Asistencia y recibos de nómina digitales

Ante un juicio laboral, el patrón debe presentar los documentos que sirvan como prueba auténtica de una relación laboral

Debido a los avances de la tecnología actual estamos utilizando un sistema de huella digital para el control de asistencia de nuestro personal, además les enviamos sus recibos de nómina vía electrónica, ya sea por correo o intranet. ¿Este manejo informático conlleva algún riesgo en materia laboral?

Desafortunadamente sí, porque el patrón en caso de enfrentar un juicio laboral tiene la carga de la prueba, esto quiere decir, está obligado a conservar y exhibir ante la JLCA los documentos derivados de la relación de trabajo, toda vez que se exime al subordinado de probar su dicho cuando la Junta está en posibilidad de llegar al conocimiento de los hechos por otros medios (art. 784 LFT).

En el caso de los recibos de nómina y las listas de asistencia es necesario que los trabajadores los firmen de conformidad, porque son documentos privados que al momento de ser ratificados (signados) no queda lugar a dudas de su autenticidad (arts. 802 y 804, fracciones II y III LFT)

En este contexto para que los informes generados por los sistemas electrónicos en comento tengan validez legal es preciso que los subordinados estampen su firma, porque de lo contrario se generarían suspicacias respecto a su contenido pues dichas herramientas son susceptibles de alteración.

Sirva para una mejor apreciación de lo comentado la siguiente tesis:

AVISOS DE ALTA Y BAJA ANTE EL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL. SON DOCUMENTOS QUE EL PATRÓN TIENE LA OBLIGACIÓN DE CONSERVAR Y EXHIBIR EN JUICIO (INTERPRETACIÓN DE LA FRACCIÓN V DEL ARTÍCULO 804 DE LA LEY FEDERAL DEL TRABAJO). De la interpretación sistemática del artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo, en relación con el artículo 15, fracciones I y II, de la Ley del Seguro Social, se advierte que el patrón no sólo está obligado a conservar y a exhibir en juicio, los documentos mencionados en las fracciones de la I a la IV del referido artículo 804, y durante el periodo expresamente señalado, es decir, mientras dure la relación laboral, como se exige, por ejemplo, respecto de los contratos de trabajo, y hasta un año después; los vinculados con listas de raya o nómina de personal (cuando se lleven en el centro de trabajo), o recibos de pago de salarios; los controles de asistencia (cuando se lleven) y comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones, aguinaldos y primas previstas por la ley, durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral; sino también aquellos que, conforme a la fracción V, del primer precepto citado, señalen las leyes. Esto significa que la disposición en cita, en su fracción V, remite a otros ordenamientos que también establezcan la obligación del patrón de conservar y exhibir documentos relacionados con el vínculo de trabajo. De ahí que si del invocado artículo 15, fracciones I y II, se advierte que los patrones tienen la obligación, entre otras, de registrarse e inscribir a sus trabajadores en el Instituto Mexicano del Seguro Social; comunicar sus altas y bajas, las modificaciones de su salario y demás datos, conservar registros de nóminas y listas de raya, en las que se asiente invariablemente el número de días trabajados y los salarios percibidos por sus trabajadores y conservar estos registros durante los cinco años siguientes al de su fecha, entonces, atendiendo a que el derecho del trabajador a gozar de dichas prestaciones deriva de la relación de trabajo y de hechos íntimamente relacionados con aquélla, se concluye que es obligación del patrón conservar y exhibir en juicio los documentos de altas y bajas ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, por ser quien cuenta con los elementos de prueba idóneos para demostrarlo, con independencia de que esa carga procesal no esté prevista expresamente por el artículo 784 de la ley laboral. PRIMER TRIBUNAL COLEGIADO EN MATERIA DE TRABAJO DEL SEGUNDO CIRCUITO.

        Amparo directo 845/2009. Eufracia Martínez Corona. 11 de noviembre de 2009. Unanimidad de votos. Ponente Arturo García Torres. Secretaria Yolanda Leyva Zetina.

        Amparo directo 19/2010. Gerardo Ascencio Martínez. 17 de marzo de 2010. Unanimidad de votos. Ponente Arturo García Torres. Secretaria Rosario Moysén Chimal.

Fuente: Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta. Tomo XXXII, agosto de 2010, pág. 2244. Tesis: II.1o.T.365 L. Tesis Aislada.