El representante legal es una persona designada por los accionistas o socios de una sociedad para representarla en las diversas obligaciones o trámites que realiza. Generalmente la representación legal recae en el consejo de administración o el administrador único. Las facultades de la representación legal se establecen en los estatutos de la sociedad.
En materia fiscal, conforme al artículo 19 del Código Fiscal de la Federación (CFF), no se admite la gestión de negocios. La representación de las personas morales ante las autoridades fiscales se hará mediante escritura pública o mediante carta poder firmada ante dos testigos identificadas las firmas de los otorgantes-testigos ante dichas autoridades, notario o fedatario público acompañando copia de la identificación del contribuyente o representante legal, previo cotejo con su original.
Conforme al artículo 19 del CFF la representación legal se podrá solicitar con la inscripción en el Registro de Representantes Legales que las autoridades fiscales conformarán, y estas expedirán la constancia de inscripción correspondiente. Con dicha constancia se podrá acreditar la representación en los trámites que se realicen ante las autoridades fiscales, sin tener que acompañar la escritura o los poderes.
Cómo se demuestra la representación
Si bien, la representación de personas morales siempre se realizará mediante escritura o si se trata de apoderado legal mediante poder notarial, no se establece en dicho Código que deba presentarse aviso por cambio de representante cuando se llegue a presentar el supuesto. Exclusivamente se indica el procedimiento de actualización del Registro de Representantes Legales, del cual se sabe no está en funcionamiento.
Asimismo, se señala la obligación al fedatario público de manifestar en el acta constitutiva o demás actas de asamblea de las personas morales, la clave del RFC del representante legal; en caso de que haya varios se indicará solamente la de aquel que solicite la efirma.
No obstante, mediante la regla 2.4.15 de la Reosolución Fiscal Miscelánea 2024, los contribuyentes podrán incorporar o actualizar la información de sus representantes legales para efectos fiscales cuando se requiera de conformidad con la ficha de trámite 295/CFF “Solicitud de modificación o incorporación de socios accionistas asociados y demás personas que forman parte de la estructura orgánica de una persona moral así como de aquellas que tengan el control influencia significativa por el mando y de representantes legales” contenida en el Anexo 1-A .
Esta solicitud se presentará cuando se requiera en el portal del SAT, dentro del aplicativo “Socios o Accionistas”. Para ello se debe acompañar a la solicitud respectiva la siguiente información:
- poder notarial digitalizado donde se acredite la personalidad del representante legal
- identificación oficial vigente
- tratándose de una baja de representante legal, se deberá adjuntar el documento notarial donde conste la revocación de facultades
- manifestación por escrito que contenga el nombre, la clave del RFC y el tipo de movimiento alta o baja de los representantes legales, los cuales deberán coincidir con lo registrado en el aviso y con la información contenida en el instrumento notarial aportado
La solicitud será resuelta en un plazo de 10 días hábiles y en caso de que no se obtenga respuesta, el contribuyente podrá presentar la aclaración respectiva.
Finalmente, cabe señalar que esta opción no está contemplada en el CFF y que en la práctica no se trata de una alternativa sino que se obliga al contribuyente a presentarla.
