Según la normatividad fiscal, los contribuyentes están obligados a mantener y conservar documentos e información relacionada con sus operaciones.
La regla 2.8.1.2, de la Resolución Fiscal Miscelánea 2023 (RMISC 2023) permite a los contribuyentes llevar su contabilidad electrónica en un idioma distinto al español. No obstante, en caso necesario, “el SAT podrá solicitar la traducción realizada por un perito autorizado o una autoridad competente."
Qué integra la contabilidad
Los sujetos obligados deben considerar que la información y documentación que integra la contabilidad es la señalada a continuación:
- los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, documentación comprobatoria de asientos, documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes
- para contribuyentes de hidrocarburos, adicionalmente equipos y programas informáticos para llevar controles volumétricos y los certificados de operación y funcionamiento, dictámenes emitidos por un laboratorio de prueba o ensayo, que determinen el tipo de hidrocarburo o petrolífero de que se trate, el poder calorífico del gas natural y el octanaje en el caso de gasolina
No obstante, el Reglamento del Código Fiscal de la Federación (RCFF) especifica que adicionalmente, los los los los los los los
- registro o asientos contables auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas y las pólizas de dichos registros y asientos
- avisos o solicitudes de inscripción al Registro Federal de Contribuyentes (RFC), así como su documentación soporte
- declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos
- estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros respecto de los registros contables, incluyendo los estados de cuenta correspondientes a inversiones y tarjetas de crédito, débito o de servicios del contribuyente, así como de los monederos electrónicos utilizados para el pago de combustible y para el otorgamiento de vales de despensa que, en su caso, se otorguen a los trabajadores del contribuyente
- acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente
- documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones
- documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio exterior
- documentación e información de los registros de todas las operaciones, actos o actividades, los cuales deberán asentarse conforme a los sistemas de control y verificación internos necesarios, y
- demás declaraciones a que estén obligados en términos de las disposiciones fiscales aplicables
Relevados a llevar contabilidad electrónica conforme al CFF
Si bien, la legislación fiscal establece para los contribuyentes la obligación de llevar contabilidad electrónica misma que se debe efectuar conforme al artículo 28 del Código Fiscal de la Federación y 33 del RCFF; la autoridad fiscal a través de reglas de carácter general, brinda la facilidad para los siguientes contribuyentes de llevar una contabilidad más sencilla:
- Régimen de Incorporación Fiscal (RIF)
- actividad empresarial y profesional con ingresos hasta los cuatro millones pesos
- contribuyentes que realicen actividades a través de plataformas digitales con ingresos hasta cuatro millones pesos
- asociaciones religiosas no contribuyentes
El cumplimiento sobre la contabilidad electrónica para algunos obligados aún no es claro debido a que existen facilidades para llevar una contabilidad más sencilla y para realizar el envío de la misma.
Por eso es importante validar las disposiciones para cada supuesto y así evitar caer en omisión y ser sujeto a una sanción.
Actualmente el Servicio de Administración Tributaria (SAT) ya está tomando cartas en el asunto para verificar la observación de esta obligación, pero hay que recordar que solamente puede solicitar el cumplimiento de cinco años atrás.
