La juntas que se desarrollan en las organizaciones pueden ser una verdadera fuente de productividad, de creatividad o de solución de conflictos o desafortunadamente de pérdida de tiempo, por eso tienen que versar sobre temas concretos.
Existen diversas especies de reuniones, para conocerlas ser recomienda la lectura del tema ¿Qué es una reunión efectiva?; sin embargo, independientemente del tipo a desarrollar todas deben constar de tres fases:
- preparación. De acuerdo con Mariana Lome, en el sitio web: gestionsocial.org y Sergio A. Bastar Guzmán, en el documento Taller Manejo efectivo de reuniones, quienes orquestan estas deben plantear su contenido considerando estos elementos mínimos:
- propósito explícito, para ello debe definir con claridad el objetivo de la junta antes de convocarla
- agenda de temas y de tiempos, precisando la duración de la reunión y el estudio de cada uno de los tópicos de la agenda, atribuyendo minutos proporcionales, de conformidad con la importancia de los puntos
Aquí es relevante no dejar al final el asunto más complicado o escabroso, porque los concurrentes pueden estar exhaustos o irritables - distribución de responsabilidades de los implicados, y
- asignar a un responsable de las memorias o minutas que aterricen los acuerdos, entre otros
- desarrollo, consiste en que se desenvuelvan tres momentos: el inicio, el desarrollo y el cierre
- control posterior, se trata de las acciones encaminadas a revisar el grado de cumplimiento de los acuerdos; la evaluación de la junta, y envío del acta respectiva
Según Ivonne Vargas, especialista en el área de recursos humanos, en el tema Acaba con las juntas sin fin recomienda que para revisar la actualización de los acuerdos derivados de las reuniones se adopte como práctica la grabación de las principales ideas, pues esto ayuda a trabajar sobre los objetivos más aterrizados, así como a disipar dudas sobre la información, porque ante ello se toma la grabación evitando malos entendidos.
