Devolución de cuotas por baja extemporánea

Es frecuente que el área de recursos humanos o de nómina de las empresas no se enteren del despido o renuncia de algún trabajador, y por ello no comuniquen al IMSS el aviso de baja respectivo dentro del plazo legal, y continúen pagando las cuotas obrero-patronales correspondientes (arts. 15, fraccs. I y III y 39, LSS).

A efectos de evitar lo anterior es preciso que las áreas operativas, así como administrativas tengan comunicación y conozcan las consecuencias de no observar la normativa sobre el particular.

Por ello a continuación se abordan los aspectos generales sobre la obligación de presentar los avisos de baja de los colaboradores, la posibilidad de recuperar las cuotas pagadas en exceso, además de un caso práctico.

Obligación patronal

El artículo 12, fracción I de la LSS señala como sujetos de aseguramiento al Régimen Obligatorio del Seguro Social a las personas que presten un servicio remunerado, personal y subordinado a un patrón.

De la lectura de este precepto se infiere que al concluir (por cualquier causa) la relación de trabajo entablada entre un colaborador y su patrón, el primero pierde su derecho de estar asegurado; en consecuencia el segundo debe comunicar, a través del IMSS Desde su Empresa (IDSE), su baja ante dicho organismo, dentro de un lapso de cinco días hábiles, contado a partir del siguiente al de la fecha de terminación del vínculo laboral (art. 57, Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización –RACERF–).

Efectos de las bajas

La fecha en la que surten efectos los avisos de baja de los trabajadores presentados por los patrones está prevista en el artículo 57 del RACERF, el cual señala que si el movimiento de baja se presenta:

• oportunamente (es decir durante el plazo legal), surtirá efectos en la fecha indicada en el propio aviso, teniendo así como último día cotizado precisamente tal fecha, y
• extemporáneamente (esto es fuera del término legal), surtirá sus efectos el día siguiente al de su recepción por parte del IMSS. Esto trae como consecuencia que el patrón cubra las cuotas causadas hasta este día, según el precepto 37 de la LSS.

La excepción a esta regla se presenta cuando dicho Instituto dictamina a un trabajador alguna pensión por riesgo de trabajo o de invalidez, esto porque por disposición expresa del numeral 57, último párrafo del RACERF, el aviso de baja surtirá efectos en la fecha señalada en el mismo aviso.

Posibilidad de devolución

No obstante existe la posibilidad de recuperar las cuotas obrero-patronales cubiertas a causa de la presentación extemporánea de un aviso de baja relativa a un ex trabajador, siempre y cuando el patrón interesado le compruebe al Instituto que con posterioridad a tal baja, aquel fue dado de alta por un patrón distinto.

Es menester señalar que la devolución procederá solamente por el periodo comprendido entre el día siguiente al de la presentación del aviso de baja respectivo y la fecha de la nueva alta (art. 37, LSS).

Requisitos para la obtención de la devolución

Para poder beneficiarse de la prerrogativa señalada en el artículo 37 de la LSS es necesario que el patrón interesado presente en papel membretado y en duplicado la solicitud correspondiente en la oficina de Escritos Patronales del Área de Afiliación y Vigencia de Derechos de la subdelegación respectiva al domicilio de su registro patronal. Dicha solicitud debe reunir las siguientes características:

• señalar:
  • los datos de identificación del:
    • patrón interesado, tales como su nombre, denominación o razón social, número de registro patronal y domicilio; y de ser el caso, los generales de su representante legal, y
    • trabajador, como su nombre, número de seguridad social y la fecha en que se presentó su aviso de baja
    • la aplicación del artículo 37 de la LSS, por lo que solicita la devolución de las cuotas obrero patronales
    • la petición de búsqueda en el sistema del IMSS respecto al ingreso con nuevo patrón del ex trabajador materia de la solicitud, y
    • los motivos que dan origen a la solicitud, y
  • ostentar la firma del patrón o, en su caso del representante legal

El escrito debe acompañarse del original y copia de la siguiente documentación:

• tarjeta patronal
• identificación oficial de quien aparece en la tarjeta patronal, y en su caso del representante legal, si es diferente al de la tarjeta patronal, y
• el formato Afil 06, Relación de movimientos operados emitido por el IMSS

Caso práctico

La Empresa Leche del Bajío, SA de CV desea solicitar la devolución de las cuotas obrero-patronales pagadas en exceso de un ex colaborador, porque presentó el aviso de baja correspondiente en forma extemporánea, ello en razón de que tiene conocimiento que aquel está sujeto a una nueva relación laboral.

Datos generales

Presentación de solicitud

Para la presentación del escrito, el patrón o su representante legal debe acudir a la subdelegación correspondiente al domicilio de su registro patronal, en un horario de 8:30 a 15:00 horas.

En el módulo de atención e información tiene que solicitar la entrega de un turno para poder ingresar al área de Escritos Patronales del Área de Afiliación y Vigencia de Derechos y entregar el escrito y la documentación ya indicada.

Un funcionario del área referida cotejará los documentos presentados y verificará la fecha de aseguramiento del ex colaborador; de existir alguna anomalía con los datos o documentos exhibidos le solicitará al patrón la documentación necesaria.

Respuesta a solicitud

De estar todo en orden, el patrón deberá esperar de 10 a 15 días hábiles para presentarse en el área mencionada y recibir una respuesta (escrita) por parte del Instituto; si es favorable lo canalizarán al área de Cobranza para obtener una nota de crédito.

Finalmente tanto para conocer la respuesta, así como para dirigirse al área de Cobranza será necesario que solicite un turno en el módulo de información.