Si bien el notario emite estos instrumentos, cada uno de ellos tiene una finalidad muy específica
Con la finalidad de orientar a los empresarios en general sobre la solicitud de los documentos notariales, en los cuales se encuentren consignados los diversos actos relacionados con su negocio, y sobre los que el notario público deba otorgar fe pública, a continuación se dan las principales características y objetivo de cada uno de ellos.
Escritura pública
Se entiende por escritura pública el original asentado por el notario en folios, para hacer constar uno o más actos jurídicos el cual una vez firmado por los comparecientes el fedatario autoriza con su sello y firma (art. 100, Ley del Notariado para el Distrito Federal (LNDF)).
Acta notarial
De acuerdo con el artículo 125 de la LNDF, es el instrumento público original en donde el notario, a solicitud del interesado, relaciona para hacer constar bajo su fe, uno o varios hechos presenciados por él o que le consten, y asienta en los folios del protocolo a su cargo con la autorización de su firma y sello; los actos pueden ser:
- notificaciones, interpelaciones, requerimientos, protestos y entrega de documentos y otras diligencias en las que el notario intervenga conforme a las leyes
- existencia, identidad, capacidad legal, reconocimiento y puesta de firmas en documentos de personas identificadas por el fedatario
- hechos materiales
- existencia de planos, fotografías y otros documentos
- protocolización de documentos
- declaraciones de una o más personas sobre hechos que les consten, sean propios o de quien solicite la diligencia, y
- toda clase de hechos positivos o negativos, estados y situaciones, sean lícitos o no, que guarden las personas y las cosas que puedan ser apreciados objetivamente y relacionados por el notario
Testimonio notarial
Este instrumento es la copia en la que se transcribe íntegramente una escritura o un acta, o se incluyen reproducidos, los documentos anexos que cobran en el apéndice, con excepción de los ya insertados en el instrumento y que por la fe del notario y la matricidad de su protocolo tiene el valor de instrumento público (art. 143, LNDF).
Copia certificada
De conformidad con el artículo 154 de la LNDF es la reproducción total o parcial de una escritura o acta, así como de sus respectivos documentos del apéndice, o solo de estos o de alguno o de algunos de ellos, y se expedirán por el notario solo para:
- acompañar declaraciones, manifestaciones o avisos de carácter administrativo o fiscal, si las leyes o reglamentos aplicables disponen que con ellos se exhiban copias certificadas o autorizadas; así como para obtener la inscripción de escrituras en los Registros Públicos, o en cualquier otro caso en donde su presentación sea obligatoria
- acompañar informes solicitados por autoridad legalmente facultada para requerirlos, con relación a alguna escritura o acta
- remitirlas a las autoridades judiciales, ministeriales o fiscales cuando se ordene dicha expedición, y
- entregar al otorgante que las solicite
