¿Estás ante un trámite o juicio en donde se requiere información confidencial importante (comercial o personal) que pone en riesgo el desarrollo de las actividades de la empresa? Existen normas en el CFF (artículo 69) o en disposiciones procesales que establecen obligaciones de confidencialidad sobre los datos que en los procedimientos se manejan. Sin embargo, no se deja de reconocer que en estos escenarios jurídicos son muchas las personas que tiene acceso a la información y que puede darse una filtración que ponga en riesgo a la empresa.
En efecto existe información que de reproducirse pondría en riesgo la compañía, en tanto que es material confidencial y crítico sobre su ventaja competitiva o su actividad en el mercado; o se trata de información cuya divulgación transgrediría la ley en materia de datos personales.
Estos supuestos plantean la necesidad de encontrar soluciones para cumplir con los requerimientos de las autoridades y proteger la confidencialidad de la información, para ello algunos especialistas recomiendan utilizar las siguientes estrategias:
- cuando se trate datos sensibles es recomendable dar acceso directo en la empresa al perito, bajo supervisión y vigilancia de la persona designada por esta, con ello se evita la salida de datos
- eliminar datos distintos de los investigados o sujetos a revisión, lo que colegialmente se llama “blanquear datos”
- codificar la razón social o nombre de clientes por ejemplo: cliente 1 o 2; trabajador 1 o 2; esta recomendación no resulta viable cuando se tiene pocos clientes o trabajadores, ya que son fácil de relacionar o cuando la autoridad está solicitando un dato específico de la persona o compañía
- si se necesita información contenida en un documento cuyo contenido integró no se desea dar a conocer, se podría utilizar los servicios de un funcionario con fe pública para que se fragmente solamente en la parte que se solicita, y
- de revisarse un ordenador para localizar ciertos datos, y no se desea que se intervengan datos personales en él contenidos, lo recomendable es realizar una copia de los datos asegurándose que se mantenga la cadena de custodia y la integridad de la información, así como solicitar en su caso al perito encargado realice la búsqueda con palabras claves (keywords) para dirigir la localización en los documentos que se requieren
Como se indicó las partes que intervienen en estos procedimientos están impedidas por ley, el dar a conocer o revelar la información que tratan, pero ello no impide que las empresas tomen precauciones al respecto.
