Todo patrón, ya sea persona física o moral, está obligado a obtener del Seguro Social su número de registro patronal (NRP) cuando empieza a utilizar los servicios de uno o varios trabajadores, esto en términos de los artículos 15, fracción I de la LSS y 12 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF).
Con el NRP el IMSS identifica a cada patrón y comprueba que cumpla sus obligaciones con los subordinados que tiene a su servicio.
Lo anterior es posible porque cuando un patrón tramita su NRP proporciona al Instituto una serie de información (nombre, razón o denominación social, nombre del representante legal, etc.) que se refleja en su tarjeta patronal, misma que hasta hoy es necesaria para realizar diversas gestiones ante dicho organismo.
Es frecuente que las negociaciones durante su existencia cambien de nombre, denominación o razón social, de domicilio e incluso de representante legal, por lo que cuando ocurre alguno de estos eventos deben comunicárselo al Seguro Social dentro de los cinco días hábiles siguientes a aquel en que se presentó la circunstancia de que se trate (art. 16, RACERF).
Para cumplir este deber, los patrones tienen que observar lo siguiente:
Es prudente comentar que paralelamente al trámite de que se trate, el patrón debe cancelar el certificado digital que utiliza para presentar electrónicamente los avisos afiliatorios del personal a su cargo, y una vez que cuente con su nueva tarjeta de identificación patronal, gestionar su firma y certificado digital correspondiente.
Para tal efecto el patrón o su representante legal debe acudir en la ventanilla de Firma Electrónica de la Subdelegación del IMSS correspondiente al domicilio de su NRP y proporcionar lo siguiente:
- tarjeta de identificación patronal (original y copia)
- memoria tipo USB
- correo electrónico que no sea hotmail ni latínmail, y
- original y copia de la constancia CURP, RFC e identificación oficial con fotografía y firma del representante legal o patrón, según sea el caso
El personal institucional cotejará la documentación presentada, y procederá a generar el certificado digital respectivo, solicitándole al representante legal o al patrón, la captura del nombre de usuario y contraseña (atributos que deben ser de ocho dígitos alfanuméricos).
También le requerirá que firme la “Carta de Términos y Condiciones para la Obtención y Uso del Número Patronal de Identificación Electrónica y Certificado Digital” elaborada por el Instituto; y por último se le entregará la USB con cuatro archivos correspondientes a la firma y el certificado aludido.
La importancia de comunicar el cambio de denominación o razón social de una empresa o de su representante legal es inhibir la imposición de una sanción pecuniaria por parte del Seguro Social, de 20 a 125 veces el salario mínimo general en el DF, actualmente de $1,345.80 a $8,411.25 (arts. 304-A, fraccs. XVI y XVIII y 304-B, fraccs. I y II, LSS).
Finalmente realizar el cambio de representante legal ante el Instituto es recomendable para evitar el uso indebido de estos atributos ante el Seguro Social, lo cual perjudicaría sin duda al patrón, pues éste ante el IMSS es el único responsable del empleo de aquellos.
