UKG: Y finalmente, ¿Qué es la Gestión del Personal?

Muchas veces no nos detenemos a pensar por qué no hay suficiente personal en las cajas del supermercado o por qué no nos están atendiendo suficientemente rápido en alguna de las más 68,000 tiendas registradas en México. Igualmente muchas veces los colaboradores están enfadados por el mal turno que les tocó o porque están mucho más atareados por falta de algún compañero que los apoyen cuando tan solo la ANTAD tiene registrado a febrero de 2021, que este sector emplea directamente a más de 723,290 colaboradores. Estos casos son el reflejo de la complejidad que existe tras bambalinas en la planeación de turnos que hacen que, si no se tiene una buena gestión del personal, se transformen en una pesadilla recurrente.

¿Pero, qué es la Gestión del Personal? En sí, es la tarea que el departamento de Recursos Humanos realiza y que contempla la administración del capital humano y la gestión de la nómina. Muchas empresas han manejado estas dos áreas de manera independiente, pero esto es bastante deficiente. Es más, estas dos áreas, son cómo el pan dulce y el café: son mejores juntos ya que son parte de la estrategia del ciclo de vida del colaborador. Al consolidarlos y verlos como los dos ejes que sostiene la administración de la fuerza laboral, se logrará maximizar la productividad de los colaboradores y la eficiencia de los procesos de nómina, aportando una potente combinación para lograr los objetivos principales de la empresa. Para esto, hemos preparado tres elementos que son un punto de unión entre la administración del capital humano y la gestión de nómina, resaltando el por qué son claves para la Gestión del Personal:

El seguimiento del tiempo y la asistencia es uno de los principales puntos de encuentro entre la administración del capital humano y la gestión de nómina ya que es indispensable tener esta información para la toma de decisiones en la Gestión del Personal. Para esto, un software es altamente recomendable ya que tener un correcto seguimiento de asistencias puede ser muy ineficiente además de que no permite generar información en tiempo real además de que es muy limitada en su análisis. Un software te puede dar información, te puede dar más contexto en torno a situaciones como "quién se presenta al trabajo" y "quién tiene demasiadas ausencias injustificadas". Cuando se agregan, estos datos pueden ser incluso un indicador de la salud económica de la empresa. 

La programación de turnos es otro componente importante de un sistema de gestión de personal. Se podría pensar que es una tarea fácil, pero programar quién cubre qué turno puede ser un proceso muy lento y desordenarse rápidamente, lo que termina quitando tiempo valioso a los gerentes en lugar de motivar y apoyar a sus equipos. La automatización y el análisis de muchos de estos procesos manuales, como la toma de tiempo libre, el cambio de turnos, la solicitud de horas adicionales y otras actividades similares, proporciona a los empleados y a los directivos el tiempo necesario para centrarse más en el negocio. Del lado de la gestión de nómina es igualmente de gran ayuda tener un sistema que automatice la programación de turno ya que permitirá un mejor control de los fondos necesarios para cada periodo salarial.

Adicionalmente, al añadir opciones de autoservicio para los colaboradores es una gran forma de mantenerlos comprometidos con su trabajo y la empresa. Esto es una medida que permite que la confianza se fomente entre los gerentes y los colaboradores ya que podrán participar en la toma de decisiones de sus propios horarios y entender mejor las necesidades de la empresa, sin olvidar que cada vez más la fuerza laboral espera mayor flexibilidad y tener acceso a sus horarios en tiempo real desde cualquier tipo de dispositivo.

Por último, trabajar en la previsión y el análisis proporciona una visión proactiva de las tendencias y patrones que afectan a su personal. Son el medio para adelantarse a los posibles problemas que pueden afectar a los resultados y al compromiso de los colaboradores. El agotamiento es un tema candente, especialmente en estos tiempos, y equilibrar las horas y los horarios de los empleados es clave para abordarlo. ¿Cómo se puede prevenir el agotamiento? Mejor aún, ¿cómo puede hacer llegar esta información a sus directivos para que puedan ser proactivos y actuar hoy?

Muchos de los conocimientos más amplios de gestión del capital humano se basan en los datos de gestión de la fuerza laboral. El mundo ha ido más allá de los informes, que no son más que instantáneas históricas en el tiempo. No se quiere decir que no sean valiosos, ya que, si son muy relevantes para entender lo que ha ocurrido en tu organización, pero no permiten actuar en el momento. Los directivos toman decisiones todos los días que repercuten en el resultado final e influyen en los empleados a nivel directo.

Hoy en día contamos con una gran oportunidad para que en estos tiempos de crisis se pueda construir la confianza entre los colaboradores y los gerentes, además de generar políticas adecuadas que impulsen la experiencia del empleado a través de una gestión más flexible, productiva que replantee modelos operativos más automatizados que les permitan a los colaboradores intercambiar turnos sin la necesidad de la aprobación del gerente, con la confianza de seleccionar su tiempo libre, pero manteniendo la productividad de las organizaciones para que puedan lograr estos cambios y mantengan una ventaja competitiva.

“La problemática de una incorrecta gestión de personal en retail, trae consigo consecuencias negativas, no solo de servicio y fatiga, sino de reputación para toda la empresa, porque el consumidor no tiene tiempo de ir a cada sucursal, sino que dará su juicio en la única ocasión que no sea atendido como el lo espera.” Menciona Verónica Flores, consultor experto de la industria de retail para UKG.