Sea eficaz con los actuarios

Recomendaciones prácticas en torno al desahogo de diligencias de notificación de las Juntas de Conciliación, en voz del licenciado Luis Manuel Guaida Escontría, especialista laboral

PREÁMBULO

El objeto de este análisis es explicar la importancia que tiene para la empresa, la función y actividad de los actuarios notificadores de las Juntas de Conciliación y Arbitraje (JCA), así como orientar a los responsables de las áreas legal o de recursos humanos sobre cómo deben atenderlos y relacionarse con ellos.

En la manera que sigan nuestro consejo y orientación podrán obtener seguridad y certeza legal en los juicios laborales en que la compañía sea parte.

¿QUIÉNES SON LOS ACTUARIOS?

Los actuarios forman parte del personal jurídico de las JCA, y son su extensión hacia el exterior de su local. Son los ojos, los pies y las manos de las mismas, pues a través de ellos, las Juntas realizan todas sus actividades extra-muros: las inspecciones oculares y documentales; los embargos; y desde luego, las notificaciones, las cuales pueden ser desde un emplazamiento a juicio (informar al patrón demandado de la existencia de una nueva demanda y de la fecha de la primera audiencia), hasta un citatorio para que ciertas personas comparezcan a juicio como codemandadas o para el desahogo de un medio de prueba.

Una característica relevante de la función de los actuarios es que tienen fe pública, es decir, lo que ellos comunican e informan a las JCA se tiene como real y verdadero. Si bien esta facultad se puede prestar en ocasiones a actos de corrupción, es necesaria para que puedan realizar su tarea y los juicios laborales puedan llevarse a cabo con certidumbre.

Un problema que limita grandemente la efectividad de los actuarios en sus notificaciones, y de las propias JCA en general, es la excesiva cantidad de trabajo que deben realizar, por lo numeroso de los juicios laborales que desahogan.

VALOR DE LAS NOTIFICACIONES

Cuando un actuario se presenta en una organización es para notificarle (informarle) sobre un evento jurídicamente importante, como puede ser una nueva demanda en su contra, una fecha de una audiencia próxima, un citatorio para alguna persona de la compañía o algún acuerdo o resolución emitido por la JCA en la que está radicado un juicio. Como puede observarse la información recibida es de gran valor para la empresa y su seguridad legal.

Por ello, es conveniente atender a los actuarios de la JCA con amabilidad, respeto, prontitud y eficiencia. De lo contrario, se provocará una actitud negativa, poco cooperadora y hasta vengativa de su parte (así es la naturaleza humana…), lo que inexorablemente perjudicará los intereses patronales.

¿QUÉ HACER EN UNA DILIGENCIA DE NOTIFICACIÓN?

Durante la visita de un actuario recomendamos enfáticamente seguir puntualmente los siguientes pasos, acciones y actitudes:

  • el actuario siempre tiene que ser recibido y atendido por personal calificado del área de recursos humanos, y si esto no es posible, por el trabajador con mayores conocimientos, habilidades y desarrollo profesional y personal que esté disponible en el establecimiento, como el gerente o responsable de la administración, quien debe conocer y seguir este instructivo.
    Nunca debe ser atendido por vigilantes, porteros, conserjes o policías. Éstos deben canalizarlo directa e inmediatamente a la persona responsable y calificada
  • se le debe (y le conviene a la empresa) dar un trato amable y cortés al actuario, aunque sea mensajero de malas noticias, como una nueva demanda o un laudo de condena.
    Si es posible hay que tener una atención con él, como ofrecerle agua, refresco o café, es conveniente hacerlo; así se establece una relación amable y de confianza
  • es necesario atender inmediatamente a su arribo, pues de no así hacerlo, puede simplemente dejar los documentos con quien tenga enfrente, o pegarlos en la puerta, con la consecuencia de tener por notificada a la compañía o a las personas que también estén señaladas en la demanda como codemandadas. Esto puede tener efectos graves para el centro de labores o para sus directores o funcionarios
  • al inicio del contacto con el actuario, es necesario preguntarle con claridad que es lo que pretende notificar (nueva demanda, citatorio, acuerdo o resolución de la JCA, etcétera) y a quien o a quienes desea notificar.
    También es preciso leer con cuidado y revisar los documentos que intenta entregar, para verificar si es correcto lo que explicó previamente.
    Si intenta notificar a una organización o persona cuyo domicilio no es en el cual se encuentran, no se debe aceptar la notificación, expresando con claridad y amabilidad, pero con firmeza, que en ese lugar no existe tal patrón o no es el domicilio de la persona objeto de la notificación.
    Para ello se requiere comprobar tal situación con algún documento oficial válido (el registro del alta de la empresa ante el Servicio de Administración Tributaria en ese domicilio; registro patronal del Instituto Mexicano del Seguro Social; comprobantes de domicilio como de pago de energía eléctrica; impuesto predial; teléfonos; permisos o licencias oficiales, entre otros)
    Para acreditar que la persona a notificar no labora en ese domicilio, se deben mostrar los recibos de pago de salario, nóminas, comprobantes de pago al Seguro Social e Infonavit (cédulas de determinación de cuotas obrero-patronales, aportaciones y amortizaciones), etcétera, de cuya revisión se desprenda que la empresa no tiene ningún vínculo con dicha persona.
    Las notificaciones que sean recibidas y aceptadas en ese acto tanto para la compañía o los individuos a quienes están dirigidas, serán válidas; por ende éstas quedarán emplazadas a juicio o notificadas del acuerdo entregado, lo que posiblemente conlleva consecuencias graves o molestas, como por ejemplo, la obligación de que los directores o altos funcionarios tengan que acudir personalmente a juicio
  • aclarada cualquier situación improcedente y confirmada la pertinencia de recibir la notificación, podrán aceptarla, pidiendo al actuario que escriba el día y la hora de la notificación o entrega, y que estampe ahí mismo su firma
  • concluida la recepción de los documentos, es conveniente leerlos de nuevo con calma, para conocer y entender cuál es su contenido y sus efectos, y
  • como tales documentos pueden contener información importante y urgente, relacionada con términos o plazos límite para realizar alguna acción de parte de la empresa, es necesario informar a sus abogados inmediatamente sobre estas notificaciones; la manera más eficaz es digitalizando todos los documentos y enviárselos por correo electrónico

CONCLUSIÓN

Por lo expuesto, puede observarse que todas estas acciones van dirigidas a una mejor protección legal de la empresa y son responsabilidad interna de la misma, por conducto de las personas que la administran, en especial de las áreas de recursos humanos o de la legal.

En la medida en que observen estas recomendaciones, las empresas obtendrán el beneficio de la frecuentemente mencionada seguridad y certeza legal, y nosotros sus abogados podremos defenderles mejor, con oportunidad, eficacia y eficiencia.