Rectificación salarial en ventanilla IMSS

Identifica cuándo procede la corrección del SBC de su trabajador y cómo hacerla
.
 .  (Foto: iStock)

Los patrones tienen el deber de comunicar el salario base de cotización (SBC) real de sus subordinados, para utilizarla como base para el pago de las cuotas obrero-patronales, además de que sirve para calcular las prestaciones en dinero que reciben por parte del IMSS.

En ocasiones, por errores humanos o porque inesperadamente cambian las condiciones laborales no se reportan estos movimientos al Instituto, o se envían con datos salariales incorrectos.

Ante esta situación las empresas creen que pueden enmendar esa situación a través del portal IMSS Desde su Empresa (IDSE) generando nuevos avisos, lo cual en determinadas situaciones es inviable pues el sistema rechaza estos movimientos.

Esto puede traer como consecuencia la imposición de créditos fiscales, consistentes en el pago de diferencias; actualizaciones y recargos; capitales constitutivos y multas. De ahí que a continuación se realicen algunos comentarios respecto a la conformación del SBC, cuándo se comunica, los efectos de los movimientos extemporáneos, así como la presentación del escrito de rectificación.

SBC

Se integra con los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, alimentación, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquier otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo (arts. 15, fracc. I y 27, primer párrafo, LSS).

No obstante el numeral 27 de la LSS establece las excepciones siguientes:

  • instrumentos de trabajo, herramientas de trabajo, uniformes y otros similares
  • fondo de ahorro, siempre que esté compuesto por un depósito de cantidad semanaria, quincenal o mensual igual del trabajador y de la empresa y que no se pueda retirarse más de dos veces al año
  • aportaciones adicionales otorgadas por el patrón a favor de sus trabajadores por concepto de cuotas del Seguro de Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez
  • cuotas obreras del IMSS que le corresponda cubrir al patrón
  • aportaciones al Infonavit
  • participaciones en las utilidades de la empresa
  • alimentación y habitación, si son onerosas para los trabajadores, es decir que se les cobre por cada una de ellas por lo menos el 20 % de la Unidad de Medida y Actualización (UMA)
  • despensas en especie o en dinero, si su importe no rebasa el 40 % del valor de la UMA, de lo contrario la demasía se integrará
  • premios por asistencia y puntualidad, cuando el importe de cada uno no exceda del 10 % del último SBC comunicado al Seguro Social, de ser así la cantidad que rebase se incluye en la base salarial
  • cantidades aportadas para fines sociales de carácter sindical, tales como las entregadas para constituir fondos de algún plan de pensiones establecido por el patrón o derivado de un contrato colectivo de trabajo. Para obtener este beneficio, los planes de pensiones deben reunir los requisitos establecidos por la Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro (Consar), y
  • tiempo extraordinario, el generado dentro de los límites señalados en la LFT, esto es que no exceda de tres horas diarias ni de tres veces en una semana

El SBC se clasifica según la naturaleza del ingreso de la siguiente forma:

Tipo de SBC

Características

Determinación

El aviso de modificación se realiza dentro de

Fijo

(Arts. 30, fracc. I y 34, fracc. I, LSS).

Se conforma por las cantidades conocidas y permanentes (periódicas) obtenidas por los subordinados, tales como el salario cuota diaria, aguinaldo y prima vacacional

Se integra con las partes proporcionales de cada prestación recibida por el colaborador

Los cincos días hábiles siguientes a aquel en que cambió el salario

 

Variable

(Arts. 30, fracc. II y 34, fracc. II, LSS).

Se compone por las percepciones no conocidas previamente y que se encuentran directamente ligadas a los servicios prestados, por ejemplo: gratificaciones, pago de días de descanso semanal u obligatorio laborados, bonos de productividad, horas extras, entre otras

Se suman los ingresos totales percibidos durante los dos meses inmediatos anteriores al cálculo, y se dividen entre el número de días de salario devengado en ese periodo (días del bimestre menos ausencias e incapacidades); si se trata de un trabajador de nuevo ingreso, se toma el salario probable correspondiente a ese lapso

Los primeros cinco días hábiles de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre del año de que se trate

Mixto

(Arts. 30, fracc. III y 34, fracc. III, LSS)

Se integra por los dos tipos de salarios anteriores

Se suman los elementos fijos y el promedio obtenido de los variables

Según el elemento que varíe se debe observar la regla que corresponda, conforme a lo señalado en los puntos que preceden

El movimiento del SBC se realiza a través del IDSE, indicando la fecha del incremento salarial, la cual es aplicable tanto para la cotización como para los beneficios en dinero brindados por el IMSS (art. 35, LSS).

Para ello se requiere la constancia de confirmación de movimientos emitida por el Instituto, en donde se precisa que avisos procedieron y cuáles no, así como la fecha en que entran en vigor, ello en términos del artículo 6o. del Reglamento de la ley del Seguro Social en Materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF).

Escrito de rectificación

Si de la verificación de esa constancia, el patrón detecta algún error en los avisos salariales,  ya sea porque se comunicó un salario inferior o superior al real, producto de que:

  • omitió considerar todos los elementos variables
  • envió un comunicado de un SBC mixto, por cambio en la parte variable, con efectos a partir del primer día de determinado bimestre, y posteriormente aumentó la parte fija en el bimestre de vigencia, o
  • el aviso de modificación salarial se le efectúo a un trabajador que no le correspondía

Cuando la rectificación se hace electrónicamente y se desea corregir el SBC con efectos a la fecha del aviso afiliatorio, el patrón cuenta con un plazo de tres días hábiles contados a partir de la entrega de la constancia señalada para realizar la aclaración respectiva, la cual surtirá efectos desde la modificación original (art. 6o., tercer y cuarto párrafo, RACERF).

De ser extermporánea la adecuación, o bien esta no sea aceptada por el IDSE (enviando el mensaje: “049 fecha de movimiento anterior a otro movimiento registrado”), la rectificación debe realizarse presencialmente.

No obstante que algunas empresas, por recomendación del personal del IMSS realizan el cambio salarial con efectos al día siguiente del aviso afiliatorio erróneo, situación que es inexacta, porque el subordinado estaría cotizando por un día con un salario que no le corresponde.

Lo correcto es solicitar por escrito al Seguro Social la rectificación de los SBC en el que se acredite fehacientemente la procedencia de la petición (art. 50, primer párrafo, RACERF). En la página cinco de esta sección se muestra un modelo del escrito libre a presentar.

En dicho papel se debe indicar:

  • nombre del patrón y de su representante legal
  • nombre de los trabajadores implicados, su número de seguridad social, salario comunicado erróneamente y el correcto
  • número del registro patronal
  • domicilio para oír y recibir notificaciones
  • antecedentes, especificando el error
  • solicitar la rectificación
  • fecha en que debe surtir efectos la corrección, y
  • firma del apoderado legal

A este papel se debe acompañar en original y en copia por triplicado:

  • constancias debidamente firmadas por el subordinado en el que se acredite su salario real, tales como contratos, recibos de nómina, en su caso, listas de asistencia, incapacidades médicas
  • tarjeta de identificación patronal
  • aviso de modificación de salario del trabajador (AFIL-03)
  • constancia expedida por el IMSS del movimiento afiliatorio por aclarar que se generó a través del IDSE al momento de realizarlo
  • poder notarial que contenga las facultades del representante legal, e
  • identificación oficial con fotografía del mandatario

Lo anterior debe presentarse en el área de escritos patronales de Servicios de Afiliación-Vigencia de Derechos de la Subdelegación correspondiente al domicilio del registro patronal. En ese momento el personal del Instituto revisará la documentación para en su caso indicar si falta alguna, o bien recibirla, para lo cual le indicará al patrón un número de folio y en un lapso de 15 a 20 días hábiles se le dará respuesta en esas mismas oficinas.

En términos del precepto 50 del RACERF, la rectificación aplicará,  según lo siguiente:

  • tratándose de un salario inferior a uno superior: el día manifestado en el aviso respectivo, teniendo que cubrir las cuotas obrero-patronales o, en su caso, los capitales constitutivos que procedan y
  • cuando es una modificación descendente: en la fecha en que se presentó la solicitud de corrección.

No obstante el IMSS podrá efectuar la rectificación con la fecha manifestada en la petición, siempre que esta se exhiba antes de realizar el pago correspondiente al mes en que pretenda que surta efectos la modificación al SBC y dentro de los 17 primeros días del mes siguiente, siendo procedente el resarcimiento al Seguro Social de los gastos que hubiese efectuado, por las prestaciones otorgadas indebidamente al asegurado

Casos Práctico

A efectos de ilustrar cómo se lleva a cabo el trámite de rectificación, se presenta el ejemplo de la empresa Almacenes de Comida SA de CV, que otorgó un aumento salarial a uno de sus colaboradores desde el 1o. de marzo de 2017, por lo que realizó el movimiento afiliatorio respectivo; no obstante, olvidó integrar una gratificación percibida el 15 de febrero, por lo que, el SBC de cotización del asegurado es inferior al que le corresponde.

Al realizar la corrección vía IDSE, este sistema no tomó como válido dicho movimiento, pues ya existía un cambio de salario con fecha 1o. de marzo; por lo anterior, a continuación se da a conocer como se gestó el error; el escrito que debe presentarse ante la Subdelegación para que se lleve a cabo el ajuste necesario y los documentos anexos necesarios para tal efecto.

Datos generales:

Nombre del patrón

Almacenes de Comida SA de CV

Registro patronal

A80-12345-10

Domicilio y teléfono

Avenida Constituyentes número 1002, colonia Lomas Altas, CP. 11950; tel 55612574

Nombre del representante legal

José Luis Vidal Chávez

Nombre del trabajador afectado

Bustos Pérez Juan

Número de Seguridad Social del trabajador afectado

11-10-79-1057-9

Salario diario hasta el 28 de febrero de 2017

$750.00

Salario  diario vigente a partir del 1o. de marzo de 2017

$830.00

Prestaciones

20 días de vacaciones, 30 % de prima vacacional, 25 días de aguinaldo

Gratificación recibida el 15 de febrero

$8,000.00

SBC comunicado el 1o. de marzo de 2017

$959.12

Días de incapacidade del subordinado

del 6 al 9 de febrero de 2017

Determinación del SBC CORRECTO

1. Parte fija

a) Proporción diaria de aguinaldo

Fórmula 

Sustitución

 

Días de aguinaldo

25

Entre:

Días del año

365

Igual:

Parte proporcional diaria de aguinaldo

0.0685

b) Proporción diaria de prima vacacional

Fórmula

Sustitución

 

Días de vacaciones

20

Por:

Porcentaje de prima vacacional

30 %

Igual:

Subtotal

6

Entre:

Días del año

365

Igual:

Parte proporcional diaria de prima vacacional

0.0164

c) Factor de integración salarial (FI)

Fórmula

Sustitución

 

Unidad (Aquí está representado el salario diario)

1

Más:

Parte proporcional diaria de aguinaldo

0.0685

Más:

Parte proporcional diaria de prima vacacional

0.0164

Igual:

FI

1.0849

  d) SBC fijo

Fórmula

Sustitución

 

Salario diario

$830.00

Por:

FI

1.0849

Igual:

SBC fijo vigente

900.47

2. Parte variable

Fórmula

Sustitución

 

Importe recibido por gratificación

$8,000.00

Entre:

Días de salario devengado enero-febreo

551

Igual:

Promedio de variables del 2o. bimestre

$145.45

Nota:

1.   El trabajador, cuenta con cuadro días de ausencia amparadas con un certificado de incapacidad temporal para el trabajo por enfermedad general

3. SBC vigente en el 2o. bimestre (marzo-abril)

Fórmula

Sustitución

 

SBC fijo vigente

$900.47

Más:

Promedio de variables

145.45

Igual:

SBC a comunicar al IMSS

$1,045.92

Escrito DE RECTIFICACIÓN A PRESENTAR

.
 .  (Foto: IDC)
.
 .  (Foto: IDC)
.
 .  (Foto: IDC)

Conclusión

Es fundamental que si existe un error en el SBC reportado al IMSS, se realice su corrección y así no ser objeto de una multa por el equivalente de 20 a 125 veces la UMA, esto es actualmente  de  1,509.80 a 9436.25 pesos (arts. 304-A fracc. III y 304-B, fracc. II, LSS).

De igual forma resulta importante que el SBC rectificado se registre en el SUA, para efectos de realizar adecuadamente el pago de las cuotas obrero-patronales y así evitar la imposición de créditos fiscales por diferencias, actualizaciones y recargos, y multas.