En el artículo 804 de la LFT impone al patrón la obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos que a continuación se describen:

• contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato ley aplicable
• listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios
• controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo 
• comprobantes de pago de:
  • participación de utilidades
  • vacaciones
  • aguinaldo
  • las primas a que se refiere la LFT, y
  • pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social 

Los contratos de trabajo deberán conservarse mientras dure la relación laboral y hasta un año después, y por lo que hace a los demás documentos, estos se conservarán durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral.

Es importante considerar que en caso de un juicio laboral la carga de la prueba le corresponde al patrón, en virtud de que es quién cuenta con los elementos para acreditar las condiciones de trabajo otorgadas a sus colaboradores (arts. 784 y 804, LFT).

Por ello, el área de recursos humanos debe estar al pendiente del resguardo de la documentación de los colaboradores de la empresa, debido a que la omisión de dicha obligación configura la presunción de ser ciertos los hechos que el trabajador exprese en su demanda, en relación con tales documentos, salvo la prueba en contrario (art. 805, LFT).

Lo invitamos a conocer qué cambios hubo a la carga de la prueba debido a la reforma laboral 2019, en el tema Qué pasará con la carga de la prueba en la rescisión laboral, disponible en nuestra edición digital 471 correspondiente al 15 de septiembre de 2020.