fiscales, cuya multa aplicable es de $ 1,190.00 a $ 15,600.00, de acuerdo con los artículos 83 fracción VI y 84 fracción V ambos del CFF.
