Cómo avisar al IMSS sobre una sustitución patronal "especial"

El artículo séptimo transitorio del Decreto de reforma a diversos ordenamientos, entre ellos, la LFT y LSS (Decreto) publicado en el DOF el 23 de abril de 2021, prevé que, durante los 90 días naturales siguientes a la entrada en vigor (entre el 25 de abril al 22 de julio del presente año) se considerará como sustitución patronal —denominada “especial” en razón de que no es necesario transferir los bienes de la empresa—, la migración de colaboradores de las compañías que operaban bajo el régimen de subcontratación laboral. 

Entendiéndose como tal, a aquel por medio del cual un patrón denominado contratista —proveedor— ejecutaba obras o prestaba servicios con sus trabajadores bajo su dependencia, a favor de un contratante —beneficiario o cliente—, persona física o moral, quien fijaba las tareas del contratista y lo supervisa en el desarrollo de los servicios o la ejecución de las obras contratadas (art. 15-A, derogado, LFT). 

Asimismo, de acuerdo con lo establecido en el numeral (derogado) 15-A, incisos a), b) y c), de la LFT, el contrato celebrado entre el proveedor y el beneficiario no debía abarcar la totalidad de las tareas, iguales o similares en su totalidad, que se desarrollaban en el centro de trabajo; tenía que justificarse por su carácter especializado, y no debía comprender tareas iguales o similares a las que realizaban el resto de los subordinados dependientes del contratante. 

En ese sentido, quienes estuviesen en este supuesto, pueden llevar a cabo la sustitución patronal “especial” ante el IMSS, siempre y cuando la compañía que reciba a los empleados reconozca los derechos laborales, incluyendo la antigüedad y los riesgos de trabajo terminados (art. séptimo transitorio, Decreto). 

Debe precisarse que el artículo 16 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización —RACERF— señala que es obligación del patrón comunicar al Instituto la sustitución patronal o cualquier otra circunstancia que modifique los datos proporcionados al IMSS, dentro del plazo de cinco días hábiles contado a partir de que ocurra el supuesto respectivo, anexando la documentación comprobatoria y presentando, en su caso, los avisos en que se indique la situación de afiliación de los trabajadores de ahí que los empleadores sustitutos tengan que comunicar la sustitución patronal al Seguro Social. 

Si bien el organismo, al cierre de esta edición, no ha publicado un documento oficial en el DOF respecto al procedimiento a seguir para dar aviso de este tipo de sustitución especial, en el correo uiss.subcontratacion@imss.gob.mx; los empresarios que tengan dudas sobre la procedencia de este tipo de movimiento pueden enviar un e-mail en donde den a conocer su intención de realizar el mismo y describan el detalle de la operación, adjuntando el archivo de Excel (layout proporcionado por el Instituto), en donde deberán precisar los datos de los registros patronales a sustituir como los sustitutos; la copia del poder notarial del representante legal y su identificación oficial, y en caso de contar con algún Convenio de Subrogación de Servicios Médicos con Reversión de cuotas o Convenio de pago indirecto y reembolso de subsidios, remitir la copia de los mismos. Una vez que el Seguro Social reciba la información podrá programar una videoconferencia con el interesado para la aclaración de las dudas respectivas. 

De acuerdo con la circular No. 09 52 17 9000/UISS/09/2021 del Instituto, dirigida a los titulares de los órganos de operación administrativa desconcentrada estatales y regionales y de la CDMX; la presentación sobre la Reforma en materia de Subcontratación Laboral de mayo 2021 realizada por la Dirección de Incorporación y Recaudación del IMSS y con información de diversas subdelegaciones del Seguro Social, para informar sobre la sustitución patronal especial, el interesado cuenta con estas vías:

• Escritorio Virtual. Mediante el trámite de modificación al Seguro de Riesgos de Trabajo (SRT), eligiendo la opción “sustitución patronal”. Para tal efecto, se debe contar con la e.firma emitida por el SAT y adjuntar en formato PDF los documentos siguientes:

• • escrito libre comunicando la sustitución patronal al IMSS y detallando los datos de la empresa sustituta y sustituida: nombre, denominación o razón social; número de registro patronal (NRP) y domicilio para recibir y oír notificaciones y ubicación del centro laboral.
    Además, anexar un listado de los trabajadores a migrar, en el que se indique nombre de estos, su antigüedad, número de seguridad social, registro patronal al que pertenecen, fecha de ingreso con el nuevo patrón y señalar si están incapacitados; este listado debe estar firmado por cada subordinado a transferir. A continuación se muestran los modelos a usar:

• •  documento por el cual se notificó a los empleados la sustitución patronal, reconociendo los derechos laborales, incluyendo la antigüedad. No es necesario que esté ratificado ante las Juntas de Conciliación y Arbitraje o Tribunales Laborales, según corresponda
  • Aviso de Inscripción Patronal o de Modificación en su Registro (Afil-01), se puede descargar con el QR visible en la parte inferior derecha de esta página, y
  • en caso de contar con un Convenio de Servicios Médicos con reversión de cuotas, adjuntar el documento junto con un escrito solicitando continuar con el mismo.
    Al finalizar el trámite, el Aviso de modificación de las empresas para el SRT (AM-SRT) se generará junto con el acuse de la presentación de este, o

• presencialmente en la subdelegación correspondiente al domicilio del patrón sustituto. Para ello es necesario exhibir:
  • escrito en donde se informa sobre la sustitución patronal, que describa el detalle de aquella y el listado de los asegurados afectados por la sustitución patronal, tal y como se detalló en la gestión vía Escritorio Virtual
  • copia del RFC, de la Clave Única de Registro de Población (CURP), del empresario y representante legal
  • original y copia para cotejo de los siguiente documentos:
    • identificación oficial del patrón y su representante
    • poder notarial para acreditar el carácter del apoderado legal, y
  • por triplicado, Aviso de Inscripción Patronal o de Modificación en su Registro (Afil-01), y
• documento a través del cual se notificó a los colaboradores la sustitución patronal, en donde se reconocen los derechos laborales incluyendo su antigüedad

La sustitución deberá registrarse por el Jefe de Oficina de Clasificación de Empresas, en la cédula de información de Clasificación de Empresas (CICE), en el apartado “Modificaciones en el SRT” y dicho servidor público será el encargado de llenar el formato Aviso de Modificación de las empresas para el Seguro de Riesgos de Trabajo (AM-SRT). 

El Seguro Social será el encargado de hacer el traspaso de los trabajadores, excepto de aquellos que se encuentren incapacitados, quienes una vez que sean dados de alta, se migrarán también de forma automática. 

Es importante considerar que los créditos y los actos de fiscalización se preservarán para efectos de la sustitución entre el patrón sustituto y el sustituido, con independencia de que se manifieste o no el reconocimiento laboral por el nuevo empleador, para estos efectos bastará la simple migración de los subordinados para estar en dicho supuesto (sustitución de oficio). 

Como se observa, es indispensable que al momento de llevar a cabo la sustitución patronal, el nuevo empresario comunique todos los datos tanto de él como del sustituto, así como de los empleados a transferir, para que el Instituto respete la sustitución patronal “especial”. 

Además, es importante revisar que el proveedor (patrón sustituido) hubiese cumplido con sus deberes ante este organismo fiscal porque en caso de que este detecte irregularidades en el pago de cuotas del SRT, ya sea porque se estaban disociando actividades o porque estuviera mal clasificada la empresa sustituida, se podrá invitar al empleador sustituto para que se regularice, mediante una corrección patronal. 

En virtud de ello, se recomienda que los nuevos patrones antes de hacer la sustitución patronal, verifiquen que la prestadora de servicios, está correctamente clasificada y al corriente de sus pagos ante el Instituto y asimismo, acordar que en caso de existir algún requerimiento por parte de dicho organismo fiscal, el beneficiario podrá cobrar al proveedor del personal, el importe respectivo.