Contar con una factura no significa para los contribuyentes que pueda disminuir automáticamente el Impuesto al Valor Agregado (IVA) en su declaración mensual. Aunque el CFDI es uno de los requisitos indispensables, también debe comprobarse que la operación corresponde realmente al negocio, que el gasto es deducible para efectos del Impuesto sobre la Renta (ISR) y que el impuesto se pagó efectivamente.
El artículo 5o. de la Ley del Impuesto al Valor Agregado (LIVA) establece que el IVA debe haber sido trasladado expresamente y por separado en el comprobante fiscal. Además, la adquisición, gasto o inversión debe ser estrictamente indispensable para realizar actividades gravadas o sujetas a la tasa del 0 %. Cuando una erogación solo sea parcialmente deducible para el ISR, el IVA también puede acreditarse únicamente en esa proporción.
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El pago determina el periodo del acreditamiento
Uno de los errores más frecuentes es acreditar el impuesto en el mes en que se expidió la factura, aun cuando esta todavía no haya sido pagada. Para efectos del IVA, lo importante no es únicamente la fecha del CFDI, sino el momento en que la contraprestación y el impuesto fueron efectivamente cubiertos.
Por ejemplo, si un proveedor expide en septiembre una factura por $100,000.00 más $16,000.00 de IVA, pero el pago se realiza hasta octubre, el impuesto deberá acreditarse en la declaración correspondiente a octubre.
Cuando la factura se emite con método de pago PPD, el contribuyente también debe conservar el complemento de recepción de pagos emitido por el proveedor. Este comprobante ayuda a relacionar el pago con la factura original y permite identificar el importe cubierto y el saldo pendiente.
Sin embargo, el complemento no sustituye la evidencia bancaria. El expediente debe incluir el XML de la factura, el complemento de pago, la transferencia, el estado de cuenta, la póliza contable y, cuando corresponda, el contrato, la orden de compra o la evidencia de entrega del bien o servicio.
Gastos parcialmente deducibles
La LIVA vincula el acreditamiento con la deducibilidad del gasto para efectos del ISR. Por ello, cuando una erogación se encuentra limitada, el IVA no debe acreditarse en su totalidad.
Si una empresa realiza un gasto de $10,000.00 más IVA y únicamente puede deducir el 80 %, el impuesto acreditable, en principio, será de $1,280.00 y no de $1,600.00, siempre que se cumplan los demás requisitos legales.
Esta situación puede presentarse en gastos de automóviles, consumos, viáticos y otras erogaciones sujetas a límites o requisitos especiales.
Actividades gravadas y exentas
El destino del bien o servicio también influye en el acreditamiento. Si se emplea exclusivamente en actividades gravadas o sujetas a la tasa del 0 %, el IVA puede acreditarse en su totalidad.
En cambio, cuando se destina únicamente a actividades exentas o no objeto, el impuesto no es acreditable. Si se emplea indistintamente en diferentes actividades, debe aplicarse la proporción que corresponda.
Esta revisión es especialmente importante en gastos comunes como la renta, la energía eléctrica, la telefonía, los sistemas, los honorarios y los servicios administrativos.
IVA retenido
Cuando el contribuyente está obligado a retener una parte del IVA trasladado por su proveedor, no puede acreditar inmediatamente la cantidad retenida. Primero debe enterarla al Servicio de Administración Tributaria (SAT) y posteriormente efectuar el acreditamiento en el periodo que corresponda conforme a la LIVA.
Por ello, debe existir una conciliación entre la factura, la retención calculada, la declaración en la que fue enterada y el mes en que se realizó su acreditamiento.
Antes de determinar el IVA acreditable conviene conciliar la información de los CFDI recibidos con los movimientos bancarios y los registros contables.
También debe confirmarse que el pago fue realizado al proveedor que aparece en el comprobante. Cuando intervenga un tercero o se utilice una forma distinta de extinguir la obligación, como compensación, dación en pago o sustitución de deuda, será necesario conservar documentos adicionales que expliquen y acrediten la operación.
El CFDI es indispensable, pero no constituye por sí solo el derecho al acreditamiento. La operación debe ser real, indispensable, deducible, estar efectivamente pagada y relacionarse con actividades que permitan disminuir el impuesto.
Por ello, antes de incluir una cantidad en la declaración mensual, no basta con preguntar si existe una factura. También debe revisarse si el pago ya se realizó, si corresponde al periodo declarado y si se cuenta con la documentación necesaria para demostrar la operación.
