De acuerdo con la página de Internet especializada en recursos humanos www.rrhhmagazine.com, un importante número de compañías consideran innecesario un plan de comunicación en sus centros de labores, lo cual es inadecuado, porque les hace perder la oportunidad de amalgamar las diferencias existentes entre su personal y con ello propiciar un ambiente laboral saludable, así como un incremento en su productividad.
Para lograr estos beneficios, es necesario que desde el director de la empresa y hasta la persona que ocupe el puesto más bajo en la estructura jerárquica reconozcan como vital contar con un plan de esta naturaleza.
También se requiere implementar en la compañía una estrategia que les permita permear este proceso en todos sus miembros, utilizando para ello canales efectivos de comunicación ascendente (del personal a la dirección) y descendente (de la dirección al personal), así como vertical (entre trabajadores de diferente escalafón) y horizontal (entre colaboradores del mismo nivel profesional). Además de que deben conscientizarse de que en la aplicación de estas formas de comunicación existen los siguientes tipos de errores, a fin de que los eviten:
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considerar las cosas por sabidas, sin estar seguro de ello
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improvisar, sin preparación alguna, comunicados de cualquier tipo que generen un mensaje diferente al que se quiere enviar
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caer una y otra vez en el mismo error a pesar de conocer que los comunicados emitidos no son claros
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ser reticentes a los cambios en la forma de la comunicación, por la inseguridad que esto produce
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abusar de la comunicación escrita, sin motivo, entre departamentos cercanos físicamente. Es sabido que la comunicación directa cara a cara es mucho más fructífera en todos los niveles
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tomar con una ofensa personal aquellas críticas constructivas que puedan hacer al desempeño del trabajo
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pretender que se escucha al otro interlocutor cuando realmente se está oyendo su voz pensando en cosas personales
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interrumpir de forma habitual a la persona que está hablando sin dejarle terminar su idea
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alzar la voz cuando no se consigue llamar la atención del interlocutor, pensando que de esa manera se va a lograr
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realizar otras tareas cuando se está manteniendo una conversación con otros compañeros
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juzgar al emisor del mensaje sin ningún tipo de piedad
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elegir al azar, sin estudiar previamente, los canales de comunicación a utilizar para diferentes tipos de mensaje
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transmitir un mensaje a los receptores equivocados por no detenerse a pensar quién es necesario que reciba o no esa información
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entrometerse en el trabajo de otros compañeros por pensar que es competencia nuestra sin dialogar previamente sobre ello
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realizar comunicaciones innecesarias sobre temas sin sustancia y omitir aquéllos de vital importancia
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hacer del rumor el medio de comunicación oficial
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declinar lo dicho por no contrastar la información a transmitir
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proporcionar información no veraz a los receptores con la finalidad de quitártelos de encima o conseguir contar con ellos. Es preferible decir que no existen esos datos antes que mentir porque, al fin y al cabo, cuando se comunica se está transmitiendo al receptor una imagen positiva o negativa de la empresa, y
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no prestar atención con posterioridad para verificar que se percibió el mensaje de forma correcta por las personas precisas
Resulta evidente la importancia de la comunicación para las organizaciones, así como tener conciencia de los errores que se pueden cometer en su aplicación, pues cuando ésta es efectiva sin lugar a dudas logra que las acciones de los trabajadores sean directas, oportunas y bien orientadas, inhibiendo así: pérdidas de tiempo, mermas en productos, deficiencia en la atención al cliente, estándares bajos de productividad, entre otras consecuencias negativas.
