Excel se convirtió en la herramienta predilecta de millones de empresas para administrar su información. Su facilidad de uso y flexibilidad permitieron controlar ventas, gastos, inventarios, nómina y presupuestos sin realizar grandes inversiones. Hoy sigue siendo indispensable para realizar análisis financieros, modelos de proyección y conciliaciones, sin embargo, ya existen más y mejores alternativas.
Las Pymes representan 99.5% de las empresas en América Latina y el Caribe, de acuerdo con el Índice de Políticas para Pymes: América Latina y el Caribe 2024. El mismo reporte muestra que casi nueve de cada 10 son microempresas y generan aproximadamente 60% del empleo productivo formal, lo que las convierte en un sector prioritario para las políticas públicas.
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Ante este panorama, organismos internacionales, como la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) y el Sistema Económico Latinoamericano y del Caribe (SELA), recomiendan acelerar su digitalización mediante estrategias nacionales, fortalecer la infraestructura de banda ancha con alianzas público-privadas e impulsar el desarrollo de competencias digitales para ampliar su participación en la economía digital.
Por ello es necesario insistir en que la digitalización de los procesos fiscales, la expansión del comercio electrónico, la automatización administrativa y el crecimiento exponencial de la información han elevado el nivel de complejidad con el que operan las organizaciones.
Nadie dice que Excel dejó de ser útil, el problema aparece cuando una herramienta diseñada para analizar información termina funcionando como el sistema principal de operación del negocio. Conforme aumentan las transacciones, los usuarios y las fuentes de información, también crece el riesgo de duplicidad de datos, errores en fórmulas, versiones distintas de un mismo archivo y retrasos para consolidar información.
El estudio “El impacto de plataformas digitales en la gestión empresarial”, elaborado por Siigo Aspel y la Asociación de Emprendedores de México (ASEM), encontró que siete de cada 10 compañías logran ahorrar tiempo, reducir errores operativos o mejorar su capacidad de gestión debido al uso de herramientas digitales.
Pero Cuando la información financiera, comercial y administrativa se encuentra dispersa, la capacidad para anticipar problemas de liquidez, detectar desviaciones presupuestales, administrar inventarios o responder oportunamente a cambios regulatorios.
La supervivencia empresarial también está relacionada con la calidad de la información disponible, más si consideramos que en México, 69% de las empresas muere en los primeros tres años, según cifras del mismo estudio.
En este contexto, la transformación digital integra información proveniente de distintas áreas para generar indicadores consistentes, actualizados y disponibles prácticamente en tiempo real.
El siguiente paso es utilizar esa información para apoyar la toma de decisiones mediante analítica avanzada e Inteligencia Artificial. Una empresa que conoce diariamente el comportamiento de sus ventas, márgenes, inventarios, cuentas por cobrar y flujo de efectivo tiene mayores posibilidades de anticiparse a los problemas que aquella que reconstruye esa información semanas después.
Por todo ello, es clave que las Pymes sigan en el camino de su transformación digital. De lo único que se pueden arrepentir es de no haber iniciado con este proceso antes.
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