Para armar los expedientes de identificación requeridos por la ley antilavado, el anexo que sirve de guía para ello indica que es necesario requerir testimonio o copia certificada del acta constitutiva al cliente o usuario cuando sea una personal moral. Una empresa me presentó una copia simple con el sello de un notario público, sin embargo me surge la duda si esta cumple con las características de los elaborados por dichos fedatarios. ¿Qué tipos de instrumentos utilizan para ejercer sus funciones y cuáles son sus principales lineamientos?
De conformidad con la Ley del Notariado para el DF (LNDF), el notario público, como profesional del derecho investido de fe pública por el Estado, cuenta con una facultad autenticadora para que se reconozca como cierto lo que este asiente en las actas o escrituras públicas que redacte, salvo prueba en contrario, con la finalidad de conferir autenticidad y certeza jurídica a los actos y hechos pasados ante su fe, mediante su consignación en los instrumentos públicos de su autoría (arts. 26 y 42).
El notario público tendrá a su disposición diversos instrumentos públicos, definidos como todo documento original que el notario asiente en los folios para hacer constar bajo su fe un acto o hecho, los cuales se enlistan a continuación:
- escritura: es el documento original que el notario asienta en los folios para hacer constar bajo su fe, uno o más actos jurídicos (manifestaciones externas de la voluntad para producir consecuencias jurídicas), que firmado o con huella de los comparecientes, el notario autoriza con su sello y firma autógrafa. Para su redacción se observará, entre otras cuestiones, las siguientes:
- se escribirá en español, con letra clara y sin abreviaturas, salvo el caso de transcripción o reproducción, y sin enmendaduras o raspaduras
- se expresará el proemio, el número de escritura y de libro a que pertenece, así como el lugar y fecha en que se asienta, su nombre y apellidos, el número de la notaría de que es titular, el acto o actos contenidos y el nombre de los comparecientes
- se consignarán los antecedentes y se certificará de haber tenido a la vista los documentos que se le hubieran presentado para la formación de la escritura
- acta notarial: es el escrito original que el notario asienta en los folios, para hacer constar bajo su fe, uno o varios hechos presenciados por él o que le consten, con la autorización de su firma y sello, y de hacerse declaraciones, con la firma del solicitante. Los hechos que se pueden hacer constar se dividen en siete grupos:
- notificación, interpretación, requerimiento, protesta o entrega de documentos
- la existencia, identidad, capacidad legal, reconocimiento y puesta de firmas en documentos
- hechos materiales
- la existencia de planos, fotografías y otros documentos
- protocolización de documentos (insertar un documento en el texto de un acta notarial mediante su transcripción o la reproducción de su imagen, o agregándola al apéndice, bajo la letra o el número que le corresponda)
- declaración que haga una o más personas respecto a hechos que les consten, sean propios o de quien solicite la diligencia
- en general, todo hecho positivo o negativo, estudio o situaciones, sean lícitos o no, que guarden las personas y las cosas que pueden ser apreciadas objetivamente y relacionadas por el notario
- testimonio: es la copia en la que el notario transcribe completamente una escritura o un acta notarial, copiando o incluyendo como reproducidos los documentos anexos que obran en el apéndice. Las hojas que lo integren irán numeradas progresivamente, y además, se harán en las hojas adquiridas en el Colegio de Notarios del DF para garantizar su seguridad
- copia certificada: es la reproducción total o parcial de una escritura o acta, así como sus respectivos documentos del apéndice o solo de estos o de algunos de estos. El notario solo la expedirá para cuatro finalidades:
- acompañar declaraciones, manifestaciones o avisos de carácter administrativo o fiscal o para obtener la inscripción registral de escrituras o actas
- adjuntarla a los informes solicitados por autoridades en relación con alguna escritura o acta
- remitirla a alguna autoridad administrativa, ministerial o judicial
- entregar al otorgante que la solicite, la reproducción de algún o algunos de los documentos que obren en el apéndice
Entonces, dada la descripción de los instrumentos emitidos por los notarios, es claro que una copia simple no reúne los requisitos para construir el expediente de identificación de la ley antilavado, pues no se trata de una copia certificada ni de un testimonio, aun cuando en el expediente se vaya a conservar solo su copia.
