Los avances tecnológicos, la globalización y los fenómenos sociales han provocado que los sujetos encuentren formas atípicas de regular sus relaciones jurídicas que resultan
desconocidas para la ley. Un ejemplo de ello es la oficina virtual, una figura que ha replanteado el esquema tradicional de lo que significa un espacio de trabajo u oficina, sobre todo en el último año dentro del contexto de la pandemia, porque permite a las empresas efectuar sus actividades sin estar atados a una ubicación física permanente, ni atender los servicios de oficina del día a día (recepción, correos, mensajería, llamadas etc.,), pero ¿cómo funciona este contrato? A continuación se presentan sus características, similitudes y diferencias con otras figuras, los elementos a considerar en su elaboración, así como un ejemplo práctico.
¿Cómo funciona?
A través de un contrato de oficina virtual una persona permite que otra, a cambio de una contraprestación, utilice salas de conferencias, oficinas privadas amuebladas o un escritorio en espacios de trabajo compartidos, a la vez que le presta una combinación de servicios de apoyo administrativo físicos y digitales, tales como loHos siguientes:
Servicios físicos |
Servicios digitales |
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Similitud y diferencias con otros contratos
Arrendamiento
De conformidad con el artículo 2398 del Código Civil Federal (CCF) hay arrendamiento cuando las dos partes contratantes se obligan recíprocamente, una, a conceder el uso o goce temporal de una cosa, y la otra, a pagar por ese uso o goce un precio cierto.
Si bien a través de un contrato de oficina virtual se otorga un espacio físico, en realidad no supone únicamente el uso y goce del inmueble, porque se complementa con la prestación de distintos servicios que no se contemplan dentro de la figura de arrendamiento.
Además no es exclusivo de una sola cosa, pues a menudo, la oficina virtual genera una membresía que da acceso a todos los espacios de trabajo en distintos inmuebles.
Tampoco se somete a una temporalidad mínima o máxima como en los arrendamientos, que no puede exceder de 20 años para fincas destinadas al comercio o a la industria.
Otras diferencias notables entre estas instituciones son:
se puede mudar la forma de la cosa (espacio de oficina)
los dueños pueden estorbar el uso de las instalaciones, pues a menudo se llevan a cabo actos de limpieza
o inspecciónel precio como contraprestación debe ser cierto y en dinero, no puede pagarse en frutos
el cliente no tiene el derecho de preferencia para adquirir su espacio de trabajo, incluso si se encuentra al corriente de sus pagos
el cliente no puede hacer mejoras en los espacios; y en caso de necesitar remodelaciones corren a su cargo previa autorización del proveedor
el contrato no se debe registrar ante las autoridades
no procede el subarriendo del espacio de oficina virtual destinado, por lo que el cliente no puede ceder en todo, ni en parte, los derechos derivados del contrato, y
los muebles no pueden rentarse con separación del espacio físico
Se destaca que de la revisión de diversos contratos de oficina virtual, se ha advertido que se emplea la figura de tácita reconducción para que al vencimiento del convenio, la relación continúe por tiempo indeterminado, siempre que se continúen haciendo los pagos respectivos, o hasta en tanto una de las partes notifique su deseo de terminarla. En otros casos, se opta por la renovación automática por periodos de tiempo iguales a los contratados en un principio.
Hospedaje
Algunos proveedores de oficinas virtuales señalan en los contratos que el servicio de uso de las oficinas se asimila al contrato de hospedaje; ello con la finalidad de no perder la posesión y control de su inmueble; sin embargo, se estima que es incorrecto.
En primer término porque este contrato está dirigido a establecimientos de servicios de alojamiento y alimentos turístico (hoteles, moteles, campos de turismo, posadas, etc.). Y en segundo lugar, ya que en términos del precepto 2666 del CCF, el hospedaje se regirá por las condiciones estipuladas por el reglamento que expidan las autoridades competentes, lo que no sucede con la oficina virtual.
Prestación de servicios
De lo dispuesto en el numeral 2606 del CCF, el contrato de servicios profesionales se conceptualiza como aquel por el que una persona llamada profesionista, se obliga a prestar determinados servicios que requieren una preparación técnica o un título profesional, a otra persona llamada cliente, quien por su parte se obliga a pagar una determinada retribución llamada honorarios.
De lo anterior se estima que la oficina virtual comparte similitudes con este contrato, porque sin importar que las amenidades ofrecidas no son de carácter técnico o profesionales, si conlleva la prestación de un servicio, excepto por lo que hace a la entrega del espacio físico.
¿Civil o mercantil?
Según lo indica la jurisprudencia: VÍA MERCANTIL, IMPROCEDENCIA DE LA, TRATÁNDOSE DE ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES, disponible en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Novena Época, Materia: Civil, Tomo VIII, P. 310, Tesis: 1a./J. 63/98, Jurisprudencia, Registro: 194955, diciembre de 1998; el arrendamiento de inmuebles no es un acto de comercio; sin embargo, la oficina virtual es un contrato atípico, por lo que se considera que es de naturaleza mercantil, en virtud de que el dispositivo 75 del Código de Comercio, reputa como actos de comercio a todos aquellos con propósito de especulación comercial, pero cabe la posibilidad de que tenga una naturaleza mixta cuando se trate de un acto de comercio para una parte y un acto civil para la otra.
Sirve de referencia, la jurisprudencia de rubro: COMPRAVENTA DE INMUEBLES. EL CONTRATO CELEBRADO ENTRE UNA PERSONA DEDICADA AL COMERCIO DE BIENES RAÍCES Y UN PARTICULAR QUE ADQUIERE EL BIEN PARA SU USO, TIENE UNA NATURALEZA MIXTA, AL TRATARSE DE UN ACTO DE COMERCIO PARA EL PRIMERO Y UNO CIVIL PARA EL SEGUNDO, visible en la Gaceta del Semanario Judicial de la Federación, Décima Época, Materia Civil, Tomo I, Libro 13, p. 123, Tesis: 1a./J. 72/2014 (10a.), Jurisprudencia, Registro: 2008077, diciembre de 2014.
Clasificación
Atendiendo a las funciones la oficina virtual, se puede clasificar como un contrato:
bilateral: porque las partes se obligan de forma recíproca (el proveedor a conceder el espacio físico y los servicios y el cliente a pagar una contraprestación por ellos)
oneroso: existen provechos y gravámenes recíprocos
conmutativo: desde un principio las prestaciones son ciertas, ya que en el contrato se determinan los beneficios y sacrificios asumidos
principal: no requiere de ningún otro contrato para su existencia o validez
de tracto sucesivo: porque el suministro del bien y servicio se da durante un periodo determinado de tiempo, y
consensual: no requiere de una formalidad específica para su validez (por ejemplo, constar por escrito, en escritura pública o inscribirse en el registro)
Elementos a considerar en el contrato
Al ser un contrato atípico, existe libertad en la estipulación de las condiciones de la relación (véase el ejemplo ubicado a la derecha); sin embargo, enseguida se señalan los aspectos en que se deberá prestar mayor atención:
Objeto
Es importante señalar los espacios físicos puestos a disposición y el destino que se le podrá dar, al igual que los servicios incluidos dentro del contrato, y aquellos que sean adicionales para que en caso de que se requiera alguno de ellos se acuerde un costo extra.
Si se contratan servicios de mensajería se deberá especificar la fecha o periodicidad en que estos se reenviarán al cliente.
Tratándose de llamadas telefónicas, precisar el número contratado y los medios para notificar los detalles de estas.
Es vital que se acuerden pruebas de correos electrónicos y llamadas telefónicas para asegurarse de los servicios de oficina virtual funcionen correctamente.
Plazo
Establecer la duración del contrato, si este se renovará de forma automática y los medios para que las partes notifiquen su deseo de no renovar la relación. Tanto los espacios como los servicios pueden ser contratados por hora, día, mes, trimestre, semestre o año.
Horarios
Por lo regular el acceso a las instalaciones está disponible durante el horario laboral estándar, pero las partes pueden acordar que se utilice fuere de dichas horas.
Contraprestación
Las tarifas dependerán del número y dimensión de los espacios físicos, así como los servicios contratados.
Comentarios finales
Si bien la oficina virtual ofrece distintas ventajas como la reducción de costos operativos, solo es apta para ciertos negocios como aquellos dedicados a la prestación de servicios.
Sobre el uso del domicilio fiscal, este no es obligatorio, por lo que el cliente puede seguir ocupando su propio domicilio fiscal. Ello es importante, ya que la autoridad aún se muestra renuente con la designación de la oficina virtual como domicilio fiscal, considerando, en ocasiones, que
los contribuyentes no acreditan contar con activos o infraestructura para realizar sus actividades.
Asimismo, se ha detectado que las organizaciones criminales utilizan esquemas de empresas fantasmas con ubicación en oficinas virtuales como método de lavado de dinero. Es por todo lo anterior que señalar la oficina virtual como domicilio fiscal es algo que debe tomarse con cautela.
Al no ser un contrato regulado por la ley, en caso de conflicto se regirá por las reglas generales de los contratos; por las estipulaciones de las partes, y en lo que fueron omisas, por las disposiciones de la institución con el que tenga más analogía, como las relativas a la prestación de servicios profesionales y al arrendamiento, pero todo dependerá de los términos en que esté redactado cada contrato.
