Aún cuando en México no se ha declarado estado de emergencia, sí se ha pedido a la población mantenerse en casa y evitar salir si no es necesario. Ante esta situación, el home office se ha convertido en una alternativa para continuar con las actividades de trabajo con el apoyo de la tecnología.
La empresa mexicana minu recomienda algunas herramientas que pueden utilizar las empresas para realizar el trabajo en casa de manera práctica y efectiva:
- Red virtual privada. En caso de que tu empresa tenga una red privada corporativa, checa los lineamientos para hacer uso de ella de forma responsable y segura y comunícalos a todo el personal.
- Acceso remoto de calidad. Para evitar usar redes públicas y gratuitas, recomienda a tus colaboradores usar la conexión de red que tengan contratada en su casa. Pídeles que revisen que tenga la calidad necesaria o que consideren aumentar su velocidad considerando que la utilizarán todos los miembros de una familia para trabajar o estudiar.
- Equipo de trabajo, computadora o laptop. No todos los equipos móviles o con acceso a internet son adecuados para trabajar desde casa. Si uno de tus empleados no tiene una laptop ni equipo de escritorio con la capacidad recomendable, revisa si puedes apoyarlos con un equipo de la empresa (bajo los lineamientos de seguridad correspondiente) o con la renta o adquisición de alguno.
- Almacenamiento en la nube. Si entre tus colaboradores requieren compartir documentos, pero no tienen suficiente espacio en sus equipos, o deben evitar saturar el correo o conservar las ediciones de cada participante, puedes pedirles utilizar la nube con servicios como Google Drive y Dropbox. De esta manera podrán dar seguimiento puntual a los comentarios, cambios y sugerencias de cada persona.
- Videoconferencias. Para dar continuidad a citas o reuniones y que tu equipo de trabajo se mantenga en contacto entre ellos y con clientes o socios de negocios, las videoconferencias son ideales. Selecciona el servicio que mejor funcione para tu empresa, hay varias opciones de pago o gratuitas que permiten tener audio, video, chat y compartir pantalla para hacer presentaciones; incluso, pueden grabar la sesión si así lo requieren.
- Herramientas de Ciberseguridad. Es común que los empleados tengan que realizar actividades laborales o personales a través de la red y eso implica una mayor exposición de información sensible, por ello, es importante que comuniques las siguientes precauciones para proteger, tanto sus datos personales como la información de trabajo:
i) Si no requieren conectividad deben apagar el WiFi o Bluetooth y la conexión automática de sus dispositivos.
ii) Evitar el uso de redes públicas que carecen de medidas de seguridad.
iii) Mantener su software actualizado tanto del sistema operativo como de protección, ya que estarán abriendo y compartiendo diversos materiales.
- Respaldo de información. Habrá casos en los que algunos colaboradores estén utilizando computadoras personales con acceso a las redes corporativas y que los materiales que estén creando se guarden automáticamente. Sin embargo, no está de más pedirles que hagan un respaldo adicional, ya sea en la nube, un Drive o en una memoria externa.
- Tutoriales en video. Algunas personas no han tenido la experiencia de laborar fuera de su lugar de trabajo y no han utilizado herramientas como las mencionadas arriba. Tómense un tiempo en tu empresa para realizar tutoriales en video y enseñar paso a paso la manera de trabajar remotamente, así tus colaboradores podrán aprovechar la tecnología para dar continuidad a sus responsabilidades.
Aprovechar la conectividad para motivar al equipo y que se mantenga altamente productivo, esa es la invitación de la compañía, que también sugiere establecer planes de trabajo enfocados a objetivos para que tengan la flexibilidad de organizarse y adaptarse a esta nueva forma de trabajo.
Sugiere tener una comunicación permanente y efectiva con todo tu equipo que les demuestre empatía y les genere confianza.
Con información de EconomiaHoy.mx.
