La asamblea anual es una obligación legal que deben cumplir todas las sociedades anónimas cada año. Esta reunión es fundamental para aprobar los estados financieros, distribuir utilidades, constituir la reserva legal y ratificar o revocar a los órganos de administración y vigilancia. En este sentido, a continuación se proporciona un manual que servirá como guía de los pasos necesarios para organizar y llevar a cabo la asamblea anual.
Preparativos previos a la asamblea
Definición de la naturaleza de la reunión
La asamblea debe ser ordinaria, y en ella se tratará (arts. 19, 20, 21, 172 y 181, Ley General de Sociedades Mercantiles -LGSM-):
discusión, aprobación o modificación del informe de los administradores a que se y el comisario, y
nombramiento del administrador o consejo de administración y comisario
separación de la reserva legal, y
distribución de dividendos
Si además se discuten otros asuntos que requieran la celebración de una extraordinaria; por ejemplo, un aumento de capital fijo, la asamblea es mixta.
Elaboración de la convocatoria
La convocatoria debe ser expedida por el administrador. En caso de ausencia del administrador, esta responsabilidad recae en el comisario. La Secretaría de Economía (SE) regula el proceso de publicación de la convocatoria a través del Sistema Electrónico de Publicaciones de Sociedades Mercantiles (PSM). Este proceso es obligatorio para garantizar que la citación surta efecto legal (art. 183, LGSM).
la convocatoria debe publicarse con al menos 15 días de anticipación a la fecha de la reunión (art. 186 de la LGSM), y
además de los requisitos básicos de orden del día y firma del emisor, la convocatoria debe contener información detallada, como la denominación o razón social, la hora, fecha y lugar de la reunión, la naturaleza de la reunión (ordinaria, extraordinaria o mixta), y un aviso de la disposición del informe anual en el domicilio social
Preparación de la información financiera
Los estados financieros deben contener una serie de documentos de acuerdo con los artículos 166, fracción IV y 172 de la LGSM. Estos documentos incluyen:
informes de los administradores: deben proporcionar información sobre la marcha de la empresa, las políticas seguidas y los principales proyectos en curso, así como los criterios y políticas contables utilizados en la preparación de la información financiera
estados financieros: deben permitir visualizar los resultados financieros, la situación financiera de la empresa y sus variaciones, así como los cambios en las partidas que conforman el patrimonio social
notas complementarias: estas notas proporcionan información adicional y aclaratoria sobre los estados financieros, e
informe del comisario: el comisario debe emitir su punto de vista sobre la idoneidad y suficiencia de las políticas y criterios contables utilizados, la consistencia en su aplicación por parte de los administradores, y si la información presentada refleja de manera precisa la situación financiera y los resultados de la empresa
Disposición de los estados financieros
Los accionistas tienen el derecho de revisar los estados financieros y los informes del administrador y comisario previo a la celebración de la asamblea. El administrador debe poner a disposición una copia de esta información en las oficinas de la sociedad durante todo el lapso de tiempo que transcurra entre la publicación de la convocatoria y la celebración de la asamblea.
Desarrollo de la asamblea
Lugar de reunión y presidencia
Generalmente, la asamblea se llevará a cabo en el domicilio social de la empresa y será presidida por el administrador o el presidente del consejo de administración.
Con la reciente reforma a la LGSM, se permite la realización de asambleas fuera del domicilio social, siempre y cuando se cuente con la aprobación unánime de todos los socios. Además, se autoriza el uso de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología para dichas asambleas, con la condición de contemplar esta opción en los estatutos y especificar el domicilio en el cual se llevó a cabo la reunión (arts. 80, 166, fracc. VIII y 193, LGSM).
Revisión del Quórum requerido
Para que la asamblea ordinaria sea legalmente reunida, debe comparecer al menos la mitad del capital social y las resoluciones deben ser tomadas por la mayoría de los votos presentes (arts. 189, 191 y 195, LGSM).
Participación de los socios
Los socios pueden participar en la asamblea personalmente o a través de un representante, siempre y cuando no sean los administradores o comisarios, y que su nombramiento se confiera en la forma que estipule el contrato social, o a falta de esta, por escrito (art. 192, LGSM).
Consideraciones especiales para la aprobación de informes financieros
Durante la asamblea anual, es crucial abordar aspectos específicos relacionados con la presentación y aprobación de los informes financieros. Además de la revisión de los estados financieros por parte de los accionistas, es importante tener en cuenta ciertas consideraciones legales y prácticas.
Prohibición de votación a los administradores
Los administradores no pueden votar en las deliberaciones relacionadas con la autorización de sus propios informes financieros. Si se ignora esta prohibición y se cuenta con el voto de un administrador en la votación, la resolución resultante será nula si no se logra la mayoría requerida sin el voto del administrador en cuestión (art. 197, LGSM).
Derecho de solicitar el aplazamiento de la reunión
Cuando los accionistas no se consideren suficientemente informados para emitir un juicio sobre los informes financieros, aquellos que representen el 25 % del capital pueden solicitar el aplazamiento de la reunión.
En este caso, la asamblea se reanudará dentro de los tres días siguientes sin necesidad de publicar otra convocatoria (arts. 173, 186 y 199, LGSM).
Procedimientos para la tomad e decisiones
Las decisiones se toman por mayoría de votos presentes, y se recomienda que el escrutinio sea practicado por el secretario de la asamblea o una persona designada (arts. 189, 191 y 195, LGSM).
Post asamblea
Acta de asamblea
Después de celebrar la asamblea anual, se deben documentar todos los acuerdos y decisiones tomadas durante el encuentro a través de acta oficial, registrada en un libro de actas. El administrador tiene que asegurarse que el libro cumpla con los siguientes elementos para garantizar su validez y legalidad (arts. 194, LGSM, 36 y 41 del Código de Comercio -CCom-):
fecha respectiva de la asamblea
lista de asistentes a la asamblea y el número de acciones que cada uno representa
número de votos disponibles para cada asistente
detalle de los acuerdos tomados durante la reunión, expresados de manera clara y precisa
registro de votos emitidos, especialmente cuando las decisiones no sean económicas
firmas de las personas autorizadas, como el presidente, secretario y comisarios presentes
Formato del registro
El registro del libro de actas puede ser físico o digital. En caso de ser impreso, debe ser encuadernado y foliado correctamente. En el caso de un formato digital, se deben seguir las regulaciones establecidas por la NOM-151 para garantizar su validez legal (arts. 33 y 46 Bis, CCom).
Impugnación de decisiones
Los accionistas que representen el 25 % del capital pueden oponerse judicialmente a las decisiones de la asamblea que sean contrarias a la ley o a los estatutos, siguiendo los procedimientos establecidos (art. 201, LGSM).
Requisitos de impugnación
la demanda debe presentarse dentro de los 15 días siguientes a la fecha de clausura de la asamblea
los reclamantes no deben haber asistido a la asamblea o deben haber votado en contra de la resolución impugnada, y
la demanda debe especificar la cláusula del contrato social o el precepto legal infringido y el motivo de la violación
Limitaciones de la impugnación
No se puede presentar oposición judicial contra las resoluciones relacionadas con la responsabilidad de los administradores o de los comisarios.
Distribución de utilidades y reserva legal
Se deben respetar ciertos aspectos antes de repartir utilidades, como la existencia de ganancias reflejadas en los estados financieros y la constitución de reservas.
Reintegro o reducción del capital social
Si existe una pérdida del capital social, esta debe ser reintegrada o reducida antes de realizar cualquier repartición o asignación de utilidades (art. 18, LGSM).
Fondo de reserva
De las utilidades netas de toda sociedad, debe separarse anualmente al menos el cinco por ciento para formar el fondo de reserva, hasta alcanzar la quinta parte del capital social. Este fondo debe ser reconstruido de la misma manera en caso de disminuir por cualquier otro motivo (art. 20, LGMS).
Asignación de dividendos
La distribución de las utilidades se hará en proporción al importe exhibido de las acciones. No pueden asignarse dividendos a las acciones ordinarias sin antes pagar a las acciones de voto limitado un dividendo del cinco por ciento. Si en algún ejercicio no se distribuyen dividendos o son inferiores al cinco por ciento, se cubrirá este porcentaje en los años siguientes con la prioridad indicada (arts. 113 y 117, LGSM).
Responsabilidad
Es importante entender las responsabilidades legales de los administradores y comisarios en la aprobación anual de los estados financieros y los actos que derivan de esta.
Presentación de estados financieros
Es obligación de los administradores y comisarios presentar los estados financieros a los accionistas. El incumplimiento de este deber puede resultar en una acción de responsabilidad civil en su contra, incluso su remoción del cargo (art. 176, LGSM).
Falsedad de información
Si los administradores presentan información falsa, pueden enfrentar acciones legales y responsabilidad penal.
Publicación de los estados financieros
15 días después de que la asamblea apruebe el informe, los accionistas tienen el derecho de solicitar la publicación en el Sistema Electrónico de Publicaciones de Sociedades Mercantiles de los estados financieros, junto con sus notas y el dictamen de los comisarios.
Comentarios finales
La celebración de la asamblea anual no solo es un requisito legal, también es una oportunidad para transparentar la gestión de la sociedad y para tomar decisiones fundamentales. Al seguir las pautas establecidas en este manual, se podrá organizar y llevar a cabo la asamblea de manera eficiente y conforme a la ley.
