Las actas administrativas son documentos que las compañías elaboran internamente para dejar constancia de ciertos hechos que son de particular relevancia para sus propios intereses; además de que no requieren de una formalidad específica para su creación.
Si bien estos instrumentos no están regulados en la LFT, en la práctica constituyen un elemento idóneo e indispensable para dejar constancia ante terceros y las propias autoridades laborales del cumplimiento de algunos deberes patronales. Por ejemplo la constitución de las comisiones mixtas, que de acuerdo con el ordenamiento legal citado, todos los centros de labores deben tener; la correcta aplicación de las hipótesis de rescisión de la relación laboral, en donde se deja constancia de las conductas infractoras de los trabajadores o de medidas disciplinarias cuando transgreden las condiciones laborales contenidas en el reglamento interior de trabajo.
El valor probatorio de una acta administrativa reside en la intervención de las personas que fungen como testigos de determinados hechos; quienes comparecen y exponen los sucesos que les constan ante la Junta de Conciliación y Arbitraje (JCA) respectiva que los requiera o cuando sean propuestos por la compañía demandada en un juicio laboral.
Al no existir ninguna disposición que norme a las actas administrativas su elaboración no es obligatoria; tampoco requieren de depósito o registro alguno ante la JCA competente; sin embargo en una demanda interpuesta por un colaborador, sí deben exhibirse como pruebas documentales.
Por lo anterior se abordan las principales características de las actas administrativas, así como el desglose y contenido de cada una de las partes que las integran, en tres casos prácticos, que comprenden los supuestos más comunes en los que es conveniente su elaboración.
Concepto de acta administrativa
La LFT no contempla una acepción de este documento, debido a que su conformación no es obligatoria para los patrones; por ello es necesario acudir a la doctrina.
El Diccionario de la Lengua Española perteneciente a la Real Academia Española y publicado por Editorial Espasa Calpe indica que una acta administrativa es una: “relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta. Certificación, testimonio, asiento o constancia oficial de un hecho. Certificación en que consta el resultado de la elección de una persona para ciertos cargos público o privados”.
Para Juan Palomares en su Diccionario para Juristas, publicado por Mayo Ediciones: “es la relación o certificación que consta en un documento, en la que se asientan hechos relativos a actuaciones administrativas”.
Beneficios y campo de aplicación
Estas documentales son de gran utilidad para las compañías porque les sirven para hacer constar de forma circunstanciada (modo, tiempo y lugar) actos o hechos que impactan directa o indirectamente el vínculo laboral que las une con sus trabajadores en los ámbitos administrativos; de cumplimiento de obligaciones o como medio de prueba en un juicio laboral (testimonial de quienes comparecen en el acta).
Por ello usualmente son empleadas para
acreditar la observancia de algunos deberes empresariales, tales como la integración de las Comisiones Mixtas de Participación de los Trabajadores en las Utilidades de las Empresas; Capacitación, Adiestramiento y Productividad; Cuadro General de Antigüedades; Reglamento Interior de Trabajo y Seguridad e Higiene (arts. 125, 153-E, 158, 424 y 509, LFT)
iniciar el procedimiento de rescisión del vínculo laboral
- aplicar medidas disciplinarias por conductas de los trabajadores contrarias a lo señalado en el reglamento interior de trabajo
¿Quiénes intervienen en la elaboración de una acta administrativa?
Para determinar a las personas que deben comparecer para verter sus manifestaciones y estampar sus firmas en estos instrumentos, es necesario identificar el objetivo de su elaboración; esto es si obedece al incumplimiento de una obligación de trabajo, a la intención de sancionar o rescindir a una persona subordinada.
Así las cosas, los individuos participantes pueden ser, en caso de
- deberes, como la integración de las comisiones mixtas señaladas: representante legal o administrativo de la empresa quien es el encargado de convocar a las demás personas e iniciar la elaboración del acta administrativa; los representantes patronales y de los trabajadores del órgano respectivo y los testigos, y
- aplicación de medidas disciplinarias o rescisión: representante legal o administrativo de la compañía; trabajador infractor; delegado gremial (en caso de que cuenten con sindicato); testigos (a quienes les constan los hechos y las conductas)
Contenido básico
La información mínima que las áreas de recursos humanos de las corporaciones deben considerar para toda acta administrativa es
- fecha, hora y domicilio de la empresa o de las instalaciones de ésta en la que tengan verificativo los hechos
personas que comparecen
señalamiento de la causa que da motivo a su elaboración
declaraciones del subordinado transgresor, en los casos de una rescisión o aplicación de medidas disciplinarias para que manifieste lo que a su derecho convenga
declaraciones de los testigos, quienes deben señalar cronológicamente los eventos que presenciaron
- relación de los documentos o elementos tecnológicos con los que se robustecen las afirmaciones de los testigos y demás comparecientes
- indicación del cierre del acta, haciendo el señalamiento de la hora exacta y la firma de quienes en ella intervienen
Recomendaciones para su elaboración
Para su efectividad posterior, en su redacción se sugiere
elegir entre los testigos que participen en las declaraciones vertidas en las actas, a quienes hubiesen celebrado con la organización un contrato por tiempo indeterminado, a fin de que en caso de una demanda laboral, estén aún a su servicio y sin ningún problema ratifiquen ante la JCA competente los hechos presenciados
- redactar las actas a renglón seguido para evitar alguna alteración de su contenido
numerar la hojas indicando si se escribieron por uno o ambos lados
recopilar, al margen y calce de cada página, la firma de cada una de las personas que intervinieron en su formulación
- solicitar a los testigos sus identificaciones oficiales, anexando las copias respectivas
Como se mencionó, no es necesario depositar o registrar estos documentos ante la JCA o alguna autoridad laboral. Esto no implica que al patrón se le reste la posibilidad de que pueda ofrecerlos como pruebas documentales en un juicio o una inspección laboral.
¿Qué debe hacerse con las actas administrativas?
Por lo que hace a las relativas a la constitución de las comisiones mixtas precisadas, deben guardarse en los expedientes correspondientes a cada materia (reparto de utilidades; capacitación, adiestramiento y productividad; cuadro general de antigüedades; reglamento interior de trabajo y seguridad e higiene), a efectos de que cuando les sean requeridas por las autoridades laborales en una inspección de trabajo, las exhiban y eviten la imposición de las multas respectivas.
Repecto a las actas vinculadas con la aplicación de medidas disciplinarias y del procedimiento de rescisión, deben conservarse en el expediente del trabajador de que se trate. Esto porque las acciones en que incurrió el subordinado pudiesen desencadenar un juicio laboral; instancia en que estos documentos y los testimonios de las personas que intervinieron en su elaboración deben ser ofrecidos como medios de comprobación, pues en términos del numeral 784, fracción I de la LFT, la carga de la prueba recae en el patrón, por tanto le corresponde demostrar, entre otros extremos, que la conducta del trabajador se ubica en alguna de las causas de rescisión o de aplicación de las medidas disciplinarias de la LFT o del reglamento interior de trabajo.
Casos prácticos
A efectos de clarificar lo anterior se presentan los siguientes ejemplos.
Acta administrativa previa a la aplicación de una rescisión laboral
La empresa Envases Plásticos Industrializados, SA de CV se percató de que su colaborador Simón Tejo Navarrete, sustrajo diversos paquetes de productos sin demostrar que tenía la autorización de su jefe directo.Como parte de la investigación previa a la aplicación de la rescisión del vínculo laboral, la citada compañía, por medio de su director de recursos humanos, el licenciado Roberto Sandoval Martínez, desea levantar una acta administrativa para dejar constancia del hecho.
Para tal efecto se cita al trabajador en la oficina del funcionario, así como a los dos oficiales de seguridad que observaron los acontecimientos quienes fungirán como testigos, cuyos nombres son Mario Alberto Sánchez Hernández y Luis Pérez García.
Los pasos a seguir para elaborar el acta y el formato del documento debidamente elaborado están visibles en las páginas 5 y 6 de esta sección.
Acta administrativa para la determinación de una medida disciplinaria
La empresa Envases Plásticos Industrializados, SA de CV pretende sancionar con una medida disciplinaria a uno de sus subordinados, Pedro Téllez Garnica. Esto es aplicarle una suspensión de la relación laboral sin goce de salario por tres días, porque se negó a colocarse el equipo de seguridad proporcionado por la compañía para el manejo de los polímeros a altas temperaturas, lo que puso en peligro su integridad física y la de sus compañeros de labores.
Con ese hecho transgredió la cláusula trigésima sexta del Reglamento Interior de Trabajo (RIT) vigente en la organización, la cual establece como obligación del personal de línea de producción utilizar el equipo de protección referido.
Además la cláusula cuadragésima octava del RIT prevé que cuando un colaborador no observe lo señalado se debe investigar y elaborar el acta administrativa correspondiente con la comparecencia del trabajador, para así evaluar la situación, y de ser el caso, aplicar una suspensión del vínculo de trabajo que puede ir de dos y hasta ocho días sin goce de salario.
De los sucesos se percataron los coordinadores de producción, los señores Romeo Flores Gómez y Sandra Rodríguez Gómez, quienes dieron aviso al director de recursos humanos de la organización el señor Roberto Sandoval Martínez, quien citó en su oficina a todas las personas involucradas, con la finalidad de elaborar el acta administrativa correspondiente.
El procedimiento para su conformación y el modelo de este instrumento se puede visualizar en las páginas 5 y 7 de esta este mismo trabajo.
Acta administrativa para la constitución de una Comisión Mixta
La empresa Envases Plásticos Industrializados, SA de CV consciente de que tiene que cumplir con el reparto anual de utilidades entre sus colaboradores, desea realizar la individualización de las mismas; sin embargo para tal efecto requiere formar una comisión mixta con los representantes del patrón y de los trabajadores, quienes tienen entre sus atribuciones la elaboración del proyecto de reparto respectivo.
Para ello el representante de la compañía y director de recursos humanos, el señor Roberto Sandoval Martínez, realiza un análisis de los colaboradores de confianza que pueden fungir como representantes patronales ante esta comisión, por lo que con el carácter de titulares de ese encargo designa a los señores Rogelio Pastrana Chávez e Irma Landín Méndez y como suplentes a Marcelo Bartolini Esparza y Pedro Domínguez Marín.
Paralelamente convoca a los trabajadores para que designen a sus delegados en la comisión mixta, mediante una votación, cuyo resultado fue el nombramiento del señor René Franco Saldivar como representante de los subordinados sindicalizados y Juan Velázquez Romero de los de planta, siendo sus respectivos suplentes los señores Raúl Sánchez Urbina y Araceli Parra Carmona.
Hecho lo anterior el director de recursos humanos citó a todos los involucrados para constituir la Comisión Mixta para el Reparto de Utilidades y dejar constancia de la aceptación de los cargos y responsabilidades a desempeñar por cada una de éstos.
El ejemplo de las acciones a seguir para llevar a cabo la integración de este órgano y el modelo del acta correspondiente puede revisarse en las páginas 8 y 9 de este trabajo.
Conclusión
Resulta indispensable para las organizaciones conocer la trascendencia de las actas administrativas, pues con ellas se logran comprobar determinados hechos que se suscitan a su interior (obligaciones, aplicación de medidas disciplinarias y rescisión de vínculos de trabajo), con lo cual pueden evitar inconvenientes como la imposición de multas por parte de la autoridad laboral o la pérdida de juicios laborales interpuestos por los colaboradores.
De lo anterior se deduce que a pesar de que la elaboración de estos documentos no es legalmente obligatoria, su importancia y eficacia probatoria los convierte es una herramienta imprescindible en todo centro de labores, de ahí la necesidad de contar con personal capacitado en el área de recursos humanos, a efectos de que cuando sea necesario la redacten sin defectos, ambigüedades u omisiones que pudiesen restarle su valor como elemento de comprobación.
