Contrato de oficina virtual

Los avances tecnológicos, la globalización y los fenómenos sociales han provocado que los sujetos encuentren formas atípicas de regular sus relaciones jurídicas que resultan
desconocidas para la ley. Un ejemplo de ello es la oficina virtual, una figura que ha replanteado el esquema tradicional de lo que significa un espacio de trabajo u oficina, sobre todo en el último año dentro del contexto de la pandemia, porque permite a las empresas efectuar sus actividades sin estar atados a una ubicación física permanente, ni atender los servicios de oficina del día a día (recepción, correos, mensajería, llamadas etc.,), pero ¿cómo funciona este contrato? A continuación se presentan sus características, similitudes y diferencias con otras figuras, los elementos a considerar en su elaboración, así como un ejemplo práctico.

¿Cómo funciona?

A través de un contrato de oficina virtual una persona permite que otra, a cambio de una contraprestación, utilice salas de conferencias, oficinas privadas amuebladas o un escritorio en espacios de trabajo compartidos, a la vez que le presta una combinación de servicios de apoyo administrativo físicos y digitales, tales como loHos siguientes:

Similitud  y diferencias con otros contratos

Arrendamiento

De conformidad con el artículo 2398 del Código Civil Federal (CCF) hay arrendamiento cuando las dos partes contratantes se obligan recíprocamente, una, a conceder el uso o goce temporal de una cosa, y la otra, a pagar por ese uso  o goce un precio cierto.

Si bien a través de un contrato de oficina virtual se otorga un espacio físico, en realidad no supone únicamente el uso y goce del inmueble, porque se complementa con la prestación de distintos servicios que no se contemplan dentro de la figura de arrendamiento.

Además no es exclusivo de una sola cosa, pues a menudo, la oficina virtual genera una membresía que da acceso a todos los espacios de trabajo en distintos inmuebles.

Tampoco se somete a una temporalidad mínima o máxima como en los arrendamientos, que no puede exceder de 20 años para fincas destinadas al comercio o a la industria.

Otras diferencias notables entre estas instituciones son: 

• se puede mudar la forma de la cosa (espacio de oficina) 

• los dueños pueden estorbar el uso de las instalaciones, pues a menudo se llevan a cabo actos de limpieza
  o inspección

• el precio como contraprestación debe ser cierto y en dinero, no puede pagarse en frutos

• el cliente no tiene el derecho de preferencia para adquirir su espacio de trabajo, incluso si se encuentra al corriente de sus pagos

• el cliente no puede hacer mejoras en los espacios; y en caso de necesitar remodelaciones corren a su cargo previa autorización del proveedor

• el contrato no se debe registrar ante las autoridades

• no procede el subarriendo del espacio de oficina virtual destinado, por lo que el cliente no puede ceder en todo, ni en parte, los derechos derivados del contrato, y

• los muebles no pueden rentarse con separación del espacio físico

Se destaca que de la revisión de diversos contratos de oficina virtual, se ha advertido que se emplea la figura de tácita reconducción para que al vencimiento del convenio, la relación continúe por tiempo indeterminado, siempre que se continúen haciendo los pagos respectivos, o hasta en tanto una de las partes notifique su deseo de terminarla. En otros casos, se opta por la renovación automática por periodos de tiempo iguales a los contratados en un principio.

Hospedaje

Algunos proveedores de oficinas virtuales señalan en los contratos que el servicio de uso de las oficinas se asimila al contrato de hospedaje; ello con la finalidad de no perder la posesión y control de su inmueble; sin embargo, se estima que es incorrecto.

En primer término porque este contrato está dirigido a establecimientos de servicios de alojamiento y alimentos turístico (hoteles, moteles, campos de turismo, posadas, etc.). Y en segundo lugar, ya que en términos del precepto 2666 del CCF, el hospedaje se regirá por las condiciones estipuladas por el reglamento que expidan las autoridades competentes, lo que no sucede con la oficina virtual.

Prestación de servicios 

De lo dispuesto en el numeral 2606 del CCF, el contrato de servicios profesionales se conceptualiza  como aquel por el que una persona llamada profesionista, se obliga a prestar determinados servicios que requieren una preparación técnica o un título profesional, a otra persona llamada cliente, quien por su parte se obliga a pagar una determinada retribución llamada honorarios. 

De lo anterior se estima que la oficina virtual comparte similitudes con este contrato, porque sin importar que las amenidades ofrecidas no son de carácter técnico o profesionales, si conlleva la prestación de un servicio, excepto por lo que hace a la entrega del espacio físico.