En la práctica las áreas de recursos humanos de las organizaciones están conscientes de que las actas administrativas (AAD) son de utilidad en el desarrollo de los vínculos laborales por ser un elemento que respalda su actuación, así como la de sus colaboradores al margen del contrato individual de trabajo y la normatividad interna.
Dichos documentos también pueden resultar efectivos a los empleadores si se les involucra en un litigio de carácter laboral ante las Juntas de Conciliación y Arbitraje (JCA); por ello amablemente el maestro Ricardo Carlos Molina Arias, profesor de la Facultad de Derecho de la UNAM y funcionario de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje de la CDMX expone cómo pueden ser funcionales en los supuestos de despido; la utilidad de las mismas y la forma en que son valoradas a la luz de la autoridad judicial.
Visión patronal sobre el despido
Generalmente se tienen dos ideas relacionadas con el despido de un trabajador, algunas personas:
- creen erróneamente que está prohibido por la LFT, porque la consecuencia es un costo elevado para la empresa, y
- inconscientes de los riesgos que conlleva el cese del personal, los despiden sin la menor precaución de cubrir ciertos requisitos legales, a efectos de evitar una posible demanda del separado
Es decir, existen áreas de recursos humanos temerosas de terminar su relación, incluso con el peor de sus colaboradores, y otras que a la menor provocación y sin una causa justificada las concluyen.
Es importante señalar que en el sistema jurídico mexicano se privilegia la estabilidad en el empleo del factor humano porque es lo que conviene a todos los sectores involucrados en la producción; para las organizaciones lo es, pues pueden programar a largo plazo la capacitación de sus trabajadores y así contar de manera permanentemente con personal altamente calificado y comprometido con su fuente de empleo; de esta manera al desempeñar su trabajo realiza todo su máximo esfuerzo por el bien de su centro laboral.
Además si las compañías cuentan con subordinados permanentes, no tienen que gastar continuamente en la formación de nuevo personal.
Obviamente es benéfico para el sector obrero porque le aseguran una fuente de ingresos para cubrir sus necesidades y las de sus familias, así como su superación individual y profesional dentro de las empresas de las cuales son parte.
A pesar del mundo ideal que podamos imaginar en el que la totalidad de los trabajadores están comprometidos completamente con sus patrones, surgen situaciones en las que alguno de ellos rompe las reglas de conducta mínimas que deben imperar en los establecimientos laborales; eso es algo que prevé la LFT en su numeral 46 cuando señala que el patrón podrá rescindir en cualquier tiempo la relación de trabajo, por causa justificada, sin incurrir en responsabilidad. Esto significa que tiene la posibilidad de despedir a un subordinado sin que se considere injustificada esta determinación.
¿Qué acciones justifican la separación?
Los motivos que dan lugar a los despidos justificados por parte de los patrones, sin responsabilidad para ellos, se encuentran detalladas en las 15 fracciones del artículo 47 de la LFT; no obstante, en el segundo párrafo de ese dispositivo se fija una obligación a los empleadores que despidan justificadamente a uno de sus subordinados porque incurrió en alguno de los supuestos enlistados en el numeral 47 que se: le dé aviso escrito en el que refiera claramente las conductas que motivan la rescisión (el despido) y la fecha o fechas en que se cometieron las mismas.
Este documento debe entregarse personalmente al implicado en el momento mismo del despido o bien, comunicarlo a la JCA competente, dentro de los cinco días hábiles siguientes, en cuyo caso deberá proporcionar el último domicilio que tenga registrado del trabajador a fin de que la autoridad se lo notifique en forma directa.
Utilidad de las actas
Las actas administrativas son un instrumento indispensable para llevar por buen camino el cese de un subordinado que hubiese encuadrado en algunas de las causales previstas en el precepto 47 de la LFT y así no se genere responsabilidad patronal; solo que es preciso considerar que dichas actas se pueden emplear en diversos supuestos.
¿En qué supuestos se aplican?
- Acreditar de alguna de las conductas del trabajador indicadas en el artículo 47 de la LFT. Por ejemplo para probar que aquel se negó a obedecer las instrucciones de sus líderes, siempre que las mismas se traten sobre el servicio contratado.
Aquí, lo recomendable es redactar una AAD relatando las circunstancias de modo, tiempo y lugar; es decir, detallar la forma o modo en que se negó a seguir dichas indicaciones (se puede anotar textualmente su respuesta y además plasmar el nombre de los testigos presenciales); momento preciso (la fecha y hora) en que no quiso acatar las indicaciones, y lugar que tendría que ser dentro de las instalaciones del centro laboral porque se trata de órdenes respecto a las tareas que le corresponde desempeñar.
La parte final del documento debe contener la firma de los testigos presenciales y la persona que lo elabora (puede tratarse de su jefe directo) y con la manifestación de la negativa del colaborador a signarlo.
En un juicio laboral, esa AAD se tendría que ofrecer como una prueba documental privada que debe acompañarse de un medio de perfeccionamiento consistente en la ratificación de contenido y firma de cada uno de los firmantes. Esto es, de los testigos que presenciaron los hechos imputados al implicado y la persona que redactó la misma.
En ese caso, para que la autoridad jurisdiccional le otorgue plena eficacia probatoria a dicha AAD es de vital importancia ofrecer como prueba no solamente la documental privada sino también los medios para su perfeccionamiento descritos: la ratificación de contenido y firma, para lo cual al momento de su ofrecimiento deberá precisarse el nombre y domicilio de todos los signantes de la propia AAD.
Lo anterior se puede ilustrar con el criterio jurisprudencial: ACTA ADMINISTRATIVA RELATIVA A LA CAUSA DE RESCISIÓN DE LA RELACIÓN DE TRABAJO. SU PERFECCIONAMIENTO EN EL PROCEDIMIENTO LABORAL, difundida en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Décima Época, Libro X, Tomo 2, p. 856, Materia Laboral, Tesis 2a./J. 65/2012 (10a.), Jurisprudencia, Registro 2001057, julio de 2012 - demostrar la negativa de los subordinados a recibir el aviso de rescisión laboral. Si bien es cierto que desde la reforma de la LFT de noviembre de 2012 ya no se establece la obligación primaria de entregar el aviso a los separados, antes de acudir a la JCA para que por su conducto, –mediante un procedimiento paraprocesal–, se notifique a aquellos tal comunicación; también lo es que aún es recomendable que se redacte una AAD para hacer constar la negativa del involucrado a recibir dicho aviso o inclusive para hacer constar su inasistencia en los días posteriores al en que se generó su conducta infractora.
Esta sugerencia tiene sentido porque así se justifica que se acuda a la JCA respectiva, para que esta notifique al trabajador el aviso referido. De hecho, si se redacta una AAD, el último día antes de que opere la prescripción para el patrón (30 días), se evidencia que ante ese rechazo o ausencia, se puede acudir ante la JCA, después del término prescriptivo para que sea dicha autoridad la que entregue el comunicado al involucrado.
Respalda lo anterior la tesis intitulada: DESPIDO JUSTIFICADO. EL AVISO DE RESCISIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL DEBE ENTREGARSE AL TRABAJADOR DENTRO DEL PLAZO DE UN MES O DEPOSITARLO ANTE LA JUNTA DENTRO DE LOS 5 DÍAS SIGUIENTES A AQUEL EN EL QUE SE HAYA NEGADO A RECIBIRLO, PUES DE LO CONTRARIO OPERARÁ LA PRESCRIPCIÓN DEL DERECHO RELATIVO DEL PATRÓN, publicada en Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Novena Época, Tomo XXI, p. 479, Materia Laboral, Tesis 2a./J. 59/2005 (10a.), Jurisprudencia, Registro 178469, mayo 2015 - comprobar una falta administrativa que se imputa al trabajador. Alude a una de las causales que marca la ley para rescindirle la relación laboral sin responsabilidad de las empresas. En este punto es importante destacar el criterio del Poder Judicial Federal respecto a que el contenido de las AAD se debe equiparar a una testimonial porque las partes contendientes en un litigio tienen el derecho de preguntar a los signantes de dicho documento en relación con los hechos consignados en aquellas.
Esto implica la conducta atribuible al colaborador, incluso a pesar de que no hubiera sido objetado dicho documento. Esto tiene una excepción: cuando el propio subordinado reconoce haber cometido dicha conducta y, por lo tanto, es innecesaria la ratificación de la AAD.
Sirva de apoyo a lo mencionado la tesis bajo el rubro: ACTAS ADMINISTRATIVAS DE INVESTIGACIÓN LEVANTADAS POR EL PATRÓN POR FALTAS DE LOS TRABAJADORES. PARA QUE ADQUIERAN VALOR PROBATORIO PLENO DEBEN PERFECCIONARSE MEDIANTE COMPARECENCIA ANTE EL ÓRGANO JURISDICCIONAL DE QUIENES LAS FIRMARON, AUN CUANDO NO HAYAN SIDO OBJETADAS POR LOS EMPLEADOS, SALVO SI ÉSTOS ACEPTAN PLENAMENTE SU RESPONSABILIDAD, visible en Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Décima Época, Libro XII, Tomo 3, p. 1337, Materia Laboral, Tesis I.13o.T. J/23 (9a.), Jurisprudencia, Registro 159975, de septiembre de 2012, y - probar el inicio de un procedimiento de investigación. Esto para identificar la falta del subordinado (su conducta inadecuada) e incluso acreditar que la sanción impuesta se realizó con fundamento en los estatutos de un sindicato y que quien inició la investigación e impuso la sanción cuenta con las facultades para llevarla a cabo.
En este caso el AAD tiene que ser ofrecida como prueba en la etapa correspondiente del procedimiento y ofrecer como medio de perfeccionamiento las ratificaciones de los sujetos que la firmen en el desarrollo de acta de investigación; y como prueba independiente la documental en la que consten sus facultades de investigación y sanción, ejemplo de ello pueden ser los estatutos sindicales.
Fortalecimiento de las actas como prueba
Las actas administrativas deben ser ofrecidas en un juicio como documentales privadas, y en su caso, se debe plantear la ratificación de los firmantes como medio de perfeccionamiento de las mismas, esto con el objeto de que las partes contendientes en el proceso puedan preguntar a los ratificantes indicados.
Adicionalmente se tienen que ofrecer como medios de acreditación documentales de carácter privado, los instrumentos o papeles en los que consten las facultades de investigación y de sanción de los sujetos que hubiesen participado en los procedimientos sancionadores de un subordinado.
Conclusión
Se debe considerar que así como el derecho laboral mexicano garantiza estabilidad a los colaboradores comprometidos con su labor y con las compañías, también prevé los mecanismos para dar de baja a las personas que no funcionan dentro de los sistemas productivos empresariales, por eso la legislación en materia de trabajo siempre busca equilibrar los factores de la producción.
