Actualmente y con la autoridad fiscal continuamente endureciendo los requerimientos, el no contar con una base de datos con toda la información fiscal de la empresa bien ordenada, dificulta la operación normal, ya que se hace muy difícil filtrar o buscar las facturas cuando se necesita hacer reportes o análisis, advirtió Box Factura.
Agregó que ante la necesidad de compartir y almacenar sus archivos, las empresas mexicanas han venido recurriendo a soluciones que no son suficientemente robustas: desde almacenar los archivos en una USB o un disco duro externo (que podrían extraviarse) o usar un espacio de almacenamiento en un servicio gratuito de nube (sin la seguridad adecuada), hasta invertir en un servidor de archivos compartidos.
Contar con una solución especializada para el almacenamiento seguro de los CFDI ayuda a minimizar riesgos que puedan tener un fuerte impacto financiero o incluso amenazar la viabilidad del negocio, pero además de proteger la información ante diversas amenazas informáticas, el contar con una Bóveda Digital de CFDI permite a las empresas de todos giros y tamaños gozar de los siguientes beneficios:
- permite realizar automáticamente descarga masiva de CFDIs del SAT, para almacenarlos y poder trabajar con ellos de manera más práctica
- contar con funciones para verificar y validar automáticamente si las facturas tienen errores y enviar alertas que permitan actuar oportunamente
- centralizar en un repositorio seguro los archivos digitales y respaldar periódicamente la información
- gestionar diferentes niveles de acceso del personal administrativo para que solo accedan a lo que les corresponde
- realizar búsquedas por fechas y organizar las facturas por categorías, por ejemplo si se trata de CFDI de nóminas, viáticos, proveedores, etc
- revisar automáticamente si algún emisor de facturas está en listas negras del SAT
- la posibilidad de hacer estadísticas y proyecciones a futuro contando con toda la información bien clasificada
- para facilitar y automatizar tareas contables y fiscales, una Bóveda Digital de CFDI debe permitir analizar la información de manera inteligente y puede clasificar los documentos en uno o varios de los siguientes rubros: facturas, cuentas por cobrar, recibos, viáticos, nómina
La firma destacó que es importante que la solución genere alertas importantes, por ejemplo, para saber en tiempo real cuando las facturas son canceladas o cuando algún proveedor de la empresa emitió una factura pudiera caer en la lista negra por entrar en la categoría de EFOS (Empresa que Factura Operaciones Simuladas).
Otra característica importante es la disponibilidad de la nube ya que en el entorno laboral actual en el que es necesario colaborar de manera remota es una funcionalidad imprescindible y bastante confiable en términos de ciberseguridad.
Por otro lado, es sabido que los sistemas de SAT llegan a experimentar sobrecargas, pero contar con una bóveda permite realizar descargas sin depender excesivamente de la disponibilidad del SAT y de manera inteligente la herramienta permite la realización de conciliaciones de manera más sencilla y rápida.
“Adquirir este tipo de tecnología te permitirá optimizar tiempo y recursos humanos y al mismo tiempo estar en cumplimiento con la autoridad fiscal, además de automatizar tareas y descargar paquetes de información contable que le facilitarán la vida al personal contable. Más que un gasto se convierte en una inversión inteligente que te ahorrará tiempo, dinero, personal y sobre todo multas, recargos y otros problemas con el SAT”, señaló Rafael Soto, CEO de Box Factura.
