Las diferencias entre estados de cuenta, contabilidad y declaraciones pueden convertirse en un problema durante una auditoría. Cuando una empresa recibe dinero y no identifica oportunamente su origen, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) puede presumir que se trata de un ingreso por el cual debieron pagarse contribuciones.
El riesgo es mayor cuando la cantidad sí fue facturada y declarada, pero no se relacionó el depósito con el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), el cliente y la póliza correspondientes. En ese escenario, la autoridad podría considerar que existen dos ingresos distintos: el declarado por la empresa y el movimiento bancario que permanece sin explicación.
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¿Cuándo se presumen ingresos?
El artículo 59, fracción III del Código Fiscal de la Federación (CFF) permite presumir que son ingresos y valor de actos o actividades los depósitos bancarios que no correspondan con los registros de la contabilidad que el contribuyente esté obligado a llevar.
La presunción no surge únicamente por recibir dinero. El problema aparece cuando el depósito no está registrado o su contabilización no permite conocer, mediante documentación comprobatoria, la operación que lo originó.
Durante una revisión, el SAT puede comparar estados de cuenta, Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), pólizas, auxiliares, declaraciones, cuentas por cobrar y contratos. Si encuentra cantidades que no coinciden con esa información, puede exigir al contribuyente que demuestre su naturaleza.
Registrar el dinero como DNI no resuelve el problema
Algunas empresas utilizan cuentas denominadas “depósitos no identificados”, “acreedores diversos” o “partidas en investigación”. Aunque este registro permite controlar temporalmente el movimiento, no acredita que la cantidad esté libre de impuestos.
Conforme a los artículos 28 del CFF y 33 de su Reglamento, la contabilidad debe relacionar las operaciones con su documentacióncomprobatoria. Una póliza con la descripción “depósito pendiente de identificar” únicamente confirma que el dinero fue registrado; todavía será necesario demostrar quién lo depositó, por qué concepto y cuál fue su tratamiento fiscal.
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Un ingreso declarado puede cobrarse nuevamente
Una empresa factura un servicio por $ 200,000.00 más Impuesto al Valor Agregado (IVA) y acumula el ingreso. El cliente paga mediante transferencia, pero utiliza una referencia distinta y el depósito queda registrado como una partida no identificada.
Durante una auditoría, el SAT observa el ingreso facturado y, por separado, el movimiento bancario. Si la empresa no demuestra que ambos corresponden a la misma operación, la autoridad podría presumir que el depósito constituye otro ingreso.
Para evitarlo, deberá relacionar el estado de cuenta con el CFDI, el contrato, la cuenta por cobrar, la póliza y la declaración en la que se acumuló la cantidad.
No todo depósito modifica el patrimonio
Las cuentas bancarias también reciben cantidades que no representan ingresos acumulables, pero su naturaleza debe acreditarse.
Origen | Documentación recomendable |
Pago de cliente | CFDI, contrato, cuenta por cobrar y complemento de pago |
Transferencia propia | Estados de cuenta de origen y destino y pólizas espejo |
Préstamo | Contrato, transferencia y evidencia de la capacidad del prestamista |
Aportación de capital | Acta corporativa, estado de cuenta y registro contable |
Reembolso de gastos | CFDI, relación de gastos y comprobantes de pago |
Depósito por error | Identificación del depositante y devolución del dinero |
La explicación debe elaborarse movimiento por movimiento. Una hoja de cálculo sin soporte o la sola exhibición de la contabilidad difícilmente demostrarán el origen de las cantidades.
¿Qué debe integrar el expediente?
Cada depósito tendría que relacionarse con su fecha, importe, referencia bancaria, depositante, CFDI, contrato, póliza y declaración. Si corresponde a un ingreso ya acumulado, conviene precisar el periodo y el renglón en el cual se incluyó.
Tesorería, facturación y contabilidad deben revisar mensualmente las partidas pendientes. También es recomendable utilizar referencias bancarias únicas y evitar préstamos o aportaciones sin documentación previa.
Conclusión
Los depósitos no identificados no se convierten automáticamente en ingresos, pero permiten al SAT construir una presunción cuando la contabilidad no explica su origen.
La mejor defensa consiste en identificar el dinero desde que ingresa y conseguir que los CFDI´s, las pólizas, los estados de cuenta y las declaraciones reflejen la misma operación. De lo contrario, incluso un ingreso correctamente declarado puede terminar cobrándose nuevamente.
