Cada día es más común que las empresas conserven documentos corporativos por medios electrónicos; por ejemplo las actas de asamblea. Sin embargo, muchas desconocen los requisitos necesarios para que estas actas sean válidas.
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El artículo 89 del Código de Comercio (CCom), reconoce los actos celebrados por medios remotos, aunque supedita parte de su eficacia a la utilización de firmas electrónicas simples o avanzadas, con el fin de que se compruebe que:
- el método en que hayan generado, comunicado, recibido o archivado es fiable para garantizar que no fueron alterados
- sea atribuible el contenido de la información a las personas obligadas para demostrar que los firmantes son quienes dicen ser y aceptan el documento, y
- el contenido esté disponible para su ulterior consulta
En cuanto a la forma de almacenamiento, los preceptos 33 y 46 Bis del CCom, permiten que esta sea electrónica o por cualquier medio remoto, pero la condicionan al cumplimiento de la NOM-151-SCFI-2016, “Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos”, la cual determina que la preservación digital deberá realizarse por un prestador de servicios de certificación autorizado por la Secretaría de Economía conforme a las prácticas comerciales y los lineamientos técnicos que dispone la norma.
En conclusión, las actas de asamblea digitales serán válidas siempre que contengan firma electrónica y estén conservadas a través de un proveedor de servicios de certificación.
Para conocer más acerca de los requisitos que deben observarse en la celebración de asambleas virtuales, se le invita a leer la nota “¿Cuál es el protocolo para celebrar asambleas digitales?” de la edición número 504 del 28 de febrero de 2022, disponible en versión digital.
