Son muy específicas y especiales todas aquellas actividades que se deben cumplir al fungir este rol
El World Compliance Association (WCA), es una asociación internacional sin ánimo de lucro, formada por profesionales y organizaciones interesadas en el mundo del “compliance”. La asociación tiene, entre sus objetivos.
La promoción, reconocimiento y evaluación de las actividades de cumplimiento en las organizaciones, así como el desarrollo de herramientas y procesos, para una correcta protección frente a determinados delitos e infracciones, cometidas por sus empleados, colaboradores o cualquier otra persona relacionada con ella.
Aunado a ello, dentro del compliance está la figura del oficial de cumplimiento, cuyas funciones son el deber de informar sobre los posibles riesgos e incumplimientos, que afectan a la organización, pero no se limita a ello. Se trata de una función que, para poder cumplir de manera eficaz y adecuada, requiere ejecutar una serie de tareas de seguimiento, control, implementación, capacitación y notificación a los órganos de gobierno de la empresa.
Por ejemplo, la otrora ISO 19600 y ahora 37301 (Sistema de Gestión de cumplimiento), en donde se establece que el compliance officer al aplicar un plan de acción compliance, deberá realizar lo siguiente:
Como se puede apreciar, se trata de un conjunto de responsabilidades importantes, no solo para el cargo, sino que pueden incidir sobre la actividad de la empresa, negocio, pyme y organización con o sin fin de lucro, y es por lo que, se debe garantizar que quien funja como experto en cumplimiento, sea una persona que demuestre valores como integridad, compromiso, autonomía, liderazgo, comunicación efectiva, la habilidad para insistir y convencer, sobre la aceptación de sus recomendaciones y un conocimiento profundo en temas de cumplimiento normativo.
El incumplimiento de estas funciones puede acarrear, no solo las sanciones que establezcan las leyes de aplicación para la empresa, sino también responsabilidades personales para el compliance officer, que no haya ejercido su deber de vigilancia, ejemplo de ello, es la responsabilidad penal, debido a que son diversos supuestos, que puede cometer dolosa o culposamente, entre los que se encuentran la revelación de secretos, responsabilidad profesional, fraude, uso de documentos falso, delitos de falsedad; por referir algunos.
Referente a la responsabilidad civil, la legislación de la materia y la doctrina señalan, que las personas que han causado en común un daño son responsables solidariamente hacia la víctima o afectados para la reparación a que están obligadas. Más aún, si el compliance officer, depende de un corporativo, lo que implicaría compeler solidariamente al establecimiento en caso de alguna afectación.
Existiría una responsabilidad administrativa, cuando el profesional de cumplimiento comete alguna ilicitud ante la autoridad o colegio que lo haya propuesto y patrocinado. Inclusive, si forma parte del servicio público e implementa un compliance gubernamental, ocasionando un perjuicio al ente público federal, estatal o municipal.
Si el oficial de cumplimiento ha sido designado dentro de la organización o en el sector público, e infringe alguna norma de trabajo o de motivo a una rescisión, puede ser sujeto de responsabilidad laboral. En todos los casos descritos, debe respetarse al oficial de cumplimiento su derecho de réplica, de no autoincriminación, defensa adecuada, aportar pruebas y al recurso judicial efectivo.
Un experto en cumplimiento, tiene la oportunidad de certificarse como compliance officer; auditor compliance; experto en prevención del fraude; experto en prevención de blanqueo de capitales y financiamiento del terrorismo; así como experto en protección de datos, ya sea a través del World Compliance Association; o en su caso, por medio de las unidades de inteligencia financiera, órganos fiscalizadores y auditores, universidades, colegios o institutos, resaltando que, ya existen algunas academias que ofrecen la maestría en compliance.
Además, se cuenta con la posibilidad de que el oficial de cumplimiento, aplique un “programa de integridad” y cuyo contenido puede ser en el ámbito corporativo, administrativo, fiscal, penal, civil, laboral y seguridad social; e incluso, debe ajustarse como un traje a la medida conforme al giro de la organización, pudiendo ser en aquellas dedicadas al aspecto sanitario, bancos, guarderías, seguridad privada, hoteles, moteles, restaurantes, turismo, agencias de compra y venta de vehículos e inmuebles; etc.
Como cualidades que distinguen a un “oficial de cumplimiento”, son el trabajo en equipo, excelente comunicación, negociación, seguridad, resolución, sentido de responsabilidad, toma de decisiones, asertividad, innovación, intuición, imagen, imparcialidad, organización, planificación, persuasión, pasión, inteligencia emocional, lealtad, carácter, autocontrol, principios, ética y valores. Todo lo anterior, implica ejercer un liderazgo integral.
Adicionalmente, contar conocimiento y experiencia en cumplimiento ético, normativo y transparencia; prevención y gestión de riesgos económicos, financieros y reputacionales; advertir los tipos de responsabilidad legal y manejo de crisis, el desarrollo organizacional y corporativo, la elaboración de planes estratégicos, incluyendo, la estructura y operatividad de la alta dirección.
Son diversos los profesionistas, que tienen la posibilidad de acreditarse como oficiales de cumplimiento; entre los que se encuentran los contadores, auditores, abogados, administradores, economistas y expertos en el área corporativa, empero, al existir el compliance gubernamental, es viable que otras profesiones en administración pública, puedan adoptar un modelo de cumplimiento para el sector público.
Recomendaciones para el oficial de cumplimiento (iniciados, avanzados o expertos).
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