Remedio 1: Evitarlas cuando sea posible
Una reunión debe ser el último recurso. Y hay que asegurarse de que está justificado que una persona deje de facturar, por meterse a una reunión, dice Jairo Fernández, de Neoris, que acostumbra calcular el costo y el valor de estas sesiones.
?El costo de una junta se calcula así: un porcentaje del salario de todos los invitados en ese tiempo específico menos el resultado de lo que se obtuvo?. Como las juntas cuestan, deben tener un objetivo claro. ?Hay que empezar por ponerles un título?, dice Guadarrama, de MDC. Y si al momento de hacer la minuta no puede identificar un objetivo claro y escribirlo en una línea, quizás no sea tan necesaria. Pregúntense antes cuánto tiempo tomará cada punto y si vale la pena distraer a los empleados de sus tareas.
Remedio 2: Clasificar las reuniones
Las juntas deben estar en un calendario, y a la vista de todos. Así será más fácil medir el porcentaje de tiempo productivo que se les dedica.
?Nosotros tenemos una junta a la semana por departamento, no más, y una mensual con los gerentes y directores de área. Las tenemos divididas: en los meses nones, revisamos los proyectos a lanzar, y en los pares revisamos cómo va el negocio. Sólo allí hay reuniones de mucha gente, pero todos llevan algo preparado?, dice Guadarrama, de Grupo MDC Consultoría y Capacitación.
Ponerles una clasificación ayuda a racionalizarlas: ?Dependiendo del tema se establecen los tiempos. Típicamente, las juntas deberían durar máximo una hora y media; sólo las de planeación o de alta gerencia pueden durar un par de días, afuera de las oficinas, donde se evita interrumpir el flujo de ideas?.
Algunos estudios indican que la curva de atención comienza a declinar pasada una hora de iniciada la junta. ?En esos casos es mejor cortar la reunión para otro día y llegar con la mente fresca?, dice Arciniega desde el ITAM.
* De campeonato. En el hotel Nikko de la Ciudad de México presumen que sus juntas duran 10 minutos.
Remedio 3: El mínimo de participantes
?El síndrome de las juntas incluye un sincero deseo de que todos en la empresa estén involucrados en todo. Pensamos que eso va a agregar valor, pero es un error?, dice Fernández, de Neoris.
Más de seis personas ya es ineficaz. Es más fácil medir los resultados si participan pocos. ?No sólo es un tema de formatos sino de control: hablamos de los objetivos de cada uno. Sólo se pueden evaluar las reuniones comparando el resultado con lo planificado por persona?, indica Guadarrama.
Remedio 4: Frenar la verticalidad
Los esquemas verticales matan las ideas. Y una empresa quiere ideas de todos. ¿Cómo animar a la participación?
Supongamos que se convoca a una lluvia de ideas, Luis Arcinega, del ITAM, recomienda utilizar un pizarrón electrónico: ?Convocar a 15 personas y cada una tiene cinco minutos para plantear su propuesta. Automáticamente, las ideas se despliegan sin que se sepa el autor, pues lo que se quiere ver es la idea y no a aquel que la propuso. O lo puede hacer con papeletas anónimas; lo importante es que se haga el esfuerzo por traspasar esta barrera?.
Ahora, ?si lo que busca es un pensamiento divergente, que fluyan ideas de distintos ámbitos, entonces debe convocar a personas de perfiles muy distintos, diferentes rasgos de personalidad pero de jerarquía similar, para evitar sesgos, sugiere Arciniega.
También rotar los ?sombreros? es útil. ?A veces se discute demasiado el tema y nunca se cierra porque todos se mantienen en su postura?, explica Carlos Ruiz, del IPADE. ?El proceso ideal es que se plantee el problema y se asignen roles. Llamamos a esto un ?portafolio fluido de errores?, los sombreros de Edward Bono. Según el sombrero es como se actúa. A veces te toca ver a largo plazo, a veces ves el problema desde el punto de vista macro. A la hora de discutir nos peleamos a fondo?.
Remedio 5: Evitar la policronían
Síntoma inequívoco de que una junta no está funcionando es cuando las personas se distraen. Si están esperando llamadas, adelantando trabajo, contestando correos. La culpa no es enteramente suya, sino de una combinación entre la pertinencia de la reunión (cualquiera se aburre si la información es repetitiva o no le afecta) y el acato a reglas.
?En otros países está prohibido llevar celular o BlackBerry a la junta. Se apagan todos los distractores?, señala Ruiz, del IPADE. ?Nos vamos a comprometer, y sin excepciones, el jefe también debe cumplirlo?, dice Isabel Suárez, de RH de IBM. En la entrada a un salón de juntas de Neoris cuelga un cartel con las reglas del juego.
Fuente: CNNExpansión
