Los contribuyentes que tienen la obligación de llevar contabilidad electrónica deben tener en cuenta lo dispuesto en los artículos 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) y 33 del Reglamento del CFF (RCFF) para asegurarse de cumplir con esta responsabilidad y evitar posibles sanciones por parte de la autoridad fiscal.
El numeral 33 del RCFF detalla sobre cómo los contribuyentes deben obtener la documentación requerida y la elaboración de los registros contables necesarios.
Qué observar en la elaboración de asientos contables
Por lo que respecta a los asientos contables, se debe atender a lo siguiente:
- ser analíticos y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, actos o actividades a que se refieran, a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación, acto o actividad
- integrarse en el libro diario, en forma descriptiva, todas las operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que estos se efectúen, indicando el movimiento de cargo o abono que a cada una corresponda, así como incorporar los nombres de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o abono a cada cuenta en el periodo y su saldo final.
Pueden llevarse libros diario y mayor por establecimientos o dependencias, por tipos de actividad o por cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deben existir los libros diario y mayor general en los que se concentren todas las operaciones del contribuyente
- identificar:
- de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse la forma de pago, las contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo con la operación, acto o actividad de que se trate
- inversiones realizadas relacionándolas con la documentación comprobatoria o con los comprobantes fiscales, de tal forma que pueda precisarse la fecha de adquisición del bien o de efectuada la inversión, su descripción, el monto original de la inversión, el porcentaje e importe de su deducción anual, en su caso, así como la fecha de inicio de su deducción
- contribuciones que se deban cancelar o devolver, en virtud de devoluciones que se reciban y descuentos o bonificaciones que se otorguen conforme a las disposiciones fiscales
- bienes distinguiendo, entre los adquiridos o producidos, los correspondientes a materias primas y productos terminados o semiterminados, los enajenados, así como los destinados a donación o, en su caso, destrucción
- depósitos y retiros en las cuentas bancarias abiertas a nombre del contribuyente y conciliarse contra las operaciones realizadas y su documentación soporte, como son los estados de cuenta emitidos por las entidades financieras
- relacionar:
- cada operación, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas
- los estados de posición financiera con las cuentas de cada operación
- formular los estados de posición financiera, de resultados, de variaciones en el capital contable, de origen y aplicación de recursos, así como las balanzas de comprobación, incluyendo las cuentas de orden y las notas a dichos estados
- comprobar el cumplimiento de los requisitos relativos al otorgamiento de estímulos fiscales y de subsidios
- plasmarse en idioma español y consignar los valores en moneda nacional. Cuando la información de los comprobantes fiscales o de los datos y documentación que integran la contabilidad estén en idioma distinto al español, o los valores se consignen en moneda extranjera, deberán acompañarse de la traducción correspondiente y señalar el tipo de cambio utilizado por cada operación
- establecer por centro de costos, identificando las operaciones, actos o actividades de cada sucursal o establecimiento, incluyendo aquellos que se localicen en el extranjero
- señalar la fecha de realización de la operación, acto o actividad, su descripción o concepto, la cantidad o unidad de medida en su caso, la forma de pago de la operación, acto o actividad, especificando si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, y el medio de pago o de extinción de dicha obligación, según corresponda.
Tratándose de operaciones a crédito, a plazos o en parcialidades, por cada pago o abono que se reciba o se realice, incluyendo el anticipo o enganche según corresponda. Además, deben registrar el monto del pago, precisando si se efectúa en efectivo, transferencia interbancaria de fondos, cheque nominativo para abono en cuenta, tarjeta de débito, crédito o de servicios, monedero electrónico o por cualquier otro medio. Cuando el pago se realice en especie o permuta, debe indicarse el tipo de bien o servicio otorgado como contraprestación y su valor
- los registros:
- de inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y terminados, en los que se lleve el control sobre los mismos, que permitan identificar cada unidad, tipo de mercancía o producto en proceso y fecha de adquisición o enajenación según se trate, así como el aumento o la disminución en dichos inventarios y las existencias al inicio y al final de cada mes y al cierre del ejercicio fiscal, precisando su fecha de entrega o recepción, así como si se trata de una devolución, donación o destrucción, cuando se den estos supuestos.
En el control de inventarios debe identificarse el método de valuación utilizado y la fecha a partir de la cual se usa, ya sea que se trate del método de primeras entradas primeras salidas, últimas entradas primeras salidas, costo identificado, costo promedio o detallista según corresponda - relativos a la opción de diferimiento de la causación de contribuciones conforme a las disposiciones fiscales, en el caso que se celebren contratos de arrendamiento financiero. Dichos registros deberán permitir identificar la parte correspondiente de las operaciones en cada ejercicio fiscal, inclusive mediante cuentas de orden
- el control de los donativos de los bienes recibidos por las donatarias autorizadas, el cual debe permitir identificar a los donantes, los bienes recibidos, los bienes entregados a sus beneficiarios, las cuotas de recuperación que obtengan por los bienes recibidos en donación y el registro de la destrucción o donación de las mercancías o bienes en el ejercicio en el que se efectúen, y
- contener el IVA que le haya sido trasladado al contribuyente y el que haya pagado en la importación, correspondiente a la parte de sus gastos e inversiones por la adquisición de bienes, de servicios y el uso o goce temporal de bienes, que se utilicen exclusivamente para realizar sus actividades por las que no se deba y se tenga pagar el impuesto y la adquisición de bienes, de servicios y el uso o goce temporal de bienes, que se utilicen indistintamente para realizar tanto actividades por las que se deba pagar el impuesto, como aquellas por las que no se está obligado al pago del mismo
Relevados de enviar la contabilidad electrónica
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) a través de sus reglas de carácter general releva a los siguientes contribuyentes de realizar el envío:
- aquellos que realizan el registro de ingresos y gastos a través del aplicativo de “Mis Cuentas”, y
- los que tributan en Régimen Simplificado de Confianza (RESICO)
Con estos lineamientos es como los sujetos obligados deben realizar sus asientos contables para que su contabilidad electrónica cumpla con las disposiciones fiscales.
Como se observa, la información que integra la contabilidad es tan amplia que le permite a la autoridad tener más claridad en las operaciones que realizan los contribuyentes.
Si los sujetos obligados llevan sus asientos contables de esta forma y en general su contabilidad electrónica como lo indica tanto el CFF como el RCFF evitarán ser sancionados por el SAT.
