Los viáticos forman parte habitual de la operación de muchas empresas, pero su tratamiento fiscal exige algo más que entregar recursos al trabajador y obtener facturas. Una comprobación incorrecta puede provocar que la erogación deje de ser deducible para el patrón o que determinadas cantidades se conviertan en ingresos gravados para quien las recibe.
Por ello, su manejo debe considerar de manera conjunta la deducibilidad del gasto, la exención para el trabajador, los límites establecidos en la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), la documentación de la comisión y su correcto reflejo en el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de nómina.
¿Qué requisitos deben cumplir los viáticos para ser deducibles?
El artículo 28, fracción V de la LISR establece diversas condiciones para la deducción de gastos de viaje. Entre ellas se encuentra que las erogaciones se destinen a conceptos vinculados con el viaje y que beneficien a trabajadores del contribuyente o personas que le presten servicios profesionales.
También debe contarse con los comprobantes fiscales correspondientes cuando los gastos se efectúen en territorio nacional y, tratándose del extranjero, con la documentación que reúna los requisitos previstos en las disposiciones fiscales aplicables.
Adicionalmente, deben observarse los requisitos generales de las deducciones, como su estricta indispensabilidad, registro en contabilidad y cumplimiento de las formas de pago correspondientes.
La empresa también debe poder acreditar la materialidad del viaje mediante documentos como reportes de actividades, objetivo de la comisión, agenda de trabajo y demás evidencia que demuestre la relación del gasto con su actividad.
¿Cuáles son los límites de deducción de los viáticos?
La LISR establece límites particulares dependiendo del concepto.
En alimentación, el monto deducible asciende hasta $ 750 diarios por beneficiario en territorio nacional y $ 1,500 en el extranjero, sujeto a los requisitos adicionales correspondientes.
Para el hospedaje no existe un límite específico cuando se realiza en territorio nacional; en el extranjero, el límite es de $ 3,850 diarios. Tratándose del uso o goce temporal de automóviles, el límite señalado es de $ 850 diarios.
En materia de kilometraje, el Reglamento de la LISR contempla una deducción de 93 centavos por kilómetro recorrido, sin exceder de 25 mil kilómetros durante el ejercicio, siempre que se cumplan las condiciones aplicables.
¿Cómo pueden entregarse los viáticos?
Las empresas pueden utilizar distintos mecanismos para proporcionar los recursos necesarios para una comisión.
Entre los más comunes se encuentran el anticipo depositado al trabajador, la utilización de una tarjeta corporativa y el reembolso de gastos previamente cubiertos por este.
Independientemente del mecanismo elegido, debe existir control sobre el importe entregado, los gastos comprobados y, en su caso, el reintegro de los recursos no utilizados.
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¿Los viáticos están exentos de ISR para el trabajador?
El artículo 93, fracción XVII de la LISR establece que los viáticos son ingresos exentos para el trabajador cuando sean efectivamente erogados en servicio del patrón y esta circunstancia se compruebe con los CFDI’s correspondientes.
Sin embargo, existen reglas para aquellos casos en los que no se cuenta con comprobante fiscal por la totalidad de las erogaciones.
El trabajador puede no comprobar hasta el 20 % del total de los viáticos erogados en cada ocasión, sin que la cantidad no comprobada exceda de $15,000 durante el ejercicio fiscal. Cuando se superen estos parámetros, el excedente deberá tratarse como ingreso gravado y reflejarse en el CFDI de nómina.
¿Cómo se reportan los viáticos en el CFDI de nómina?
La regla 2.7.5.3. de la Resolución Miscelánea Fiscal 2026 permite al patrón cumplir con la obligación de informar los viáticos mediante el CFDI de nómina.
Al entregar los recursos, estos pueden registrarse en el nodo OtrosPagos, utilizando la clave 003 “Viáticos entregados al trabajador”. Este registro no representa por sí mismo un ingreso gravado o exento, sino recursos entregados para realizar actividades relacionadas con el trabajo.
Una vez realizada la comprobación, los viáticos pueden reconocerse mediante la clave 050 “Viáticos” dentro de percepciones y realizar el ajuste correspondiente con la clave 081 “Ajuste de viáticos entregados al trabajador”, evitando duplicar el efecto económico de la cantidad previamente entregada.
Cuando existan cantidades que deban considerarse ingreso gravado, estas también deben identificarse correctamente en el CFDI de nómina conforme a la guía de llenado aplicable.
Control documental: la principal defensa
La deducción de los viáticos no debería descansar únicamente en la existencia de un CFDI. La empresa debe conservar evidencia que permita reconstruir la comisión realizada: autorización del viaje, objetivo, fechas, trabajador comisionado, comprobantes, reportes, pagos y reintegros.
Esta trazabilidad permite demostrar que los recursos fueron efectivamente destinados a actividades del patrón y reduce el riesgo de que la autoridad cuestione su indispensabilidad o tratamiento fiscal.
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Conclusión
Los viáticos requieren un control fiscal y documental integral. No basta con entregar recursos o recibir comprobantes: debe existir congruencia entre la comisión, el gasto, su documentación, la contabilidad y el CFDI de nómina.
Una política interna clara de autorización, comprobación y registro permite conservar la deducibilidad para la empresa, evitar ingresos gravados indebidos para el trabajador y disminuir contingencias ante una eventual revisión del SAT.
