Está por concluir el 2020 y las empresas tendrán que hacer un balance de sus operaciones de comercio exterior, por ello el CP y Mtro. Jorge Alberto Moreno Castellanos, Especialista en Gestión de Riesgos Aduaneros y Auditor de la Certificación OEA presenta diversos tópicos a observar, y que permitirán a los importadores y exportadores revisar sus expedientes en esta materia, y de detectar irregularidades o errores, corregirlas antes de que la autoridad lo descubra.
Antecedentes
El departamento de comercio exterior y aduanas en la mayoría de las empresas depende de un área de operaciones, en algunos otros casos del área de contabilidad o legal. Sin embargo, dicho departamento de comercio exterior y aduanas es un área estratégica en las empresas. Por lo que debería de encontrarse al mismo nivel gerencial o directivo que cualquier otra área.
Fuente: Cuadro elaborado por el CP y Mtro. Jorge Alberto Moreno Castellanos
Por otro lado, las importaciones y exportaciones tienen repercusiones en los registros contables y en los aspectos fiscales de cualquier empresa. Tal es el caso, por ejemplo, del pedimento, el que más que considerarse un documento administrativo es una autodeclaración fiscal, por los elementos de la fracción arancelaria, el valor en aduana de las mercancías y el pago de contribuciones. Lo anterior, aunado a la deducibilidad de la compra de importación con el pedimento, del acreditamiento del IVA, y del registro contable de la entrada o salida del inventario de mercancías dependiendo de si se trata de una importación o exportación; más el cargo a la cuenta de gastos por los servicios del agente aduanal, entre otros.
En este sentido, en las empresas existe la práctica de realizar un cierre contable y fiscal de un ejercicio, pero ¿qué podemos decir de las operaciones en materia aduanera y de comercio exterior?... en muchas empresas, no existe la práctica de llevar a cabo un cierre del ejercicio de las importaciones y exportaciones.
Definición del cierre
Entonces, ¿qué debemos entender por cierre del ejercicio en materia aduanera y de comercio exterior? Partimos de un ejercicio de cualquier empresa cuyo alcance son las operaciones de importación y exportación de mercancías, del 1o. de enero al 31 de diciembre de un año, cuyo cierre se debe realizar de manera paralela con el cierre contable y fiscal, del 1o. de enero al 31 de marzo del siguiente año con la presentación de la declaración anual de impuestos.
Proceso de cierre
En todas las empresas que cuenten con un padrón de importadores activo, primero tendríamos un cierre contable, posteriormente un cierre de las operaciones de comercio exterior y aduanas, y finalmente, un cierre fiscal. Es por ello, que los resultados del cierre en materia aduanera y de las operaciones de importación y exportación, se reflejan finalmente en el Balance General de la empresa, los Estados de Resultados y en la Declaración Anual.
Integración del cierre
Podemos sugerir cómo integrar el citado cierre, agrupando la información en tres bloques, considerando principalmente los siguientes aspectos.
Rubros
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Acciones a considerar
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Administrativo
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Aduaneros y Comercio Exterior
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Contables - fiscal
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Contables - fiscal
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Es importante aclarar que, respecto al bloque relacionado con la información contable y fiscal, solo se requiere contar con la evidencia documental que compruebe su cumplimiento.
Por lo que, el área o departamento de comercio exterior y aduanas al ser un área estratégica toma un papel integrador y de permanente enlace de comunicación con el resto de las áreas de la empresa.
Beneficios de llevar a cabo un cierre
Entre las ventajas de implementar como una buena práctica un cierre del ejercicio en materia aduanera y de comercio exterior, podemos señalar:
- conocer el desempeño del área de comercio exterior y aduanas
- generar información e indicadores para la verificación de los resultados, para la toma de decisiones
- planear las operaciones, minimizar sus variaciones y establecer aquellos planes de remediación
- evaluar el Compliance Aduanero, y
- fortalecer el control interno de las operaciones de comercio exterior e identificar sus riesgos
Lo más importante, es que permite realizar una conciliación y cruce de la información aduanera y de las operaciones de comercio exterior, con los registros contables y fiscales de la empresa, para identificar desviaciones y posibles riesgos de contagio.
Riesgos identificados durante el cierre
Algunos de los riesgos más comunes identificados al momento de realizar el citado cierre son:
- volúmenes y montos incorrectos de mercancías
- debilidad en los controles, registros y operaciones contables y fiscales que pueden repercutir en la suspensión o cancelación del:
- padrón de importadores
- certificación IVA e IEPS
- certificación como Operador Económico Confiable, o
- autorización del programa IMMEX
- errores en los registros contables y fiscales de las operaciones de comercio exterior
- ausencia de conciliación de las operaciones de importación y exportación con la contabilidad aduanera y la información fiscal de la empresa
- falta de evidencia documental que sustente una operación de comercio exterior, y
- faltantes de inventarios de mercancías de comercio exterior
Recomendaciones
Algunas de las principales acciones para realizar un cierre del ejercicio en materia aduanera y de comercio exterior son:
PERIODICIDAD
Establecer una fecha específica para poder comparar ejercicios. Se sugiere considerar el 30 de septiembre, para contar con los tres últimos meses del año, para realizar los ajustes, conciliaciones y correcciones que sean necesarios en las operaciones de comercio exterior. En algunos casos, se puede realizar un pre cierre durante el primer semestre del ejercicio, como un mecanismo de análisis para la identificación de tendencias de la operación de la empresa.
CHECK LIST
Principalmente se recomienda considerar: las tareas a revisar, las áreas con las cuales se intercambiará información y su responsable, la información a solicitar de otras áreas, de la documentación de la cual se requiere su evidencia, de los registros, de los tiempos de respuesta en que se requiere la información y su frecuencia.
INVENTARIO FÍSICO
Puede ser de una muestra de las existencias de mercancías de comercio exterior en comparación con los registros contables, la información fiscal, la información en sistemas y la evidencia documental a través de los pedimentos. Lo que permitirá, por ejemplo, identificar los faltantes y disminuir su impacto para efectos de la LIVA y de LISR. Lo anterior, ya que recordemos que para efectos de la LIVA (art. 8) un faltante de bienes se considera como enajenación; así mismo el CFF (art. 59, fracc. V) establece que las diferencias entre los activos registrados en la contabilidad y las existencias reales corresponden a ingresos, por los que se deben pagar contribuciones.
Conclusiones
Definitivamente el cierre del ejercicio en materia aduanera y de comercio exterior requiere de realizar un esfuerzo adicional, sin embargo, es un mecanismo por excelencia de anticipación; pero sobre todo de prevención de riesgos.
Planear un cierre aduanero y de comercio exterior fortalece la integración y el intercambio de información con las áreas contables, fiscales, financieras y administrativas de toda la empresa, logrando como resultado el posicionamiento estratégico del área.
Por lo que se recomienda ampliamente su implementación y desarrollo como parte de las tareas trascendentales del departamento de importación y exportación de mercancías.
*Nota del editor: Las opiniones vertidas por los especialistas no necesariamente reflejan la ideología de la publicación
