Cuando se digitaliza el importe de documentos de facturación se está ahorrando una suma importante de dinero que puede reinvertir en herramientas tecnológicas
Se acerca la temporada de cierre de año y durante esta época son muchas las compañías que emprenden una carrera por terminar el año al día en su facturación, pero esta tarea puede convertirse en una interminable se hace a mano, además de los errores que se pueden cometer, indicó Rindegastos.
“Registrar comprobantes se convierte en una tarea que demanda más tiempo del esperado -sobre todo para aquellos comercios que no cuentan con una plataforma para el control de gastos-, y revisar a detalle la información tributaria puede conducir a errores que suelen acarrear multas y comprometer las finanzas internas. Sobre todo el caso de las pymes, que le están siguiendo el paso al proceso detallado detrás de cada cierre contable, principalmente debido a la cantidad de información que se tiene que procesar en poco tiempo”, destacó.
Por lo anterior, la herramienta que digitaliza el 100% la comprobación de gastos empresariales, desarrolló una guía básica para pasar menos tiempo reuniendo documentos o haciendo cuentas, y más tiempo celebrando los logros corporativos y financieros del año:
- gestionar un resumen mensual: Este es un mecanismo de organización que facilita la compilación de información, especialmente si la empresa programa un software ERP para que emita comprobaciones y balances mensuales, que al final del año serán más fáciles de revisar una vez estén los datos listos para comprobar. En la actualidad, muchas apps se conectan con el sistema contable para visualizar y navegar entre archivos desde el celular
- ajustar el importe digital de facturas y comprobantes desde el día uno: un profesional en finanzas puede tardar unos 20 minutos en realizar un informe de gastos, con un costo promedio de 58 dólares. Al año, esto se traduce en unas 390 horas de trabajo por cerca de 68,000 dólares. Cuando se digitaliza el importe de documentos de facturación se está ahorrando una suma importante de dinero que puede reinvertir en herramientas tecnológicas que optimicen recursos y hagan el trabajo automáticamente
- aprovechar las tecnologías de última generación que ofrecen las plataformas contables: Aún sin tener un contador en su equipo que organice los reportes, muchas plataformas compilan y validan de manera automática las facturas y comprobantes en el SAT. Rindegastos, por ejemplo, interpreta esta información contable y la carga al perfil de cada empleado al instante, evitando errores manuales
Al respecto, el CEO de Rindegastos, Alfonso Cuadra, señaló que muchas pymes siguen llevando un registro manual de sus movimientos financieros, entre ellos cuentas de ingresos, egresos, costos de producción y ventas, lo que termina restándoles productividad por cuenta de una larga lista de información por reunir, sin saber que gracias a la facturación electrónica y la automatización de tarifas, impuestos y porcentajes, es posible digitalizar toda la data contable y emitir balances en cuestión de segundos.
No obstante, puntualizó que “la mayoría de empresas todavía tienen chance de administrar recursos tecnológicos para conseguir que este sea el último año que dedican tanto tiempo y dinero en cumplir sus obligaciones contables y fiscales de cierre”.
Es importante recordar que una empresa puede hacer una inversión inteligente al contratar herramientas y servicios financieros que reduzcan el esfuerzo y tiempo que toma hacer la contabilidad en general, pero que además le ayudarán a presupuestar gastos, cumplir con sus obligaciones tributarias y en general facilitar la revisión de datos para cerrar el año contable sin percances y de forma exitosa.
