Cuando un trabajador proporciona a su empleador información que permite identificarle, convierte a este último en responsable del uso, almacenamiento y comunicación de sus datos.
¿Qué implica ser responsable de los datos personales?
Al momento de la contratación, los empleadores deben entregar al trabajador un aviso de privacidad en donde se le informe qué datos se tratarán, quién lo hará y para qué.
Por regla general, este aviso de privacidad debe ser aceptado por el trabajador, especialmente si se van a utilizar datos financieros y sensibles (por ejemplo: sexo, orientación sexual, edad, nacionalidad, historial médico, etc.), así como en caso de existir transferencias de datos a terceros.
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Excepciones al consentimiento del trabajador
Actualmente existe una mayor consciencia de la importancia de cuidar de nuestra información personal, por lo que se ha vuelto cada vez más común que algunos trabajadores cuestionen la recolección y uso de sus datos e, incluso, se nieguen a firmar los avisos de privacidad que les proporcionan sus patrones.
Por lo anterior, es importante tener presente que existen algunos casos en los que la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) permite que los datos personales sean tratados aun sin la aceptación explícita de los empleados, incluyendo cuando:
alguna otra ley así lo ordene; es decir, la información que la Ley Federal del Trabajo establece que debe incluirse en los contratos de trabajo, así como aquella requerida por el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) para dar acceso a las y los trabajadores a beneficios de seguridad social; por nombrar algunos ejemplos, o
sea necesario para cumplir con alguna obligación propia, en este caso, de la relación de trabajo. Esto aplica también para aquellos datos que necesariamente deben ser compartidos con terceros para garantizar el pago de salarios y prestaciones (por ejemplo, proveedores de nómina y empresas aseguradoras)
En cualquier otra circunstancia, si el patrón quisiera hacer uso de información de sus trabajadores con otras finalidades, el consentimiento del trabajador sí es necesario.
Medidas preventivas
Para evitar incumplir con la LFPDPPP y ser sancionado por la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno es recomendable evaluar qué datos recaba la empresa de sus empleados y con qué propósito, de modo que se pueda identificar si es necesario que el tratamiento de sus datos sea aceptado por el trabajador o si basta con hacerle entrega del aviso de privacidad.
Además, es necesario detectar los datos sensibles y financieros que se utilizarán en el curso de la relación laboral, porque en algunos supuestos la legislación no prevé la recolección de este tipo de información, consecuentemente lo ideal es obtener el consentimiento del titular de los datos para mitigar riesgos de sanciones por vulnerar información que tiene una protección especial de la ley.
No olvidemos que los datos personales son la ventana para fraudes, extorsiones, discriminación, acoso o amenazas y, en ese sentido, la comunidad empresarial tiene una gran responsabilidad de cuidar que se utilice la información estrictamente necesaria para la administración del personal y cumplir con sus obligaciones patronales.
