El manejo de los viáticos en el entorno laboral tiene implicaciones fiscales clave tanto para los empleadores como para los trabajadores. La Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) establece reglas claras sobre cómo deben gestionarse los pagos relacionados con viáticos, tales como hospedaje, transporte y alimentación.
Además, la legislación contempla un tratamiento específico para estos gastos, así como una serie de requisitos y límites deducibles. A continuación, se analizan las disposiciones más relevantes para garantizar su correcta aplicación.
Deducción de viáticos según la LISR
Según el artículo 28 de la LISR, solo serán deducibles los gastos de viaje que estén relacionados con el hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje.
Para que estos viáticos sean deducibles, deben cumplir con ciertos requisitos, como que la erogación se realice fuera de un radio de 50 kilómetros del establecimiento del contribuyente, que la persona beneficiaria del viático sea un trabajador o preste servicios profesionales para la empresa, y que se entregue la documentación comprobatoria correspondiente, como los CFDI.
En el caso de gastos realizados en el extranjero, los comprobantes fiscales deben cumplir con requisitos adicionales, tales como el nombre del proveedor, fecha de emisión, y descripción del servicio. Asimismo, los gastos deben estar dentro de los límites establecidos: por ejemplo, el gasto de alimentación está limitado a $ 750.00 diarios en territorio nacional y $ 1,500.00 en el extranjero.
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Viáticos exentos para los trabajadores
Los viáticos pagados por el empleador a los trabajadores están exentos de Impuesto sobre la Renta (ISR), siempre y cuando se pueda comprobar que se utilizaron para los fines del empleador. Es esencial contar con los CFDI que respalden estos gastos; sin embargo, si no se presentan los comprobantes correspondientes, los viáticos se consideran ingresos acumulables para el trabajador.
El artículo 93, fracción XVII de la LISR establece que, en ciertos casos, no es necesario presentar CFDI por hasta el 20 % del total de los viáticos, siempre que este monto no exceda de $ 15,000.00 en el ejercicio fiscal y se haya pagado con tarjeta de crédito o débito del empleador.Cualquier monto no comprobado debe ser reintegrado por el trabajador para que se considere exento.
Requisitos y límites deducibles
Los viáticos relacionados con el transporte y hospedaje están sujetos a límites específicos, como el monto diario de $ 850.00 para la renta de automóviles, $ 3,850.00 para hospedaje en el extranjero, y otros importes establecidos para seminarios y convenciones.
Obligaciones de los empleadores
Los empleadores deben proporcionar a los trabajadores un CFDI con el monto total de los viáticos exentos pagados durante el año calendario. Esta obligación debe cumplirse a más tardar el 15 de febrero de cada año, y se debe incluir en la declaración anual de ingresos del trabajador si sus ingresos superan los $ 500,000.00 anuales. Además, los trabajadores deben declarar los viáticos que excedan el 10 % de sus ingresos salariales.
Viáticos de servidores públicos
Los viáticos erogados por servidores públicos durante comisiones oficiales en el extranjero también están sujetos a comprobación y deben ser respaldados por los comprobantes fiscales correspondientes. En este caso, los gastos deben ser justificados con informes de los gastos realizados y los comprobantes de pasajes y hospedaje.
Como se observa, el tratamiento fiscal de los viáticos está diseñado para garantizar que estos gastos sean deducibles de acuerdo con su finalidad y que estén debidamente comprobados.
Por ello, es crucial que tanto empleadores como empleados cumplan con los requisitos establecidos en la LISR, ya que el incumplimiento puede resultar en la reversión de deducciones o la consideración de los viáticos como ingresos gravables.
Mantener una documentación adecuada, como el CFDI y demás comprobantes, y seguir los límites establecidos por la ley es fundamental para evitar conflictos con las autoridades fiscales y optimizar la deducción de estos gastos.
