Contrato con el agente o agencia aduanal

El agente aduanal y la agencia aduanal son figuras jurídicas clave para el despacho aduanero de las mercancías de comercio exterior –sin olvidar la labor que realizan los apoderados aduanales y representantes legales autorizados por el SAT– y existen diversos elementos que deben considerar aquellos contribuyentes (importadores y exportadores) que guardan una relación contractual con estas personas, relacionada con la prestación de tales servicios, y que van más allá de un encargo conferido en el SAT para que puedan realizar sus operaciones ante las autoridades aduaneras.

Por esto el C.P. y Mtro. Jorge Alberto Moreno Castellanos, Especialista en Gestión de Riesgos Aduaneros y Auditor de la Certificación OEA, así como Coordinador Académico del libro Gestión de Riesgos Aduaneros. Resiliencia del Comercio Exterior, comparte con IDC Asesor Fiscal, Jurídico y Laboral un análisis sobre las implicaciones para las empresas importadoras y exportadoras, de contar o no, con un contrato de prestación de servicios profesionales con un agente o agencia aduanal, como un mecanismo para blindar las operaciones de comercio exterior.

Antecedentes

Los agentes aduanales y las agencias aduanales son representantes legales de los importadores y de los exportadores en las actuaciones que derivan del despacho aduanero de las mercancías, conforme el artículo 41 de la Ley Aduanera (LA). Lo anterior, los posiciona como elementos estratégicos en la cadena logística internacional de las mercancías.

Esta relación opera mediante la obligación de entregar al SAT, el documento que comprueba el encargo conferido¹ para efectos del artículo 59, fracción III y las reglas 1.2.6. y 1.2.7. de las Reglas Generales de Comercio Exterior (RGCE) 2023.

Cabe señalar que dicho encargo conferido puede ser expedido por una operación, varias operaciones o un período determinado.

En este sentido, el agente y la agencia aduanal tienen la obligación de cumplir tal encargo, por lo tanto no pueden transferir ni endosar documentos que estén a su favor o a su nombre, sin la autorización expresa y por escrito de quien lo otorgó. Esto conforme a los artículos 162, fracción IV y 167-F, fracción VIII.

Es de suma importancia que, en la relación de los importadores y exportadores con el agente o agencia aduanal, exista también el cumplimiento de las formalidades que exige un contrato² de prestación de servicios que mitigue algunos de los riesgos que se pueden materializar durante y después del despacho aduanero de mercancías.

Estructura de un contrato

Para estos efectos, una propuesta de estructura de un contrato con una agencia o agente aduanal puede considerar lo siguiente: 

• declaraciones:
  • del agente o agencia aduanal; y del cliente (importador/exportador), y
  • de ambas partes (en especial, respecto a que no existe error, dolo, lesión, mala fe o intimidación que afecte el contrato; incluso que los recursos con que son adquiridos los bienes y el dinero que se transfiere por concepto de impuestos, honorarios y demás por las operaciones de comercio exterior encomendadas, no son de procedencia ilícita)
• cláusulas
• objeto del contrato
• obligaciones del:
  • cliente: entrega de documentación; pago de honorarios y gastos; y aseguramiento de la mercancía
  • prestador de servicios: previo; robo, pérdida, daño o extravío de mercancías; archivo electrónico de comercio exterior; calidad del servicio de despacho y post despacho; capacitación especializada; información al cliente, comunicación e intercambio de documentación; trámites; asesoría; revisión de la documentación, y
  • notificación del proceso del despacho
• penalizaciones
• vigencia del contrato
• causales de terminación del contrato, y
• anexos al contrato

Diagnóstico

Mediante un convenio de obligaciones y derechos es que se salvaguarda las operaciones de importación y exportación de mercancías. Por lo que, se pueden presentar las siguientes situaciones en las empresas importadoras y exportadoras con el contrato de prestación de servicios con el agente o agencia aduanal, que:

• no exista un contrato formalizado por la empresa
• la empresa cuente con un contrato vencido
• exista un contrato:
  • con omisión de cláusulas o que se encuentren desactualizadas
  • que considere las mejores condiciones para la operación de la empresa
• haya errores, mala redacción o vicios en su contenido
• el contrato:
  • no sustente la temporalidad del servicio
  • sea por tiempo indefinido
• la empresa tenga un contrato de prestación de servicios que no considere las mejores condiciones para su operación
• no sea acorde a las expectativas del cliente

Impactos durante y después del despacho

Por otro lado, el que se materialice el riesgo de que la empresa tenga un contrato de prestación de servicios, representa entre otros impactos, los siguientes:

• durante el despacho, entre otros, que el agente o agencia aduanal:
  • no se responsabilice por la inexacta clasificación arancelaria de las mercancías, lo que puede repercutir, por ejemplo, en el incumplimiento de regulaciones y restricciones no arancelarias
  • no comunique a la empresa, cuando la autoridad aduanera realice la toma de muestras de sus mercancías
  • no se haga responsable ante el daño, extravío, robo, pérdida total o parcial de las mercancías, o
  • no asuma la responsabilidad de las multas por presentación extemporánea de documentos, en su caso
• después del despacho, entre otros, que:
  • la empresa:
  • no cuente con la opinión del cumplimiento de obligaciones fiscales actualizada del agente o agencia aduanal
  • desconozca que la autoridad se encuentra ejerciendo sus facultades de comprobación (auditoría) al agente o agencia aduanal
• el agente o agencia aduanal:
  • haga uso de la marca o nombre comercial de la empresa, con fines publicitarios, sin su consentimiento
  • no se haga responsable de las rectificaciones del pedimento, cuando se originen por la impericia o negligencia de su personal, así como, en su caso de cubrir cualquier costo, multas, o pago de omisión de contribuciones que deriven de las mismas
  • no pretendan indemnizar a la empresa por los daños y perjuicios que se ocasionen por el incumplimiento en los servicios proporcionados y que originen paros de producción y afectación de obligaciones
• que el archivo electrónico de comercio exterior de la empresa, entre otros:
  • se encuentre incompleto o dañado
  • no corresponda la documentación soporte de la operación
  • no se pueda consultar
  • sea incorrecto o con errores
  • no corresponda la documentación e información al RFC de la misma
  • respecto a la información, se pierda; no se comparta o se haga a destiempo, o
  • no tenga todos los expedientes de las operaciones de importación y exportación de mercancías; o las medidas de ciberseguridad ante el robo, sustracción, secuestro, plagio, daño o pérdida de la información

Beneficios

Existen diversas ventajas de contar con un contrato de prestación de servicios con un agente o agencia aduanal, como las siguientes, se:

• protege el RFC de la empresa de su uso no autorizado en operaciones de comercio exterior
• genera el compromiso de que el padrón de importadores solo puede ser utilizado conforme la legislación aduanera y con autorización de la empresa
• promueve que se mitiguen las posibles desviaciones entre la información del Data Stage y la información con que cuenta la empresa en su archivo electrónico de comercio exterior
• fortalece la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información de las importaciones y exportaciones de la empresa
• clasifica como información confidencial la información de la empresa
• establece claramente las obligaciones y derechos de ambas partes; así como los reportes y métricas del servicio esperado
• acuerda la fecha de pago y número de cuenta bancaria; monto para pago a terceros, financiamiento de operaciones, además las cuotas, montos y precios por pagar con anticipación por la prestación de servicios
• puede definir cláusulas que impongan penas por negligencia, error, omisión, comisión, imprecisiones para el agente o agencia aduanal; conforme a lo dispuesto en el artículo 1840 del Código Civil Federal
• establece la obligación de notificar de manera inmediata cualquier retraso en la liberación de embarques, y
• clarifica los servicios del agente o agencia aduanal, además de los relacionados directamente con el despacho, también puede incluir otros adicionales, como trámites, gestiones, personal in-house, capacitación y defensa

Recomendaciones

Por otro lado, como mecanismo de control preventivo se recomienda considerar los siguientes temas en el contenido del clausulado del contrato con el agente o agencia aduanal:

• acordar las medidas para el correcto manejo e inspección de las mercancías
• realizar el reconocimiento previo de la mercancía, antes de iniciar cualquier trámite ante las autoridades aduaneras y notificar el resultado de este (señalar medio, plazo y evidencias)
• establecer KPI´s³ de la prestación de servicios
• desarrollar un programa de reuniones periódicas de seguimientos y establecimiento de objetivos comunes, para la presentación de reportes, la determinación de estrategias para la reducción de costos, la agilización del despacho y la simplificación de la operación
• compartir el plan de continuidad de operaciones del agente o agencia aduanal
• conocer las medidas de ciberseguridad del prevalidador del agente o agencia aduanal
• que el agente o agencia aduanal:
  • cuente con un lugar alterno para el resguardo de información de todas las operaciones de importación y exportación, y
  • ofrezca un sistema de información de consulta o portal web de los pedimentos, documentos anexos y cuentas de gastos, como parte de sus servicios
• solicitar evidencia del registro de cuentas bancarias para efectuar pagos de operaciones de comercio exterior (regla 1.6.3., RGCE 2023)
• evitar las estimaciones de pago por los servicios solicitados
• proceder con el pago del pedimento, una vez que se tenga la autorización de la empresa
• rechazar cualquier acto de transacción o gratificación que sea solicitado por personal de la autoridad
• establecer la obligación de notificar de forma inmediata (señalar plazo) de cualquier procedimiento por parte de las autoridades aduaneras
• convenir la indemnización de los daños y perjuicios ocasionados por el incumplimiento de los servicios
• compartir diariamente un resumen vía correo electrónico sobre las actualizaciones en el marco normativo de comercio exterior y aduanas (boletines, comunicados, DOF, etc.), que tengan relación directa con la operación y las mercancías de la empresa
• definir tiempos óptimos de despacho por tipo de tráfico (marítimo, aéreo, terrestre carretero, ferroviario)
• incluir un clausulado que establezca los motivos para la terminación de la relación contractual
• considerar mecanismos de calidad y seguridad en los procesos de la operación de despacho y post despacho

Así mismo, como empresa de comercio exterior se debe tomar en cuenta la vigencia del encargo conferido en comparación con la duración del contrato de prestación de servicios del agente o agencia aduanal.

Conclusiones

Los cimientos de una relación bidireccional de colaboración duradera entre el importador y exportador con el agente o agencia aduanal, más allá de las tarifas y montos de contraprestación; así como de sus servicios durante y después del despacho aduanero de las mercancías, se deben fundamentar principalmente en la confianza en sus procesos; los cuales se reflejan en blanco y negro en el contenido del contrato que permitan celebrar.

Una relación de trabajo profesional con el agente o agencia aduanal es un elemento que favorece el cumplimiento de la legislación en materia de comercio exterior y aduanas de las operaciones de importación y exportación de mercancías, y que propicia la mitigación de riesgos aduaneros.

Es por esta razón que se recomienda ampliamente contar con un contrato de prestación de servicios y revisar continuamente su clausulado para evitar inconformidades, desviaciones e impactos que afecten la operación.

 

*Nota del editor: Las opiniones vertidas por los especialistas no necesariamente reflejan la ideología de la publicación