Las personas físicas y morales que realicen las actividades consideradas como vulnerables estarán compelidas a cumplir con (art. 18):
- identificar y conocer a los clientes y usuarios con quienes realicen este tipo de actividades, para lo cual se basarán en credenciales o documentación oficial
- solicitar, en el evento de establecer una relación de negocios, la información sobre la ocupación o actividad con base en los avisos de inscripción en el RFC
- preguntar sobre la existencia del dueño beneficiario, y requerir su documentación oficial si procede
- proteger y evitar la destrucción u ocultamiento de la información que sirva de soporte a la actividad vulnerable
- brindar las facilidades necesarias para que se lleven a cabo las visitas de verificación
- presentar los avisos ante la SHCP en los tiempos y bajo la forma señalada
- designar ante la SHCP a un representante encargado del cumplimiento de la LFPIORPI (art. 20)
- abstenerse de realizar actos u operaciones consideradas como vulnerables, cuando el cliente o usuario se niegue a proporcionarle la información o documentación necesaria para cumplir con la normatividad (art. 21)
Identificación de clientes y usuarios
Para identificar a los clientes o usuarios, las personas obligadas observarán una política de identificación que comprenderá, como mínimo, los lineamientos establecidos por las RCG, así como los criterios, medidas y procedimientos internos que se requieran para su debido cumplimiento, y los relativos a la verificación y actualización de los datos proporcionados (art. 11, RCG).
En ese sentido, se deberá elaborar un documento que contenga la política de identificación, el cual tendrá que estar listo dentro de los siguientes 90 días naturales de alta y registro (art. 37, RCG).
De igual manera deberán integrar, antes o durante la realización de una operación, un expediente único de identificación de cada uno de sus clientes o usuarios, que incluya por lo menos:
Para personas físicas (Anexo 4, RCG):
- apellido paterno, materno y nombre
- fecha y país de nacimiento, así como nacionalidad
- actividad, ocupación, profesión o giro comercial del cliente, al constituirse una relación de negocios
- domicilio particular, compuesto de calle o avenida, número interior y exterior, colonia, demarcación territorial, municipio, ciudad o población, entidad federativa, estado, provincia, código postal y país
- número telefónico de localización y correo electrónico, en su caso
- CURP y RFC
- datos del documento con el que se identificó (autoridad que lo emite y el número del mismo)
Para personas morales (Anexo 4, RCG):
- denominación o razón social y RFC
- fecha de constitución y país de nacionalidad
- actividad, giro mercantil, u objeto social (para los casos en que se establezca una relación de negocios)
- domicilio, conformado con los mismos datos señalados para personas físicas
- número telefónico del domicilio asentado, y en su caso, correo electrónico
- información del representante o apoderado legal (nombre, apellido paterno y materno, fecha de nacimiento, RFC o CURP)
Adicionalmente, se incluirá copia de los siguientes documentos:
- el testimonio o copia certificada del instrumento público de la constitución e inscripción en el registro público
- la cédula de identificación fiscal expedida por el SAT (si contara con ella)
- el comprobante que acredite el domicilio
- testimonio o copia certificada que contenga los poderes del representante o apoderado legal, así como de su identificación
- la constancia que acredite que quien realiza la actividad vulnerable solicitó a su cliente información referente al conocimiento de la existencia de algún dueño beneficiario (si un tercero se ve beneficiado con la operación)
Aspectos a cuidar
Los documentos de identificación proporcionados no deberán presentar tachaduras o enmendaduras, y en caso de hacerlo, se tendrá que recabar otros, o en su defecto, se solicitarán dos referencias bancarias o comerciales, así como dos personales (esto se realizará previo a la operación respectiva).
Otro aspecto a verificar será el asegurarse que las copias que integren el expediente sean legibles, y además se cotejarán contra los documentos originales o las copias certificadas respectivas.
Se prevé que los datos y documentos que integren los expedientes se podrán conservar de manera física, sin que exista la necesidad de hacerlo electrónicamente, siempre que se contengan en un mismo archivo físico único.
Asimismo, deberán estar disponibles, en todo momento, para ser consultados por el SAT o la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF), según corresponda.
Al respecto, las autoridades referidas, podrán solicitar la información o datos en copia simple o certificada (art. 33, RCG).
El expediente integrado por cada cliente podrá ser utilizado en todos los actos u operaciones posteriores que se efectúen (art. 12, RCG). No obstante, estos deberán ser verificados cuando menos una vez al año, para comprobar que cuenten con todos los documentos necesarios (art. 21, RCG).
Confidencialidad
Quien lleve a cabo actividades vulnerables estará obligado a mantener absoluta confidencialidad sobre la información, documentación, datos e imágenes relativas a las transacciones celebradas con sus clientes.
Esta responsabilidad también alcanzará a los miembros de su consejo de administración u órgano equivalente, administradores, representante, así como para sus directivos, funcionarios, empleados, apoderados y factores.
Las personas descritas anteriormente también tendrán prohibido alertar o dar aviso a sus clientes, usuarios o algún tercero, respecto a:
- cualquier referencia que sobre estos se haga en los avisos, o a algún tercero
- el requerimiento de información, documentación, datos o imágenes relacionadas con la ley antilavado
- la existencia o presentación de órdenes de aseguramiento, antes de ser ejecutadas (art. 31, RCG)
Presentación de avisos
El único medio para enviar los avisos e informes en ceros es a través del SPPLD, por lo cual resulta indispensable contar con el alta y registro para acceder. En ese portal se ofrecen dos opciones para realizarlo:
- captura en línea
- envío masivo de archivos, esta herramienta permite mandar los reportes mediante plantillas descargables en Excel, al generar archivos XML
Tipos
Dentro de los reportes regulatorios previstos por las normas antilavado, se aprecia la existencia de tres categorías:
- avisos por actividades vulnerables, se exhibirán a más tardar el día 17 del mes siguiente al que se hubiese celebrado el negocio objeto del mismo
- avisos 24, regulados por el artículo 27 de las RCG, se presentarán en el supuesto de que quien lleve a cabo un acto u operación tildada de vulnerable, cuente con información adicional basada en hechos o indicios de que los recursos pudieren provenir o estar destinados a favorecer, prestar ayuda, auxilio o cooperación de cualquier índole para la comisión de los delitos de operaciones con recursos de procedencia ilícita, exhibiéndose dentro de las 24 horas siguientes a partir de que se conozca la referida información
- informes en cero, por:
- la no celebración de actividad vulnerable en el mes correspondiente
- realizar actividades vulnerables previstas en el artículo 27 Bis de las RCG
Retroalimentación de calidad
En aras de mejorar el proceso de envío de información, el SPPLD implementó una nueva herramienta, denominada Reporte de retroalimentación de calidad, a fin de detectar los errores que pueda presentar el sitio web, tanto en los avisos como en los informes en ceros.
Para saber si se tiene un informe de retroalimentación se debe acceder al módulo Seguimiento de avisos, ahí debe revisarse la columna correspondiente al estatus del envío, y aquellos que estén marcados con la leyenda de “Enviado error” deberán ser corregidos.
Estos son solo informativos, por lo que no constituyen un rechazo a la información, debido a que su única finalidad es indicar al usuario los errores detectados en el proceso, para que posteriormente se corrijan.
Estos reportes resultan de vital importancia, pues están diseñados con la finalidad de que los usuarios vayan corrigiendo sus posteriores envíos, pues a partir del 1o de enero de 2015 el sistema rechazará todos los avisos e informes con error.
