Valorar la situación económica de una empresa permite medir los resultados de su operación, analizar el desempeño de varias áreas, así como detectar las principales problemáticas que existen en torno a su directriz. Para ello, es necesario que los socios se reúnan en asamblea y revisen los estados financieros y los informes del administrador y los órganos de vigilancia.
La forma de hacer estas evaluaciones varía de acuerdo con la naturaleza de cada ente; sin embargo, todas deben cumplir con ciertas reglas previstas en la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM). Por ese motivo, a continuación se responden diversos cuestionamientos que en la práctica ocurren en relación con este tema.
Generalidades
¿Quiénes están obligados a celebrar esta asamblea?
De acuerdo con el artículo 19 de la LGSM todas aquellas sociedades mercantiles que deseen repartir utilidades deben aprobar en asamblea de socios o accionistas los estados financieros que las arrojen.
Tratándose de sociedades civiles, al no existir una norma que los sujete a su realización, dependerá de lo establecido en los estatutos de la persona moral.
¿Qué asuntos se tratan?
- discusión, aprobación o modificación del informe de los administradores a que se refiere el artículo 172 de la LGSM, tomando en cuenta los estados financieros del ejercicio social y el informe que rinda el comisario, y
- nombramiento del administrador o consejo de administración y comisario (art. 181, LGSM)
¿Qué tipo de asamblea debe realizarse?
Para la aprobación de la información financiera basta con que sea una asamblea ordinaria; si además se discuten otros asuntos que requieran la celebración de una extraordinaria; por ejemplo, un aumento de capital fijo, la asamblea es mixta (arts. 181 y 182, LGSM).
¿En qué fecha debe efectuarse?
Dentro de los primeros cuatro meses al cierre del ejercicio social cuando sean sociedades anónimas (SA); en la sociedad de responsabilidad limitada (SRL) la cuenta de administración se rinde semestralmente, salvo que los estatutos dispongan algo distinto, y para otras organizaciones en la época que fije el contrato social (arts. 43, 80, 86 y 181, LGSM).
Convocatorias
¿Quién debe citar a los socios a la asamblea?
En una SA o una sociedad por acciones simplificada (SAS), corresponde al administrador expedir la convocatoria de las reuniones de los accionistas y en su defecto, está a cargo del comisario (art. 183, LGSM).
Para la SRL son convocadas por los gerentes; si no lo hacen, por el órgano de vigilancia y ante su negativa, por aquellos que representen más de la tercera parte del capital (art. 81, LGSM).
¿Debe publicarse?
Por ley solo la SA tiene que publicitar sus convocatorias para que surta efecto la citación. El trámite debe realizarse ante la Secretaría de Economía (SE) en el Sistema Electrónico de Publicaciones de Sociedades Mercantiles —PSM— (art. 186, LGSM).
A la fecha hay varias compañías que en sus estatutos todavía manejan como medio de difusión a la gaceta o el periódico oficial; de encontrarse en este supuesto, la convocatoria se tiene que divulgar por ambas vías, o la asamblea será nula por no cumplir con las formalidades requeridas.
En la SRL se hace a través de cartas certificadas dirigidas a cada miembro con acuse de recibo; en las demás, el procedimiento se sujeta a su contrato social (art. 81, LGSM).
¿Con qué plazo se publica?
Todo dependerá del tipo de entidad de que se trate, como se muestra enseguida:
- SA: 15 días previos a la reunión (art. 186, LGSM)
- SAS: con una antelación de cinco días hábiles (art. 268, LGSM), y
- SRL: ocho días de anticipación (art. 81, LGSM)
Salvo el caso de la SAS, la LGSM no señala expresamente si se trata de días hábiles o naturales. Al respecto, se considera que deben ser días naturales porque el precepto 84 del Código de Comercio (CCom), indica que en los contratos mercantiles no se reconocen términos de gracia o cortesía, y en todos los cómputos se entienden días de 24 horas, meses según estén destinados en el calendario gregoriano y años de 365 días.
A pesar de que el numeral citado hace referencia a los contratos, el criterio denominado: ASAMBLEAS DE ACCIONISTAS DE SOCIEDADES ANÓNIMAS, CONVOCATORIA PARA LAS. CÓMPUTO DEL PLAZO QUE DEBE MEDIAR ENTRE UNA Y OTRA. SE RIGE POR DISPOSICIONES DE DERECHO SUSTANTIVO, visible en el Semanario Judicial de la Federación, Novena Época, Materia: Civil, Tomo IV, p.367, Tesis: I.5o.C.54 C, Tesis Aislada, Registro: 199855, diciembre de 1996, permite que estas reglas sean aplicables a la LGSM.
Por último, es importante resaltar que en el plazo que media entre la invitación y la reunión no debe computarse el día de la publicación de la convocatoria ni el de la celebración de la asamblea.
¿Qué requisitos debe cumplir?
Aunque el ordenamiento 187 de la LGSM únicamente exige que contenga el orden del día y la firma de quien la realice, es esencial que además se indiquen los siguientes datos:
- denominación o razón social
- hora, fecha y lugar de celebración
- quién convoca a asamblea
- naturaleza de la reunión (ordinaria, extraordinaria o mixta)
- orden del día, y
- aviso de la disposición del informe anual en el domicilio social
En el presente apartado se muestra un ejemplo de cómo realizar una convocatoria de una asamblea anual.
¿Cuál es el orden del día para estas asambleas?
De una interpretación de los preceptos 19, 20 y 181 de la LGSM, se deduce que los asuntos a tratar son los siguientes:
- discusión, aprobación o modificación del informe de los administradores y comisarios
- fondo de reserva legal (en su caso)
- distribución de las ganancias o pérdidas
- revocación y nombramiento de administradores, y
- en el caso de empresas que dictaminan estados financieros, dar a conocer el informe sobre el cumplimiento de obligaciones fiscales (art. 76, fracc. XIX, LISR)
¿Qué sucede si por cualquier motivo no se puede llevar a cabo la reunión?
Se hace una segunda convocatoria asentando este hecho, la cual debe cumplir con todas las formalidades anteriormente señaladas (art. 191, LGSM).
¿Existe alguna responsabilidad para los administradores que se nieguen a convocar la asamblea?
Sí por la negativa de los administradores, los accionistas que representen el 25 % del capital, pueden ejercitar la acción de responsabilidad civil en su contra, siempre que en juicio acrediten que:
- que la demanda comprenda el monto total de las responsabilidades a favor de la organización y no únicamente el interés personal de los accionistas afectados (art. 163, LGSM), y
- no aprobaron la resolución de la asamblea que determinó no proceder
¿Es válida una asamblea sin convocatoria?
Sí, en la SA una asamblea será válida aun sin convocatoria siempre que en el momento de la votación esté representada la totalidad de las acciones (art. 188, LGSM).
Esto en la práctica resulta útil cuando previamente a la celebración de la junta se tiene plena certeza de que concurrirán todos los socios; en caso contrario, genera retrasos innecesarios.
Celebración
¿Dónde debe efectuarse?
Acerca de este requisito, se tiene la idea de que las asambleas deben celebrarse en el domicilio fiscal, pero esto es incorrecto, ya que el lugar exigido para tal efecto es el domicilio social, entendido como la ciudad, el partido judicial, o la entidad en que radica la empresa y que se señala en los estatutos, tal y como se indica en la tesis denominada: DOMICILIO DE LAS PERSONAS MORALES. NO DEBE CONFUNDIRSE CON LAS OFICINAS SOCIALES, consultable en el Semanario Judicial de la Federación, Sexta Época, Materia: Civil, Tomo IV, p. 128, Tesis: 198, Tesis Aislada, Registro: 913806 enero de 1996.
Así, si en la práctica las asambleas se reúnen en el domicilio fiscal, no significa que si se llevan a cabo en cualquier otra parte sean nulas, siempre que estén dentro de la localidad designada en los estatutos (arts. 80 y 179, LGSM).
¿Qué quórum requiere la asamblea para ser legítima?
Para que se consideren legalmente reunida debe acudir por lo menos, la mitad del capital social, y las resoluciones solo serán válidas cuando se tomen por mayoría de los votos presentes.
Si no se celebra el día señalado, tal y como antes se refirió, se hace una segunda convocatoria y los asuntos se resuelven por los accionistas presentes. (arts. 189 y 191, LGSM).
Este escrutinio se comprueba a través de una lista de asistencia que se anexa al acta correspondiente.
¿Quién preside las asamblea?
Será dirigida por el administrador único, el consejo de administración o por quien designen los socios presentes, salvo que en los estatutos se indique algo diferente (art. 193, LGSM).
¿Los socios pueden acudir a través de un apoderado?
Sí, los accionistas pueden ser representados por terceras personas sin importar que no sean parte de la corporación, siempre que no sean los administradores o comisarios y que su nombramiento se confiera en la forma que estipule en contrato social, o a falta de esta, por escrito (art. 192, LGSM).
¿Se pueden revisar los estados financieros previo a la celebración de la asamblea?
Es un derecho de los accionistas; por tanto, la entidad tiene que poner a su disposición una copia de la información financiera y los informes del administrador y comisario en las oficinas de la sociedad durante todo el lapso de tiempo que transcurra entre la publicación de la convocatoria y la celebración de asamblea.
Cuando los socios no se encuentren suficientemente informados para emitir un juicio, aquellos que representen el 25 % del capital pueden solicitar el aplazamiento de la reunión para que se reanude dentro de los tres días siguientes, sin necesidad de publicar otra convocatoria (arts. 173, 186 y 199, LGSM).
¿Cómo debe integrarse la información financiera?
Los estados financieros deben contener los siguientes documentos (arts. 166, fracc. IV y 172, LGSM):
- informes de los administradores sobre:
- la marcha, las políticas seguidas y los principales proyectos existentes, y
- los criterios y políticas contables de información seguidos en la preparación de la información financiera
- estados que permitan visualizar:
- resultados, la situación financiera y sus variaciones, y
- cambios en las partidas que integran el patrimonio social
- notas complementarias, e
- informe del comisario, donde emita su punto de vista acerca de los siguientes puntos:
- idoneidad y suficiente de políticas y criterios contables de información seguidos en la preparación de los estados
- consistencia en la aplicación de dichos criterios por parte de los administradores, y
- si la información presentada por los administradores refleja en forma veraz y suficiente la situación financiera y resultados de la compañía
¿El socio-administrador puede aprobar los estados financieros?
No, los administradores no pueden votar en las deliberaciones relativas a la autorización de sus informes; de no atenderse esta prohibición la resolución es nula cuando sin el voto de dicho funcionario no se logre la mayoría requerida para tal efecto (art. 197, LGSM).
¿El acta debe ser protocolizada?
No, al tratarse de una asamblea ordinaria solo deben ser firmadas por el comisario, el presidente y el secretario de actas respectivos y ser asentadas en el libro de actas de asamblea de la sociedad, adjuntado los documentos que justifiquen las convocatorias correspondientes (arts. 181 y 194, LGSM).
Sin embargo, hay que recordar que este documento es de carácter privado y carece de fecha cierta, no teniendo eficacia probatoria frente a terceros, porque para ello se requiere que sean protocolizadas ante notario o corredor público, como lo indican los criterios titulados: ACTAS DE ASAMBLEA DE SOCIEDAD MERCANTIL CERTEZA DE SU FECHA, visible en el Semanario Judicial de la Federación, Novena Época, Materias: Administrativa y Civil, Tomo XVI, p.1321, Tesis: XIV.2o.65 A, Tesis Aislada, Registro: 18608, septiembre de 2002; y ACTAS DE ASAMBLEA DE SOCIEDAD MERCANTIL, PRODUCEN CONVICCIÓN Y EFICACIA PROBATORIA FRENTE A LA AUTORIDAD HACENDARIA A PARTIR DE LA FECHA EN QUE SE PROTOCOLIZA, disponible en el Semanario Judicial de la Federación, Novena Época, Materias: Administrativa y Civil, Tomo XVI, p. 1234, Tesis: XIV.2o.64 A, Tesis Aislada, Registro: 186696, julio de 2002.
En conclusión, aunque la LGSM no exija su protocolización, es necesario que se formalice para que pueda ser oponible ante las autoridades u otros sujetos extraños a la entidad.
¿Se debe reportar la información financiera ante la SE?
En la SA debe publicitarse dicha información en el PSM si así lo solicitan los accionistas después de aprobado el informe; en una SAS si es obligatorio, de lo contrario la SE puede dictar la disolución de la organización (arts. 177 y 272, LGSM).
¿Cómo hay que proceder si no se han aprobado los estados financieros de varios años?
Cuando no se celebre ninguna asamblea durante dos ejercicios, o bien, estas no se ocupen de la información financiera, el titular de una acción puede solicitar al administrador o comisario que haga la convocatoria, y si se negaren los demandará mediante el procedimiento de incidentes en los juicios mercantiles establecido en el CCom, para que un juez ordene la citación de la asamblea (art. 185, LGSM).
Si algún miembro no está conforme con la aprobación de los estados financieros, ¿qué puede hacer?
Los afectados con la toma de decisiones en la asamblea pueden impugnar las resoluciones por oposición judicial, siempre que representen el 25 % del capital y reúnan los siguientes requisitos:
- la demanda se presente dentro de los 15 días siguientes a la fecha de clausura de la asamblea
- los reclamantes no concurran a la asamblea o voten en contra, y
- se señale la cláusula del contrato social o el precepto legal infringido, así como el concepto de violación
Comentario final
Aunque la LGSM no obliga a todas las empresas a revisar su situación financiera, se recomienda que esta tarea se realice cada año, porque de ahí dependen gran parte de las decisiones que determinarán su rumbo.
