Un documento físico, electrónico o de cualquier otro formato que indique qué datos son recabados y con qué fines
La protección de datos personales es un derecho preservado por nuestra Constitución que implica que a toda persona se le debe garantizar que el tratamiento de su información personal en manos de terceros, siempre será legítimo, controlado e informado, además de que deberá salvaguardar su privacidad y el derecho a la autodeterminación informativa.
Para satisfacer a cabalidad los extremos de amparo aludidos, la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) prevé, como norma encargada de regular esta materia, una serie de principios y obligaciones, de entre las que sobresale una por su importancia: el aviso de privacidad.
Dicho aviso es un documento físico, electrónico o de cualquier otro formato creado por el responsable, puesto a disposición del titular para informarle qué datos le son recabados y con qué fines.
Como se aprecia, tal documento es pináculo en la protección de los datos personales, porque permite que el titular esté informado sobre los datos que se le están pidiendo y para qué. Asimismo se establece y delimita el alcance, los términos y las condiciones a que sujetará su tratamiento, para que este, en el ejercicio de su derecho a la autodeterminación informativa, tome decisiones conscientes en relación con su información, y además, mantenga el control y disposición sobre la misma.
No obstante la importancia del tema, y de las fuertes multas aplicables por el incumplimiento a las disposiciones, las personas físicas o morales siguen sin cumplirlas o desconocen su alcance.
Por ello, antes de disponer de información personal de terceros, es imperioso que se elabore un aviso de privacidad en el que se señale, cuando menos:
- identidad y el domicilio del responsable
- finalidad del tratamiento
- opciones y los canales que el responsable ofrezca para limitar el uso o divulgación
- medios para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición (ARCO)
- transferencias de datos, de existir, y
- procedimiento y medio por el cual el responsable comunicará a los titulares de cambios al aviso
Adicionalmente, este documento debe exhibirse en el momento oportuno, pues dada la finalidad del aviso de privacidad es lógico que el titular lo tenga a su disposición en el mismo momento en el que proporcione sus datos personales.
Entonces, la oportunidad en la que se proporciona el aviso de privacidad depende tanto de la forma en que se obtengan los datos personales, como de si se allegaron de ellos de forma directa o indirecta. Si se obtuvieron:
- de forma personal del titular, el aviso de privacidad será facilitado en el momento en que se recaba el dato de forma clara y fehaciente, a través de los formatos por los que se consiguen, salvo que aquel se hubiese facilitado con anterioridad
- directamente del titular por cualquier medio electrónico, óptico, sonoro, visual u otra tecnología, el responsable proporcionará al titular de manera inmediata, al menos la información referente a su identidad y domicilio, así como la finalidad del tratamiento; de igual modo le comunicará en dónde puede consultar el texto completo, y
- de forma indirecta del titular, y si el tratamiento:
- involucra el contacto directo con este, el citado aviso se debe proporcionar al primer contacto que se tenga
- no requiere ese contacto, es obligatorio exhibir el referido aviso de forma previa al uso de los datos personales, y
- los mecanismos que el responsable ofrece para que el titular conozca el aviso de privacidad completo
No lo olvide que incumplir con el aviso de privacidad le puede costar una multa que oscilará desde los 7 mil 304 hasta los 11 millones 686 mil 400 pesos.
