En ocasiones, por errores administrativos las empresas caen en diversos errores al momento de comunicar los avisos de baja de sus trabajadores, mismos que pueden llegar a generar un pasivo en su patrimonio, ya que de no seguir las disposiciones de la Ley del Seguro Social o del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF), pueden ser susceptibles a la imposición de créditos fiscales por concepto de cuotas obrero-patronales, actualizaciones, recargos y multas.
Es por ello que a continuación se resuelven las inquietudes más frecuentes en torno a esta obligación.
Generalidades
¿Quiénes son considerados cómo sujetos de afiliación al Régimen Obligatorio del Seguro Social (ROSS)?
Según el numeral 12, fracción I de la LSS los patrones deben inscribir a dicho régimen a todas las personas físicas que le presten un servicio personal y subordinado (trabajadores).
¿Cuánto tiempo tiene la empresa para comunicar el reingreso respectivo?
Se debe afiliar a la plantilla dentro de un plazo no mayor de cinco días hábiles, contado a partir del comienzo del vínculo de trabajo respectivo; inclusive dicha alta puede realizarse el día anterior al que entraron a laborar. A esta gestión se le conoce como afiliación previa o pre-afiliación (art. 15, fracc. I, LSS y 45, RACERF).
Baja de trabajador
¿En qué supuesto se debe realizar este movimiento?
Cuando el colaborador deje de prestar sus servicios para su patrón, independientemente de la causa que da por concluido el vínculo laboral, pues con ese acto el primero pierde su derecho de estar asegurado (art. 12, fracc. I, LSS)
¿Cuál es el plazo para presentar el aviso de baja y cuándo surte efectos?
Es de cinco días hábiles, contados a partir del día siguiente de la fecha de la conclusión de la relación laboral correspondiente (art. 57, RACERF).
Si se comunica oportunamente, es decir, dentro del plazo legal, se considera como último día cotizado aquel en que el patrón plasma en dicho documento; de ser extemporánea, este surte efectos a partir del día siguiente al de su recepción por parte del Instituto (art. 57, segundo y tercer párrafo, RACERF).
No obstante cuando se le hubiese dictaminado al asegurado una pensión por incapacidad permanente total o parcial (riesgo de trabajo) o de invalidez (enfermedad general), la baja será efectiva a partir de la fecha que se determine en la resolución correspondiente sin que se considere extemporánea (art. 57, último párrafo, RACERF).
¿En qué casos no opera la baja presentada por el patrón?
Según los numerales 58, 59 y 60 del RACERF dicho comunicado no procede cuando:
- exista un estado de:
- huelga, salvo que antes o durante el conflicto el subordinado cubra los requisitos para obtener la pensión que en su caso corresponda o este continúe voluntariamente en el ROSS, sin perjuicio de los derechos derivados del procedimiento de huelga, y
- concurso mercantil, excepto que el síndico exhiba el movimiento afiliatorio o bien a petición del trabajador y bajo su responsabilidad, o si dentro del proceso reúne los requisitos para pensionarse, y
- el colaborador esté inhabilitado temporalmente para el trabajo, bajo el amparo de un certificado médico expedido por el IMSS. Si el Instituto recibe la baja en las condiciones señaladas de cualquier forma esta sería improcedente, por lo que la empresa no queda relevada de la obligación de presentar, en su caso, un nuevo aviso cuando el sujeto deje de estar incapacitado
Extemporaneidad
¿Cómo perjudica al patrón que el movimiento afiliatorio se realice fuera de tiempo?
Si bien, ni la LSS ni sus reglamentos prevén la aplicación de una sanción por el incumplimiento de este deber; cabe señalar que sí se contempla la carga de cubrir las cuotas obrero-patronales hasta el día siguiente a la presentación de la baja del trabajador de que se trate (art. 37, LSS y 57, último párrafo, RACERF).
¿En qué caso se puede solicitar el reintegro de las cuotas obrero-patronales cuando el aviso de baja no se presente en el plazo legal?
Cuando se compruebe que el subordinado fue inscrito por otro empleador, con posterioridad al término de su relación laboral que los une, el Seguro Social le puede devolver, a solicitud del patrón omiso, el importe de las contribuciones pagadas en exceso, a partir de la fecha de la nueva alta (art. 37, LSS).
Para ello la compañía debe presentar en papel membretado y en duplicado la solicitud correspondiente en la oficina de Escritos Patronales del Área de Afiliación y Vigencia de Derechos de la subdelegación respectiva al domicilio de su registro patronal. Dicho papel debe contemplar los siguientes datos, fundamentos y requisitos:
- del interesado, su nombre, denominación o razón social, número de registro patronal y domicilio; y de ser el caso, los generales de su representante legal
- en cuanto al trabajador, su nombre, número de seguridad social y la fecha en que se presentó su aviso de baja
- solicitud expresa de la aplicación del artículo 37 de la LSS, requiriendo la devolución de las cuotas obrero-patronales correspondientes
- petición de búsqueda en el sistema del IMSS, del ingreso del ex trabajador con un nuevo patrón
- motivos que dan origen a la petición, y
- ostentar la firma del patrón o, en su caso del representante legal
Asimismo el escrito debe acompañarse del original y copia de la siguiente documentación:
- tarjeta patronal, e
- identificación oficial de quien aparece en la tarjeta patronal, y en su caso del representante legal, si es diferente
Casos especiales
¿Cuál es el tratamiento si el subordinado solicita un permiso sin goce de sueldo?
El artículo 31, fracción I de la LSS señala que en los casos de ausentismo por periodos menores de ocho días, solo se causan las relativas al Seguro de Enfermedades y Maternidad.
Para ello se debe capturar en el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) hasta siete faltas por mes, por lo que no se comunica la baja.
A pesar de lo anterior, si el ausentismo es mayor a siete días, la empresa queda liberada de pagar las cuotas obrero-patronales, siempre que al octavo exhiba el aviso de baja respectivo (art. 31, fracc. I, último párrafo y 37, LSS).
¿Cuándo se comunica la baja de un trabajador que presta sus servicios por temporada?
Este tipo de relaciones laborales se consideran por tiempo indeterminado y para trabajos discontinuos, cuando los servicios requeridos a los trabajadores, sean fijos y periódicos de carácter variable, en los supuestos de actividades estacionales o que no exijan la prestación de servicios toda la semana, mes o año, por lo que cuando el periodo finaliza, no se tiene por concluido el vínculo laboral, sino que este queda suspendido hasta el inicio del próximo, durante el cual no existe la obligación de prestar el servicio por parte del trabajador y de pagar el salario por lo que hace a la compañía (arts. 39-F y 42, fraccs. VII y VIII y 43 fracc. V, LFT).
Como la LSS ni el IMSS Desde su Empresa (IDSE) contemplan este tipo de vínculos en sus disposiciones y sistemas, no existe un movimiento afiliatorio respectivo, por lo que se recomienda que cuando se suspenda la relación laboral se presente la baja respectiva por ausentismo y así evitar cubrir las cuotas obrero-patronales en dicho lapso de suspensión (art. 15, fracc. I, y 31, fracc. I, LSS).
¿Presentado el aviso ante el ROSS ¿el asegurado puede seguir recibiendo los servicios de salud por parte del Instituto?
Sí, él y sus beneficiarios tienen derecho a obtener del Instituto la asistencia médica, de maternidad, quirúrgica, farmacéutica y hospitalaria que sea necesaria, durante las ocho semanas posteriores a su desocupación, siempre y cuando hubiese cotizado un periodo igual al señalado, inmediatamente anterior a la baja y de forma ininterrumpida (art. 109, primer párrafo LSS).
¿Si el subordinado demanda al patrón, es conveniente comunicar la baja ante el IMSS?
Sí. Anteriormente se recomendaba que cuando los colaboradores dejaran de presentarse al centro de labores no se comunicara el aviso respectivo, a efectos de que en el juicio laboral se les ofreciera la reinstalación y esta fuese calificada de buena fe por la Junta de Conciliación y Arbitraje, ello con la finalidad de cortar los salarios caídos y revertirles la carga probatoria respecto de un supuesto despido injustificado.
No obstante, esta postura cambió a partir de la tesis de rubro: OFRECIMIENTO DEL TRABAJO. EL AVISO DE BAJA DEL TRABAJADOR ANTE EL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL, POSTERIOR A LA FECHA INDICADA COMO DEL DESPIDO PERO PREVIA A LA OFERTA, SIN ESPECIFICAR LA CAUSA QUE LA ORIGINÓ, NO IMPLICA MALA FE (MODIFICACIÓN DE LA JURISPRUDENCIA 2a./J. 19/2006 E INTERRUPCIÓN DE LA DIVERSA 2a./J. 74/2010), visible en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta. Décima Época, Tomo 2, Libro XIX, Materia Laboral, Tesis 2a./J. 39/2013 (10a.), Jurisprudencia, Registro 2003322, abril de 2013, p. 1607
Es importante señalar que en caso de ofrecerse la reinstalación y esta se lleve a cabo, o bien en el laudo que ponga fin a la controversia se ordene la reincorporación del subordinado a su fuente de empleo, se comunique el alta del subordinado ante el Instituto.
Si el IMSS dictamina una pensión por incapacidad permanente parcial o de invalidez del trabajador, ¿se debe comunicar la baja?
Sí, siempre y cuando se decida terminar la relación laboral con el subordinado, pues debe recordarse que este tiene la oportunidad de ser reincorporado al puesto que desempeñaba o a uno acorde a sus nuevas aptitudes (arts. 54 y 499, LFT).
Manejo en el IDSE
¿El trámite es presencial o virtual?
Conforme a los artículos 15 último párrafo de la LSS y 46 del RACERF los movimientos afiliatorios se pueden proporcionar a la subdelegación correspondiente al domicilio del patrón en documento impreso cuando son menos de cinco movimientos; no obstante en la práctica esto no es aplicable, pues todos los movimientos se presentan a través del IMSS Desde su Empresa (IDSE).
¿Cuáles son los motivos para dar de baja a una persona?
Son diversos y se aplican según la circunstancia que se presente, estos son identificados con un dígito de validación el cual debe ser capturado al momento de registrar dicho movimiento. Según personal del IMSS en distintas subdelegaciones los conceptos a aplicar son:
- 1-término del contrato, feneció la obra o el tiempo determinado fijado en el instrumento jurídico correspondiente
- 2-separación voluntaria, el trabajador presentó su renuncia
- 3-abandono de empleo, el subordinado no regresó a laborar
- 4-defunción, muerte del asegurado
- 5-clausura, el establecimiento fue cerrado por una orden administrativa
- 6-otra, cualquiera diferente a las señaladas
- 7-ausentismo, el colaborador no se presenta a laborar por más de ocho días
- 8-rescisión de contrato, el patrón da por terminado el vínculo laboral por causa justificada, y
- 9-jubilación, por cesantía en edad avanzada o vejez
Conclusión
Es importante que las empresas consideren que realizar un movimiento afiliatorio de esta naturaleza es una obligación trascendental, pues de no acatarla su patrimonio se ve afectado con la imposición de un crédito fiscal por concepto de cuotas obrero-patronales omitidas, actualizaciones y recargos y multas.
