El World Compliance Association (WCA), es una asociación internacional sin ánimo de lucro, formada por profesionales y organizaciones interesadas en el mundo del “compliance”. La asociación tiene, entre sus objetivos.
Aunado a ello, dentro del compliance está la figura del oficial de cumplimiento, cuyas funciones son el deber de informar sobre los posibles riesgos e incumplimientos, que afectan a la organización, pero no se limita a ello. Se trata de una función que, para poder cumplir de manera eficaz y adecuada, requiere ejecutar una serie de tareas de seguimiento, control, implementación, capacitación y notificación a los órganos de gobierno de la empresa.
Por ejemplo, la otrora ISO 19600 y ahora 37301 (Sistema de Gestión de cumplimiento), en donde se establece que el compliance officer al aplicar un plan de accióncompliance, deberá realizar lo siguiente:
identificar las obligaciones a que están sujetas las empresas, desde el punto de vista legal o de códigos éticos
comprender los procesos y procedimientos de la empresa, de manera que, pueda integrar el desarrollo de estos, con las obligaciones en materia de cumplimiento normativo
será el responsable frente a los empleados de proveer o coordinar los entrenamientos en materia de cumplimiento normativo, así como la figura que dará soporte en caso de dudas, sobre cómo proceder, o si cierta conducta, constituye o no una infracción al compliance de la empresa
responderá por la adecuada comunicación del programa de compliance a los empleados, debiendo divulgar información en materia de cumplimiento a las empresas, además hacer entrega de las políticas y código de conducta
contribuir en la descripción de las obligaciones de compliance, que sean inherentes en cada área o cargo de la empresa, como parámetro en la evaluación de desempeño del personal
informar sobre cualquier incumplimiento, para ello debe implementar las medidas y controles, que le permitan conocer oportunamente los riesgos e incidencias; verbigracia, sistema de denuncias, reuniones periódicas, informes constantes, controles de procesos e indicadores de desempeño
identificar y atender los riesgos derivados de sus relaciones con clientes, proveedores, distribuidores y comerciantes externos, así como cualquier colaborador que pudiese ser considerado representante de la empresa
monitorear el funcionamiento del sistema de prevención de riesgos de compliance, adoptando medidas preventivas y correctivas, que garanticen su eficacia, Y
proveer asesoría a la organización en materia de compliance, bien sea directamente o a través de externos
Como se puede apreciar, se trata de un conjunto de responsabilidades importantes, no solo para el cargo, sino que pueden incidir sobre la actividad de la empresa, negocio, pyme y organización con o sin fin de lucro, y es por lo que, se debe garantizar que quien funja como experto en cumplimiento, sea una persona que demuestre valores como integridad, compromiso, autonomía, liderazgo, comunicación efectiva, la habilidad para insistir y convencer, sobre la aceptación de sus recomendaciones y un conocimiento profundo en temas de cumplimiento normativo.
Referente a la responsabilidad civil, la legislación de la materia y la doctrina señalan, que las personas que han causado en común un daño son responsables solidariamente hacia la víctima o afectados para la reparación a que están obligadas. Más aún, si el compliance officer, depende de un corporativo, lo que implicaría compeler solidariamente al establecimiento en caso de alguna afectación.
Existiría una responsabilidad administrativa, cuando el profesional de cumplimiento comete alguna ilicitud ante la autoridad o colegio que lo haya propuesto y patrocinado. Inclusive, si forma parte del servicio público e implementa un compliance gubernamental, ocasionando un perjuicio al ente público federal, estatal o municipal.
Si el oficial de cumplimiento ha sido designado dentro de la organización o en el sector público, e infringe alguna norma de trabajo o de motivo a una rescisión, puede ser sujeto de responsabilidad laboral. En todos los casos descritos, debe respetarse al oficial de cumplimiento su derecho de réplica, de no autoincriminación, defensa adecuada, aportar pruebas y al recurso judicial efectivo.
Un experto en cumplimiento, tiene la oportunidad de certificarse como compliance officer; auditor compliance; experto en prevención del fraude; experto en prevención de blanqueo de capitales y financiamiento del terrorismo; así como experto en protección de datos, ya sea a través del World Compliance Association; o en su caso, por medio de las unidades de inteligencia financiera, órganos fiscalizadores y auditores, universidades, colegios o institutos, resaltando que, ya existen algunas academias que ofrecen la maestría en compliance.
Además, se cuenta con la posibilidad de que el oficial de cumplimiento, aplique un “programa de integridad” y cuyo contenido puede ser en el ámbito corporativo, administrativo, fiscal, penal, civil, laboral y seguridad social; e incluso, debe ajustarse como un traje a la medida conforme al giro de la organización, pudiendo ser en aquellas dedicadas al aspecto sanitario, bancos, guarderías, seguridad privada, hoteles, moteles, restaurantes, turismo, agencias de compra y venta de vehículos e inmuebles; etc.
Como cualidades que distinguen a un “oficial de cumplimiento”, son el trabajo en equipo, excelente comunicación, negociación, seguridad, resolución, sentido de responsabilidad, toma de decisiones, asertividad, innovación, intuición, imagen, imparcialidad, organización, planificación, persuasión, pasión, inteligencia emocional, lealtad, carácter, autocontrol, principios, ética y valores. Todo lo anterior, implica ejercer un liderazgo integral.
Adicionalmente, contar conocimiento y experiencia en cumplimiento ético, normativo y transparencia; prevención y gestión de riesgos económicos, financieros y reputacionales; advertir los tipos de responsabilidad legal y manejo de crisis, el desarrollo organizacional y corporativo, la elaboración de planes estratégicos, incluyendo, la estructura y operatividad de la alta dirección.
Son diversos los profesionistas, que tienen la posibilidad de acreditarse como oficiales de cumplimiento; entre los que se encuentran los contadores, auditores, abogados, administradores, economistas y expertos en el área corporativa, empero, al existir el compliance gubernamental, es viable que otras profesiones en administración pública, puedan adoptar un modelo de cumplimiento para el sector público.
