Los papeles de trabajo son un elemento fundamental en la práctica fiscal tanto para los contribuyentes como para los auditores. Se definen como documentos internos que contienen cálculos detallados, conciliaciones de cuentas, estados financieros y otra información relevante que respalda las cifras reportadas en las declaraciones fiscales.
Estos documentos son esenciales para garantizar la transparencia y la veracidad de la información presentada ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Marco legal
De acuerdo con la Segunda Sala de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, en la tesis y jurisprudencia 2a./J.101/2000, los papeles de trabajo son documentos elaborados por los auditores durante la práctica de una visita domiciliaria.
Aunque se consideran borradores provisionales, el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece que los particulares tienen la obligación de exhibirlos como parte de su contabilidad.
También señala que los papeles de trabajo forman parte integral de la contabilidad, y por ende, deben conservarse durante los plazos indicados en el artículo 30 del mismo código. Además, en el caso de dictámenes fiscales, el auditor está obligado a presentar estos documentos cuando la autoridad fiscal lo requiera, según lo dispuesto en el precepto 52 del CFF.
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Importancia de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo cumplen diversas funciones clave, entre las que destacan:
soporte documental: Proveen evidencia detallada de los cálculos y decisiones tomadas en materia fiscal, lo que respalda la veracidad de las cifras reportadas en las declaraciones
facilitación de auditorías: Ofrecen a las autoridades fiscales una visión clara y organizada de la situación fiscal del contribuyente, permitiendo una revisión eficiente y precisa
reducción de riesgos: Ayudan a minimizar errores y discrepancias en las declaraciones fiscales, fortaleciendo la defensa del contribuyente ante cuestionamientos
Obligaciones en facultades de comprobación
El numeral 42, fracción III del CFF otorga a la autoridad fiscal la facultad de revisar bienes y mercancías, así como los documentos contables, incluyendo los papeles de trabajo.
Esto se sustenta en el artículo 16 de la constitución, que permite a las autoridades administrativas ordenar visitas domiciliarias y exigir la exhibición de libros y papeles necesarios para verificar el cumplimiento de las disposiciones fiscales.
Como se aprecia, mantener los papeles de trabajo detallados y organizados es una obligación legal y una práctica recomendable para los contribuyentes.
Estos documentos no solo garantizan el cumplimiento de las disposiciones fiscales, sino que también son una herramienta eficaz para enfrentar auditorías y demostrar la aplicación correcta de las leyes fiscales.
Por ello, es esencial que las empresas y los auditores cumplan con esta obligación y conserven los documentos dentro de los plazos establecidos por la legislación vigente.
