Garantiza la eficacia de las reuniones

Las reuniones de trabajo en las compañías son efectivas cuando de ellas se obtiene productividad, calidad y satisfacción y si de su realización se potencian la creatividad y la capacidad de solucionar conflictos de quienes son convocados a participar en las mismas.

Las juntas deben tener un objetivo y estructura tales, que deben ser cumplidos por los colaboradores involucrados; para ello es preciso que el colaborador convocante de aquellas o quien las coordina realicen después de su celebración un examen de dichas dinámicas y de ciertos operadores.

De acuerdo con la Guía Práctica para el Manejo de Reuniones Efectivas, se pueden tener como parámetros de examinación los siguientes:

• puntos de forma a revisar:
  • cumplimiento o no de los objetivos de la reunión precisando su porcentaje
  • material de apoyo utilizado o entregado a quienes la desarrollaron
  • asistencia y pertinencia de los sujetos implicados y quienes concurrieron, y
  • apego o no a los horarios estipulados y las normas, y
• aspectos de evaluación del dirigente de la junta, esto es constatar:
  • grado de cumplimiento de los compromisos contraídos en juntas anteriores
  • si se tomaron y aprobaron decisiones
  • nivel de participación de los miembros del grupo y clima de la reunión, y
  • aprendizajes y posibles acciones de mejora
    Esta dinámica conlleva un ejercicio de auto-reflexión, o la retroalimentación que brinden los participantes de las reuniones.
    Es importante que el coordinador monitoree la materialización de los acuerdos adoptados en las reuniones para ello debe que contar con:
  • programa de acuerdos que precise responsables y calendario de verificación de rubros a revisar
  • plan de seguimiento de las acciones del programa descrito, y
  • constatación de los compromisos adquiridos por quien dirige las sesiones