Aspectos teórico-prácticos a considerar por los patrones para la identificación de las cuotas pagadas sin justificación legal al Instituto, así como para solicitar su devolución.
Consideraciones preliminares
Con fundamento en el artículo 15, fracción III de la Ley del Seguro Social (LSS), los patrones están obligados no sólo a determinar y enterar el importe de las cuotas patronales a su cargo, sino también a calcular, retener y enterar las correspondientes a sus trabajadores (cuotas obreras), obligaciones que se reducen a la autodeterminación y pago de cuotas.
Para llevar a cabo la autodeterminación, los patrones precisan por cada período de cotización y por cada uno de sus colaboradores:
- la base salarial a la cual aplicarán las primas de los diferentes seguros del Régimen Obligatorio del Seguro Social;
- los topes mínimos y máximos salariales para cada uno de los ramos de aseguramiento;
- los períodos de ausencias e incapacidades incurridos, y
- la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo a aplicar.
Sin embargo, al realizar la identificación y determinación de cada uno de estos elementos, es común que no se consideren las excepciones de integración salarial señaladas en el artículo 27 de la LSS, las reglas de ausentismo e incapacidades del artículo 31 de la misma LSS, las fechas reales de las bajas e ingresos de los trabajadores, o bien, no se efectué el cambio de la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo en el Sistema Único de Autodeterminación (SUA), provocando en algunas ocasiones una cuantificación y pago de cuotas menor al real, y en otras en demasía.
En el primer caso, lo procedente es efectuar el cálculo y pago del adeudo pendiente de cubrir con la actualización y recargos correspondientes, y en el segundo, solicitar la devolución del pago indebido.
Por lo anterior, resulta recomendable la realización de las revisiones periódicas de los cálculos y pagos efectuados, con el fin de detectar el supuesto en que se encuentran los patrones y llevar a cabo las acciones correctivas correspondientes, aplicando alguna nota de crédito por pagos en exceso a adeudos futuros con el IMSS, evitando cargas financieras por el pago de actualización y recargos, o bien, recuperando el dinero en efectivo para cubrir otro tipo de obligaciones.
Solicitud de devolución
En una época de crisis económica, como la que actualmente atraviesa nuestro país, resulta conveniente recuperar las cantidades que se hayan pagado por errores administrativos, para ello es importante conocer el procedimiento a seguir ante el IMSS para obtener la devolución de cuotas pagadas sin justificación legal, y más cuando el Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF) prevé la posibilidad de obtenerlas en efectivo, y ya no sólo a través de la tradicional nota de crédito.
Concepto de devolución
De acuerdo con el Diccionario de la Real Academia Española, devolución es la restitución a los contribuyentes, por parte de la Hacienda Pública, de las cantidades indebidamente ingresadas.
Esto en el ámbito de seguridad social es regresar a los patrones y trabajadores las cuotas obrero-patronales realizadas en exceso, obligación prevista en el artículo 299 de la LSS.
Cuotas objeto de devolución
Según esta disposición, son objeto de devolución las cuotas relativas a los seguros de Enfermedades y Maternidad, Riesgos de Trabajo, Invalidez y Vida, Guarderías y Prestaciones Sociales, y Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez.
Sin embargo, el Instituto únicamente está obligado a restituir a los patrones las cuotas patronales pagadas en demasía, excepto cuando éstos absorben las cuotas obreras de sus trabajadores, supuesto donde se tiene que comprobar fehacientemente tal situación al Instituto, quedando a salvo los derechos de los trabajadores para cobrar la cuota obrera retenida en exceso (artículo 132 del RACERF).
De igual forma, conviene señalar que la devolución de las cuotas del Seguro de Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez, se debe realizar de acuerdo con el procedimiento establecido en la Circular Consar 20-3, publicada en el Diario Oficial de la Federación del 6 de febrero de 2001.
Trámite para obtener la devolución
Los patrones en un plazo de cinco años, contado a partir del día en que realizaron el entero respectivo, deberán solicitar en la Oficina de Emisión y Pago Oportuno de la Subdelegación correspondiente al domicilio de su registro patronal, la devolución de los pagos en exceso.
El personal del Instituto les proporcionarán el formato "Solicitud de devolución de cantidades enteradas sin justificación legal seguros IMSS", o "Solicitud de devolución de cantidades enteradas sin justificación legal seguro RCV", según corresponda y les señalará la documentación que deberán adjuntar.
Los solicitantes requisitarán por mes objeto de devolución una solicitud, y la presentarán en original y dos copias fotostáticas (cada tanto debe ostentar la firma autógrafa del patrón, o en su caso, del representante legal), adjuntando en original y copia fotostática la siguiente documentación, según sea la causa de la devolución:
SUPUESTO |
|||||
FECHAS DE MOVIMIENTOS |
|||||
| DOCUMENTACIÓN | AUSENTISMO E INCAPACIDADES | ALTA O REINGRESO | MODIFICACIÓN | BAJA NOTIFICADA POR EL IMSS | RESOLUCIÓN DEL IMSS |
| Nóminas del período correspondiente que respalden la solicitud | X | X | X | X | |
| Cédulas impresas de autodeterminación o de liquidación de cuotas pagadas, generadas por el SUA y comprobantes del pago efectuado, con protección de caja y sello de recibido por las entidades receptoras autorizadas por el Instituto | X | X | X | X | X |
| Movimientos afiliatorios recibidos por el IMSS | X | X | X | ||
| Certificados de incapacidad expedidos por los servicios médicos institucionales | X | ||||
| Oficios de certificación expedidos por unidades administrativas del Instituto | X | X | X | ||
| Dictamen o resolución de modificación a la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo o de rectificación de clase | X | ||||
| Tarjeta de Identificación Patronal (sólo original) | X | X | X | X | X |
| Acta constitutiva o poder notarial donde se acredite la personalidad del representante legal quien esté facultado para realizar trámites en entidades públicas, respecto de actos de administración y para pleitos y cobranzas a nombre del patrón, en caso de persona moral | X | X | X | X | X |
| Identificación oficial del patrón o del representante legal (licencia de manejo, cartilla del Servicio Nacional Militar, pasaporte, cédula profesional o credencial de elector) 1 | X | X | X | X | X |
| Carta poder para solicitar y recoger la devolución 1y2 | X | X | X | X | X |
NOTAS:
1 Documentos que adicionalmente las diversas Subdelegaciones del IMSS solicitan al momento de realizar el trámite, aun cuando no aparecen en el listado de documentación requerida en el trámite inscrito: en el Registro Federal de Trámites y Servicios (Tramitanet)
2 En la práctica, cuando el trámite es realizado por una persona diferente al patrón, persona física, o del representante legal, si se trata de una persona moral, las Subdelegaciones solicitan estos documentos, a fin de solventar el trámite
Entregada la documentación, el personal del Instituto hará el cotejo correspondiente, entregará a los interesados los documentos originales e integrará los expedientes.
Plazo para obtener la devolución
Integrado el expediente, el Instituto analizará y determinará la procedencia o improcedencia de la solicitud y está obligado a emitir la resolución correspondiente, si procede deberá restituir al patrón las cantidades pagadas sin justificación legal dentro de los 50 días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud correspondiente, vía nota de crédito.
Resulta importante comentar que aun cuando actualmente el artículo 131, segundo párrafo del RACERF, prevé la devolución mediante depósito en alguna cuenta bancaria del patrón solicitante, dentro de los 40 días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud, este supuesto por criterio interno del propio organismo, únicamente es aplicable en el caso de patrones dados de baja ante el IMSS, siempre y cuando no reporten adeudos a su cargo. Práctica que en nuestro criterio es ilegal, debido a que la disposición reglamentaria en comento no establece esta condición para este supuesto, por ser su aplicación de carácter general.
No obstante lo anterior, en la práctica los plazos de resolución varían de acuerdo con la carga de trabajo de cada Subdelegación y al tipo de cuotas objeto de devolución, pues en el caso de las cuotas correspondientes al Seguro de Retiro Cesantía en Edad Avanzada y Vejez, el Instituto es el encargado de turnar las solicitudes de devolución a las Empresas Operadoras de la Base de Datos Nacional SAR, a efecto de que procedan a:
- validar los datos recibidos e identifiquen si las cuotas objeto de devolución están siendo operadas por alguna Administradora de Fondos para el Retiro (Afore), o prestadora de servicios;
- solicitar a la Afore o prestadora de servicios correspondiente un informe sobre las cuotas cuyo trámite de devolución sea procedente;
- cotejar que la información proporcionada por las Afore o prestadoras de servicios respectivas corresponda a la del IMSS;
- integrar la información correspondiente, e
- informar al IMSS sobre las cuotas objeto de devolución.
Lo anterior, con el propósito de que las Afore afecten las cuentas individuales de aquellos trabajadores que tienen a su favor cuotas pagadas sin justificación legal y transfieran a la institución de crédito señalada por el mismo IMSS los recursos objeto de devolución.
En este caso, las cantidades correspondientes a las cuotas obreras pagadas por los trabajadores, se acreditarán en la subcuenta de aportaciones voluntarias de sus cuentas individuales, en las proporciones que se encuentren vigentes.
Al respecto, es preciso señalar que tanto los patrones como los trabajadores, no recibirán la totalidad del monto solicitado, en virtud de que estas cantidades han sido afectadas por las comisiones generadas por la administración de los recursos.
Conceptos incluidos en la devolución
El artículo 299 de la LSS señala expresamente que las cuotas enteradas sin justificación legal devueltas por el IMSS, en ningún caso causan intereses, lo cual implica que las cantidades devueltas por el Instituto sólo serán actualizadas desde el mes en que se enteraron hasta a aquél en que estén a disposición del patrón, entendiéndose este último, como el día en que el interesado es notificado de la procedencia de la devolución, o cuando el propio IMSS realiza el depósito en la cuenta bancaria señalada en la solicitud de devolución por el patrón, de conformidad con los artículos 9o de la LSS, 17-A y 22, séptimo párrafo del Código Fiscal de la Federación.
Resulta relevante enfatizar, que el Instituto está facultado para descontar de la cantidad a devolver, el costo de las prestaciones que hubiese otorgado a los trabajadores implicados en la devolución.
Consideraciones finales
- En materia de Seguro Social en ningún caso procede la compensación de cuotas enteradas sin justificación legal;
- el IMSS regresará a los patrones exclusivamente las cuotas patronales pagadas sin justificación legal, salvo en los casos en que éstos absorban las cuotas obreras de sus trabajadores y cuenten con medios fehacientes para comprobarlo;
- los patrones cuentan con cinco años para solicitar la devolución de las cuotas pagadas en exceso;
- el importe de las cuotas a devolver deberá estar actualizado;
- el Instituto sólo hace la devolución vía nota de crédito, excepto en el caso de patrones dados de baja, quiénes no deberán tener ningún adeudo a favor del mismo;
- el plazo máximo para obtener la devolución, vía nota de crédito, es de 50 días hábiles contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud, y
- las notas de crédito son un medio de pago de cuotas a cargo del patrón, (excepto las relativas al Seguro de Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez, así como sus accesorios legales), por ende únicamente serán recibidas por las Subdelegaciones del Instituto, siempre y cuando, sean aplicadas dentro de los cinco años siguientes a su expedición. Transcurrido este lapso, podrá solicitarse su monetización dentro de los tres meses siguientes, cuando no se tenga adeudos a cargo, y en caso de tenerlos, éstos serán descontados.
