Entre las obligaciones de los contribuyentes destaca, la de llevar la contabilidad, con los requisitos señalados en el CFF y su reglamento; uno de estos requisitos es que se lleve en medios electrónicos para que posteriormente se pueda enviar al SAT.
De conformidad con la reglas 2.8.1.6. y 2.8.1.7. de la RMISC 2020, los pagadores de impuestos constreñidos a llevar contabilidad y a ingresarla de forma mensual en el portal del SAT, deberán poner a disposición de la autoridad la siguiente información:
- catálogo de cuentas. Se enviará por primera vez cuando se entregue la primera balanza de comprobación. En caso de que se modifique el catálogo de cuentas al nivel de las cuentas que fueron reportadas, este deberá enviarse a más tardar al vencimiento de la obligación del envío de la balanza de comprobación del mes en el que se realizó la modificación
- balanza de comprobación. Se envía a más tardar en los primeros tres (personas morales) y cinco (personas físicas) días del segundo mes posterior, al mes que corresponde la información a enviar, por cada uno de los meses del ejercicio fiscal de que se trate
- pólizas y los auxiliares de cuenta de nivel mayor o subcuenta de primer nivel que incluyan el nivel de detalle con el que los contribuyentes realicen sus registros contables, cuando sean requeridas por la autoridad
Respecto al envío de la balanza de comprobación, se debe destacar que existe un mes 13 o de ajuste en el cual se reflejan los ajustes realizados al listado de las cuentas contables después de concluido el ejercicio fiscal. Esta balanza también debe ser enviada al SAT a más tardar el día 20 de abril del año siguiente al ejercicio que corresponda (personas morales); y el día 22 de mayo del año siguiente al ejercicio que corresponda (personas físicas).
La generación del archivo con extensión .XML, correspondiente a la balanza de ajuste, comúnmente se encuentra configurada en los diversos sistemas contables como un apartado especial.
Es importante mencionar que en caso de que en la balanza de ajuste del ejercicio 2019 existan modificación de saldos; será necesario que se presente las balanzas complementarias correspondientes a los meses de enero y febrero de 2020, para alinear los saldos finales.
