Despachos y consultorías pierden dinero en viáticos

Se trata de errores en las cuentas, recibos faltantes, gastos hechos fuera del presupuesto establecido
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México (Notimex).- Pequeñas y medianas empresas (Pymes) que viajan de forma constante (como despachos de abogados, de auditoría y consultorías) en México, pierden al año hasta un millón de pesos en promedio, por descuidos en sus gastos de viajes de negocios.

Se trata principalmente de errores en las cuentas, recibos faltantes, gastos hechos fuera del presupuesto establecido, tardanza en la presentación de informes y falta de visibilidad de los montos pagados, señaló Concur, empresa estadounidense de administración de viáticos.

De acuerdo con estimaciones de la plataforma tecnológica con base en sus operaciones en México, las pérdidas de esta cantidad se registran en empresas que procesan en forma manual desde 50 reportes de gastos de viajes por mes.

Debido a su giro, las firmas de abogados y consultorías en México envían personal a viajes de negocios hasta cuatro veces por semana e invierten al año un promedio de tres millones de pesos en viáticos. Generalmente con el objetivo de alcanzar mayor número de clientes, lo cual implica una inversión de al menos 10%, según datos de la consultora Aberdeen.

“Nuestra sugerencia es elegir las opciones más inteligentes (…). La mejor política es la más controlada, que tu personal pueda elegir el restaurante que desea, o el vuelo que desea, siempre y cuando se ajuste a las tarifas permitidas por la compañía. Se trata de mantenerlos contentos pero tener visibilidad de tus gastos”, agregó el director de marketing de Concur, Manuel Valdés.

Otra opción para las Pymes es usar plataformas tecnológicas para realizar sus reservaciones y reportes de gastos de viaje, ya que implementar soluciones digitales les genera ahorros de entre el 7% y el 12% en su presupuesto anual destinado a viajes de negocios y reduce el tiempo de reembolsos de tres semanas a una.