Qué traerán las reglas del sistema electrónico de SAS

Por Jesús Coronado

En el sitio de la Comisión Federal de Mejora Regulatoria (Cofemer) están disponibles las reglas de carácter general para el funcionamiento y operación del sistema electrónico de Sociedades por Acciones Simplificadas (SAS).

Esos lineamientos señalan que el sistema permitirá por medio de este portal la captura, el almacenamiento, la custodia, la consulta, la reproducción, la verificación, la administración y la transmisión de información.

En este sistema no se requerirá a los accionistas (personas físicas que realizan el trámite constitutivo y titulares del uso de la denominación social) la presentación de datos cuando estos puedan obtenerse de otra autoridad administrativa.

Como la normativa prevé que las dependencias y los organismos descentralizados que estén vinculados en la realización de procedimientos administrativos relacionados con la apertura y operación de empresas, deberán coordinarse con la Secretaría de Economía (SE) para facilitar las gestiones de los interesados y evitar duplicidad de trámites y comunicar las diversas bases de datos;será justamente la SE quien organizará, unificará e implementará el sistema.

Para ello integrará en el mismo el expediente electrónico empresarial, la información resultante de esa coordinación y la que provenga de estados y municipios que deseen incorporarse al sistema, la cual será considerada mensaje de datos.

Al interior de dicha Secretaría será la Dirección General de Normatividad Mercantil la encargada de:

• vigilar el cumplimiento de las disposiciones jurídicas y administrativas del sistema
• administrar y operar el sistema
• promover la celebración de colaboraciones para coordinarse con dependencias o entidades de la Administración Pública Federal, Estatal o Municipal
• iniciar los procedimientos administrativos, practicar las visitas de inspección y requerir información para cumplimentar las reglas
• emitir las declaratorias de incumplimiento
• capacitar y dar atención a las consultas sobre el sistema, como difundir y promover su uso, y
• formular, fijar, establecer y coordinar acciones y estrategias para modernizar continuamente el sistema

Las  reglas consideran que los documentos electrónicos y mensajes de datos que cuenten con firma electrónica avanzada (FIEL, ahora e.firma), producirán los mismos efectos que los presentados con firma autógrafa, teniendo por lo tanto, el mismo valor probatorio.

Las personas que podrán registrar información en el sistema mediante el uso de su FIEL, son el accionista solicitante; el representante legal de sociedades mercantiles; el fedatario público, y los servidores públicos de la SE.

Dentro del sistema se podrán realizar las siguientes operaciones: consulta constitución y operación de SAS; procedimientos administrativos relacionados con la apertura y operación de empresas.

Cualquier persona podrá consultar información general sobre las SAS constituidas, la cual comprenderá el folio de constitución, la denominación social, el representante legal y la fecha de constitución.

Por lo que hace a la constitución se hace referencia a lo señalado en los artículos 262, 263 y 264 de la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) y se precisa que lo podrán hacer el accionista solicitante y el fedatario público, este último primeramente, deberá cerciorarse que haya sido seleccionado para ello. Ambos tendrán que:

• autentificarse en el sistema mediante el uso de su FIEL
• registrar la información que solicite el sistema sobre los estatutos sociales
• enviar, a través del sistema, a las personas físicas que deseen participar como accionistas un mensaje de datos para que confirmen su voluntad de participación; verifiquen la exactitud y veracidad de sus datos, y manifiesten si son socios, accionistas o administran otra sociedad mercantil
• revisar el contrato social o acto constitutivo
• enviar, por medio del sistema y por correo electrónico de los accionistas, la propuesta de las condiciones estatutarias para que manifiesten su voluntad mediante el uso de su FIEL, y
• firmar el contrato social o acto constitutivo con su FIEL

Conforme a las reglas, el accionista solicitante actuará como emisor y las personas físicas que confirmen como destinatarios.

La información contenida en las cláusulas podrá modificarse en cualquier momento y hasta antes de que alguno de los accionista firme el contrato social o acto constitutivo. Un vez firmado por medio de la FIEL se tendrá por perfeccionado. 

El trámite para constituir una SAS deberá concluirse en el plazo de 15 días hábiles, contados a partir de aquel en que se le dio inicio; de no cumplirse deberá iniciarse uno nuevo.

Una vez que el contrato social o acto constitutivo cumpla con los requisitos contemplados en la LGSM, la SE inscribirá ese instrumento en el Registro Público de Comercio; de lo contrario informará al accionante solicitante o al fedatario público por medio del sistema.

Los accionistas podrán consultar u obtener la representación gráfica del instrumento y la SE conservará los archivos electrónicos conforme a la normativa aplicable.

Igualmente, las sociedades deberán presentar aviso ante el Sistema Electrónico de Publicaciones de Sociedades Mercantiles (PSM) sobre las inscripciones que realicen en el libro de registro de acciones.

Todas las modificaciones al contrato social o acto constitutivo podrán efectuarse en el sistema, salvo aquellas en las que implique celebrar ante fedatario público la transformación de la SAS a cualquier otro tipo de sociedad mercantil, la cual deberá efectuarse en un plazo no mayor a 40 días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha en la que la SE, previo procedimiento administrativo, publique en el PSM los ingresos totales anuales de la SAS rebasaron el monto de cinco millones establecidos en la LGSM.

La SE verificará el cumplimiento de lo anterior, y en caso de no cumplir, previo procedimiento administrativo, publicará en el PSM la situación de los accionistas de la SAS respecto de su responsabilidad frente a terceros.

Conforme a la regla décima novena y en relación con la LGSM, el administrador de la SAS publicaráen el sistema durante mayo, siguiente al ejercicio inmediato anterior, la información financiera siguiente:

En caso de no publicarse durante dos ejercicios consecutivos, la SE, previo procedimiento administrativo, determinará sobre la procedencia de la declaratoria de incumplimiento fijada en la LGSM que conllevaría a la disolución de la sociedad, sin perjuicio de las responsabilidades en que incurran los accionista individualmente.

La SE publicará en el PSM la resolución que de ser procedente, se iniciará en un lapso no mayor de 40 días hábiles a la fecha de inscripción de la declaratoria en el Registro Público de Comercio, el proceso de disolución previsto en la LGSM.

Finalmente las reglas están disponibles en la página de la Cofemer desde el 29 de agosto pasado y están abiertas para comentarios, todavía no se fija su fecha de publicación en el DOF pero prevén que entren en vigor el 15 de septiembre de 2016.

Si deseas conocer el texto integro de las reglas se encuentra disponible aquí.